Płacisz za wynajem mieszkania, ale chcesz skończyć z pracą na etacie i przejść na swoje? Podpowiadamy – działalność gospodarcza w wynajmowanym mieszkaniu jest możliwa. Przeczytaj, jak wyglądają formalności i prowadzenie firmy w takich warunkach. Według przepisów prawa nic nie stoi na przeszkodzie, aby ustanowić siedzibę firmy w wynajmowanym mieszkaniu, pod warunkiem że właściciel został o tym poinformowany i wyraził zgodę. W przeciwnym razie będzie to mogło stanowić pretekst do wypowiedzenia umowy najmu.
Firma w wynajmowanym mieszkaniu – co mówią przepisy?
Podczas składania wniosku o wpis do CEIDG musisz podać przede wszystkim adres zamieszkania (dla określenia właściwego urzędu skarbowego) oraz adres do doręczeń (korespondencji). Co ciekawe, jeśli Twoja działalność będzie miała charakter mobilny lub będzie wiązała się z częstymi zmianami miejsca jej wykonywania (na przykład będziesz świadczyć usługi bezpośrednio u klientów), to nie masz obowiązku podawania adresu stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej we wniosku CEIDG.
Zobacz też: Zgoda na prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym — kiedy jest potrzebne
Jednak już prowadzenie firmy w jednym stałym miejscu zmusza Cię do zgłoszenia takiego adresu. Warto wiedzieć, że na tym etapie nie musisz przedstawiać żadnych „dowodów” na użytkowanie danego lokalu, ale pamiętaj, że wniosek składasz pod rygorem odpowiedzialności karnej, więc musisz napisać prawdę. Tymczasem przy rejestracji jako podatnik VAT konieczne już jest okazanie prawa własności lub tytułu prawnego do korzystania z danej nieruchomości.
Jeżeli chodzi o działalność w wynajmowanym mieszkaniu, tytułem prawnym jest umowa najmu, ale to nie wszystko. Rzadko kiedy w takim dokumencie znajduje się klauzula mówiąca o tym, że wynajmujący zezwala na prowadzenie firmy w mieszkaniu. Dlatego zwykle potrzebne jest przygotowanie aneksu do umowy, gdzie właściciel wyraża zgodę na taką działalność. Co ważne, jeżeli jako przedsiębiorca masz zamiar użytkować służbowo tylko jeden pokój, taka informacja też powinna znaleźć się w aneksie.
Zobacz również: Czy można zarejestrować firmę w mieszkaniu komunalnym
Jak wygląda prowadzenie działalności w wynajmowanym mieszkaniu?
Jako najemca i przyszły przedsiębiorca, musisz wiedzieć, że w wynajmowanym mieszkaniu najłatwiej prowadzić biznes z obszaru tzw. wolnych zawodów, na przykład pracując jako copywriter, programista, grafik, tłumacz itp. Prowadzenie gabinetu lekarskiego, kosmetycznego czy salonu fryzjerskiego będzie wymagało zmiany sposobu użytkowania nieruchomości pod względem prawnym i architektonicznym. Do tego typu biznesu najlepiej wynająć gotowy lokal użytkowy.
Jak w takim razie wyglądają koszty działalności w wynajmowanym mieszkaniu? W świetle prawa wydatki ponoszone na wynajem nieruchomości, w której prowadzona jest działalność gospodarcza, mogą być kosztem uzyskania przychodu. Musisz jednak wykazać związek między kosztem a przychodami firmy. Do tego celu niezbędne jest potwierdzenie w formie faktury lub rachunku.
Dowiedz się więcej: Siedziba firmy a miejsce prowadzenia działalności – co trzeba wiedzieć
Nie oznacza to jednak, że do kosztów możesz wrzucić cały czynsz za wynajem, ponieważ wydatek zaliczony jako koszt musi być racjonalny. Oznacza to, że musisz ustalić proporcję, w jakiej mieszkanie jest wykorzystywane do celów służbowych, a w jakiej do celów prywatnych. Jeżeli pracujesz w jednym pomieszczeniu, to przeliczasz stosunek jego powierzchni względem całego mieszkania, a następnie mnożysz przez wartość czynszu podaną na fakturze lub rachunku.
Warto wiedzieć, że jeżeli wynajmujesz kawalerkę, to też możesz zastosować taki przelicznik, przy czym otrzymaną wartość dzielisz jeszcze przez liczbę godzin, w jakich wykorzystujesz mieszkanie do celów służbowych. W taki proporcjonalny sposób możesz wyliczać też inne koszty, na przykład prąd czy wodę. Jeżeli w ramach prowadzonej działalności kupisz nowe biurko, drukarkę, papier do drukowania czy długopisy, to taki wydatek może być w całości ujęty jako koszt podatkowy.
Zapoznaj się z tym: Siedziba firmy w domu rodziców – czy to dobre rozwiązanie
Problem może wystąpić w przypadku zakupu kawy, herbaty, wody czy środków czystości (papieru toaletowego, chemii gospodarczej itp.). Choć teoretycznie można tu też stosować przelicznik, to niektóre organy podatkowe mogą podważyć czysto służbowy charakter takiego wydatku. Warto więc tę kwestię skonsultować z księgową, bo w rzeczywistości niewielką kwotą ryzykujesz potencjalne problemy z fiskusem.
Wirtualne biuro jako stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej
Jeżeli marzy Ci się własna firma, a wynajmujesz mieszkanie i nie chcesz angażować w całą procedurę właściciela nieruchomości, to świetną opcją jest wirtualne biuro w Warszawie. Takie rozwiązanie docenią przede wszystkim freelancerzy.
Polega ono na „wynajęciu” adresu, który możesz swobodnie wykorzystać do rejestracji firmy, zgłoszenia VAT-u czy korespondencji. W praktyce zamiast fizycznego biura otrzymujesz prawo do dysponowania adresem, często znajdującym się w prestiżowym miejscu, co też pomaga w biznesie.
Wirtualne biura często oferują też pakiet dodatkowych usług, na przykład odbiór korespondencji i informowanie mejlowo o przychodzącej poczcie. Jeśli zechcesz, możesz otrzymać skany listów przygotowane przez pracownika biura. To duże ułatwienie dla przedsiębiorców z innych miast, aby nie musieli specjalnie przyjeżdżać po korespondencję.
Niektórzy mogą się zastanawiać, czy wirtualne biuro jest legalne. Polskie prawo niczego w tym zakresie nie zabrania, a na rynku jest już wiele firm, nie tylko jednoosobowych działalności gospodarczych, ale i spółek z o.o., które długofalowo korzystają z takiej możliwości.