Wbrew obiegowej opinii, prowadzenie firmy w domu a siedziba firmy to dwie różne sprawy. Warto przyjrzeć się bliżej temu zagadnieniu – zwłaszcza jeśli chcesz założyć działalność gospodarczą w Polsce. Oto wszystkie istotne zasady oraz obowiązki, którymi musi zająć się przedsiębiorca!
Zasady i regulacje dotyczące prowadzenia firmy w domu
Podczas rejestracji działalności gospodarczej konieczne jest podanie adresu, jednak nie musi być to siedziba firmy. Co to znaczy? Jeśli prowadzona przez Ciebie działalność gospodarcza ma charakter stacjonarny, musisz podczas rejestracji podać adres firmowy stały. To niezbędny krok do prawidłowego wypełnienia formalności. Jeśli Twój biznes ma kilka oddziałów lub filii – trzeba wymienić każdy z nich.
Zobacz też: Siedziba firmy w domu rodziców – czy to dobre rozwiązanie
W przypadku freelancerów czy osób, które wykonują swoje obowiązki w różnych miejscach, nie zachodzi obowiązek podawania adresu stałego. Na przedsiębiorcy leży jednak obowiązek wskazania adresu, nawet jeśli nie ma on żadnej „wartości biznesowej”.
Jest to konieczne do dostarczania korespondencji urzędowej, z ZUS-u czy szeregu innych instytucji. Może być to mieszkanie, wynajęty lokal, a nawet siedziba firmy w domu rodziców. Nieco inaczej jest w przypadku spółek. W przypadku cywilnej istotne jest podanie adresu prowadzenia działalności, która jednocześnie jest siedzibą. Dla spółek handlowych konieczne jest podanie we wpisie do KRS miejscowości, w której znajduje się organ zarządzający.
Zobacz również: Czy można zarejestrować firmę w mieszkaniu komunalnym
W praktyce oznacza to, że możesz mieć adres firmy w domu, ale musisz spełnić niektóre wymagania, a także widzieć, z czym wiąże się takie rozwiązanie. Osoby fizyczne mogą też wynająć lokal lub np. wirtualne biuro w Warszawie.
Na ten adres będą przychodzić listy z urzędu skarbowego, ZUS-u czy od klientów. Usługi możesz świadczyć poza firmą, np. bezpośrednio u zleceniodawców lub z każdego miejsca na ziemi, wykonując swoją pracę w pełni online. Wszystko zależy od charakteru działalności, co określa CEIDG.
Wymagania infrastrukturalne dla firmy prowadzonej w domu
Pierwsza ważna informacja jest taka, że do celów biznesowych możesz przeznaczyć całe mieszkanie lub tylko jego część. Podczas rejestracji adresu do CEIDG konieczne będzie przedstawienie dokumentu, który określa tytuł prawny do lokalu. Może to być np. akt własności (lub współwłasności) nieruchomości, umowa najmu lub użyczenia czy też decyzje administracyjne.
Warto wiedzieć, że prowadzenie działalności może się odbywać w mieszkaniu wynajmowanym. Potrzebujesz do tego pozwolenia właściciela, uzgodnienia szczegółów i przygotowania stosownego dokumentu. Formalności związane z obowiązkowym tytułem prawnym do lokalu będziesz załatwiać bezpośrednio z urzędem skarbowym.
Dowiedz się więcej: Firma w wynajmowanym mieszkaniu – czy to dobry pomysł
Każda zmiana przeznaczenia nieruchomości musi być zgłoszona do miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego uchwalanego przez właściwą gminę. Formalności trzeba dopełnić także, jeśli zmienia się sposób użytkowania danego lokalu. Trzeba zatem skontaktować się z gminą.
Dodatkowe obowiązki co do wymagań infrastrukturalnych będą dotyczyć firm produkujących żywność czy przedsiębiorstw związanych z niebezpiecznymi substancjami. Wtedy trzeba dodatkowo spełnić formalności w sanepidzie. Wszystkich niezbędnych informacji powinieneś dowiedzieć się podczas rejestracji firmy w urzędzie lub bezpośrednio u pracowników.
Analiza korzyści i ograniczeń związanych z prowadzeniem firmy w domu
Zaletą prowadzenia działalności w domu jest oczywiście oszczędność czasu i pieniędzy. Nie musisz ponosić dodatkowych kosztów związanych z lokalem, a nawet codziennym przemieszczaniem się do biura. Prowadząc swoją firmę, możesz jednocześnie uczestniczyć w życiu rodzinnym, co nie dla wszystkich jest jednak udogodnieniem. Komfortowe warunki pracy, duża elastyczność i niskie koszty eksploatacji to duże plusy.
Jednak są też gorsze strony prowadzenia działalności w domu. Twój prywatny adres jest udostępniany na wszystkich dokumentach. W dodatku mają do niego dostęp klienci, którzy mogą uznać lokal mieszkalny za mniej profesjonalny. W razie zmiany charakteru prowadzenia biznesu – przyjmowanie kontrahentów w domu może być problematyczne.
Kolejna kwestia to siedziba firmy w domu a koszty. Dla przedsiębiorcy może to być zarówno korzyść, jak i trudność. Rozliczanie rachunków za czynsz, media i usługi telekomunikacyjne wymaga odpowiedniego przygotowania. Trzeba zatem skontaktować się ze wszystkimi usługodawcami i ustalić proporcjonalne rozliczenie wydatków.
Sprawdź też: Firma w domu a prąd — taryfy i koszty
Kwestie prawne i podatkowe związane z siedzibą firmy w domu
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej rozliczenie od podatku odbywa się w urzędzie wskazanym dla miejsca zamieszkania osoby fizycznej. Właśnie dlatego nie musisz rejestrować jej w domu.
Kolejnym aspektem jest rejestracja działalności gospodarczej w domu a podatek od nieruchomości. Ta kwota może wzrosnąć, kiedy zmienisz funkcję lokalu pełnioną w rzeczywistości. Ostateczne stawki ustalane są przez Radę Gminy, gdzie znajduje się lokal.
Zapoznaj się też: Siedziba firmy w domu a koszty. Wszystko, co musisz wiedzieć
Masz jednak prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej. Możesz odliczyć podatek od wydatków inwestycyjnych dotyczących tej nieruchomości. Konieczne do tego jest ustalenie procentowego wykorzystania nieruchomości na cele biznesowe. Podobnie jest z kosztami uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, czyli mediami, czynszem, a nawet częścią odsetkową raty kredytu.
Porady dotyczące prowadzenia firmy w domu i wykorzystania domowego biura
Jedną z kwestii, która bardzo często interesuje przedsiębiorców jest działalność w domu a koszty energii i innych mediów (np. opłat za internet). Jeśli prowadzisz ją w swoich czterech kątach, masz prawo odliczyć wszystkie wydatki jako koszty uzyskania przychodów. Konieczne jest jednak spełnienie kilku warunków.
Trzeba wyodrębnić konkretne pomieszczenie w lokalu mieszkalnym do prowadzenia działalności lub potraktować całe mieszkanie jako cel biznesowy. W pierwszym przypadku rozlicza się tylko część kosztów (proporcjonalną). Jeśli całe mieszkanie ma służyć do celów prowadzenia działalności gospodarczej, nie może jednocześnie być przestrzenią prywatną.
Dowiedz się więcej: Zgoda na prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym — kiedy jest potrzebne
Wiesz już wiele na temat tego, jak wygląda zaadaptowanie mieszkania na cele biznesowe. Nie jest to jednak jedyna opcja. Dobrym rozwiązaniem jest wirtualne biuro w Warszawie – cennik może okazać się znacznie korzystniejszy niż w przypadku wynajęcia tradycyjnego lokalu w tym mieście.
To także idealne rozwiązanie dla freelancerów. Nie musisz martwić się o ograniczenia związane z rejestracją swojej firmy w mieszkaniu lub domu rodziców. Wykonujesz obowiązki z wybranego przez siebie miejsca, a wszystkie listy przychodzą pod jeden adres. W dodatku prezentuje się on prestiżowo na fakturach, co może być istotne dla klientów.