W świetle prawa siedziba firmy i miejsce prowadzenia działalności to nie zawsze to samo. Przedsiębiorca może wskazać jako siedzibę lokal, który widnieć będzie w dokumentacji, podczas gdy jego faktyczne usługi wykonywane są gdzie indziej. Zatem co to znaczy siedziba firmy, jak wybrać adres dla firmy i jaka jest zależność pomiędzy miejscem prowadzenia działalności gospodarczej a urzędem skarbowym?
Przedsiębiorcy podczas rejestracji swojego biznesu proszeni są o podanie adresu głównej siedziby firmy. Często lokalizacja ta rozumiana jest jako miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, dlatego pojęcia te stosowane są przez niektórych wymiennie.
Formularz urzędowy zawiera także trzeci element, czyli podawany do wiadomości Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej adres do doręczeń firmy. W rzeczywistości jednak mogą być to różne miejsca. Mało tego, od kilku lat coraz popularniejsze staje się użyczanie adresu do rejestracji firmy przez podmiot zewnętrzny.
Dowiedz się również: Siedziba firmy a miejsce prowadzenia działalności – co trzeba wiedzieć?
Czym jest siedziba firmy i jakie jest jej znaczenie dla działalności gospodarczej?
Definicja terminu siedziba firmy zawarta jest w art. 41 Kodeksu Cywilnego, który brzmi: „Jeżeli ustawa lub oparty na niej statut nie stanowi inaczej, siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający”. Jak zatem można wywnioskować, zgodnie z prawem należy wskazać, w jakiej miejscowości obowiązki swoje wykonuje zarząd osoby prawnej, jaką jest przedsiębiorstwo lub spółka, czyli osoby wydające wiążące decyzje dotyczące firmy. Dobrze, żeby była to lokalizacja, do której mamy łatwy dostęp i w której można nas zastać na co dzień.
Zapis ten nie zmusza jednak przedsiębiorców do podawania dokładnego adresu (ulicy, numeru, kodu pocztowego) nieruchomości czy lokalu, w którym wykonywana jest działalność gospodarcza. Owszem, adres taki należy zawrzeć, ale w innej rubryce, albowiem jest to istotne z punktu widzenia urzędu skarbowego. Oznacza to w praktyce, że siedziba firmy a miejsce wykonywania działalności nie są pojęciami tożsamymi.
To, gdzie znajduje się siedziba firmy ma znaczenie w przypadku postępowania sądowego. Pisma sądowe są bowiem wysyłane zazwyczaj właśnie na adres siedziby przedsiębiorstwa. Także każde powództwo przeciwko osobie prawnej lub podmiotowi niebędącemu osobą fizyczną wytacza się właśnie według miejsca siedziby.
Różnice między siedzibą i adresem prowadzenia działalności
Jak już wyjaśniliśmy, siedziba firmy to nie to samo, co miejsce prowadzenia działalności. Choć bardzo często właściciele małych biznesów, których usługi realizowane są z prywatnego domu czy mieszkania, podają ten sam adres, to nie ma takiego wymogu.
Zobacz też: Czy siedziba firmy może być w domu
Siedziba firmy to – zgodnie z literą prawa – miejscowość, w której można zastać zarząd osoby prawnej. Z kolei miejsce prowadzenia działalności to miejsce faktycznego wykonywania działalności firmy i spotkań właściciela z kontrahentami. I to ono, nie siedziba firmy, jest brane pod uwagę podczas wyznaczania właściwego urzędu skarbowego do rozliczania przychodów.
Dodatkowo w formularzu podczas składania wniosku do CEIDG podać należy także adres do doręczeń, czyli miejsce odbioru korespondencji kierowanej do firmy, w tym ważnych dokumentów.
Wpływ siedziby firmy na wizerunek i reputację przedsiębiorstwa
Jakie znaczenie ma to, gdzie mieści się siedziba firmy? Poza kwestią pism sądowych — często głównie reprezentacyjne. Wielu przedsiębiorców, ale i klientów, widząc adres siedziby w dużym mieście, automatycznie może ocenić podmiot jako poważniejszy. Szczególnie jeśli jest to znana lokalizacja, np. w centrum.
Aspekty prawne związane z wyborem siedziby firmy
Wybór siedziby firmy ma nie tylko wymiar czysto prawny czy formalny. Podania adresu siedziby będą wymagały sprawy związane z zawieszeniem czy wznowieniem zawieszonej działalności. W razie decyzji o zawieszeniu funkcjonowania przedsiębiorstwa czy jego wznowieniu wśród danych musi znaleźć się siedziba firmy.
Według przepisów, oznaczenie siedziby firmy odbywa się na jeden z trzech sposobów: określenie jej w ustawie, w statucie lub oznaczenie miejscowości (miasta lub wsi).
Adres siedziby jest ważny w postępowaniach sądowych. Na niego bowiem przychodzą wszelkie pisma dotyczące każdej toczącej się sprawy. Dlatego prawo obliguje przedsiębiorcę do podania takiego adresu, nawet jeśli wykonuje działalność gdzie indziej.
Siedziba określa także wybór adekwatnego dla lokalizacji organu Inspekcji Pracy, Inspekcji Handlowej oraz Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej.
Podanie siedziby przedsiębiorstwa ma znaczenie w kontekście przechowywania ważnych dokumentów. Firma zobowiązana jest do przekazania informacji na temat tego, gdzie przechowuje dokumentację.
Jeżeli miejscem tym jest siedziba firmy, należy podać dokładnie miejsce, w którym można je znaleźć. Stanowi to podstawę dla urzędników podatkowych, którzy mogą przeprowadzić kontrolę w firmie i w tym celu będą potrzebować naszych rejestrów. Najczęściej jednak wybieranym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentów tam, gdzie prowadzona jest księgowość. Wtedy podać trzeba nazwę, adres siedziby i NIP naszego biura rachunkowego.
Zobacz również: Prowadzenie działalności gospodarczej na własnej działce — co należy wiedzieć
Wskazówki dotyczące wyboru optymalnej siedziby firmy dla rozwoju biznesu
Za siedzibę firmy należy oczywiście zapłacić. To, jaki będzie koszt wyznaczenia siedziby w danym miejscu, zależy od wielkości miasta, prestiżu lokalizacji, opłat za użytkowanie wieczyste, czynszu, odstępnego w przypadku wynajmu biura, powierzchni oraz podatków: od handlu czy nieruchomości. Warto więc wybrać miejsce, które nie będzie generowało niepotrzebnych strat.
Z drugiej strony, adres siedziby nadaje jej pewien prestiż, a niektórych wypadkach nawet podnosi wiarygodność. Możemy zatem rozważyć wskazanie takiej miejscowości, która będzie wyglądać dobrze w danych kontaktowych.
Pomysłem wartym rozważenia, szczególnie w „drogich” miastach jest np. wirtualne biuro w Warszawie, czyli w praktyce nawiązanie współpracy z przedsiębiorstwem użyczającym adresu.
Dokonuje się go w drodze podpisania umowy, w której użyczający zgadza się na udostępnienie swojego adresu innej osobie prawnej. Do rejestru trafia wtedy adres firmy zewnętrznej, a właściciel może prowadzić działalność np. u siebie w domu bez konieczności podawania tego adresu, zachowując anonimowość. Korespondencja i dokumenty przychodzą na adres widniejący oficjalnie.
Dowiedz się więcej: Zgoda na prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym — kiedy jest potrzebne