Zgłoszenie wirtualnego adresu swojej firmy w CEIDG nie różni się zbytnio od rejestracji adresu standardowego. W obu przypadkach należy przedstawić dokumenty potwierdzające prawo do korzystania z danego lokalu w celu prowadzenia firmy. Masz wirtualne biuro w Warszawie lub innym mieście i chcesz je zgłosić w CEIDG? Zobacz, jak to wygląda w praktyce.
Adres wirtualny a rejestracja w CEIDG
Przedsiębiorcy, którzy nie potrzebują fizycznej siedziby firmy, coraz częściej decydują się na korzystanie z usług wirtualnego biura – daje ono możliwość rejestracji działalności pod prestiżowym adresem bez konieczności wynajmowania tradycyjnego lokalu. To oszczędność kosztów i większa elastyczność w prowadzeniu firmy. Jednak aby działać legalnie, trzeba zgłosić adres w CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jest to obowiązkowy krok, który pozwala na prawidłową identyfikację firmy przez urzędy skarbowe, ZUS oraz kontrahentów. Proces ten jest stosunkowo prosty, ale warto znać wszystkie szczegóły, aby uniknąć potencjalnych problemów.
Zobacz również: Jak działa wirtualne biuro?
Czy można używać adresu wirtualnego w CEIDG?
Przepisy prawa jasno wskazują, że każda firma musi posiadać adres, pod którym jest zarejestrowana. Jednak nie musi to być miejsce faktycznego prowadzenia działalności. Wirtualne biuro spełnia ten wymóg, pod warunkiem że przedsiębiorca ma prawo do korzystania z podanego adresu. W praktyce oznacza to konieczność posiadania umowy najmu, dzierżawy lub użyczenia lokalu.
Adres zgłaszany w CEIDG może pełnić różne funkcje: może to być siedziba firmy, czyli główny adres działalności, pod którym przedsiębiorstwo jest oficjalnie zarejestrowane, lub adres do korespondencji, który służy wyłącznie do odbioru przesyłek urzędowych. Niektórzy przedsiębiorcy podają także adres wykonywania działalności, jeśli pracują w innym miejscu niż ich oficjalna siedziba. Na przykład osoba prowadząca usługi mobilne (fotograf czy konsultant) może wskazać wirtualne biuro jako siedzibę, a adres domowy pozostawić jako miejsce wykonywania działalności. Wirtualne biuro Biznes Centrum oferuje zarówno adres rejestrowy, jak i obsługę korespondencji, co spełnia wymogi CEIDG.
Dowiedz się więcej: Czy wirtualne biuro jest legalne?
Przygotowanie do zgłoszenia adresu wirtualnego
Przed złożeniem wniosku do CEIDG warto upewnić się, że masz wszystkie niezbędne dokumenty. Najważniejszym z nich jest umowa z dostawcą wirtualnego biura. Może to być umowa najmu, użyczenia lub inny dokument potwierdzający prawo do korzystania z adresu. To ważne, ponieważ w razie kontroli urząd skarbowy może zażądać potwierdzenia, że przedsiębiorca faktycznie ma prawo do korzystania z podanego adresu.
Warto także upewnić się, że wybrane wirtualne biuro ma dobrą reputację i jest akceptowane przez urzędy skarbowe. W niektórych przypadkach urzędy mogą sprawdzić, czy pod danym adresem rzeczywiście działa firma świadcząca usługi biurowe. Jeśli planujesz rejestrację jako podatnik VAT, warto skonsultować się z księgowym, czy wybrany adres nie będzie budził wątpliwości w urzędzie skarbowym.
Jak zgłosić wirtualny adres biura w CEIDG?
Przyjmijmy, że posiadasz wirtualny adres w Warszawie i chcesz go zarejestrować. Możesz to zrobić online lub za pośrednictwem pisemnego wniosku. Jak wygląda ten proces?
Rejestracja wirtualnego adresu przez internet
- Przygotuj niezbędne informacje i dokumenty
Zanim przystąpisz do wypełniania wniosku, upewnij się, że masz wszystkie wymagane dane. Będą to:
- NIP i REGON (jeśli już prowadzisz działalność, w przypadku nowej rejestracji REGON zostanie nadany automatycznie),
- adres wirtualnego biura, który chcesz zgłosić jako siedzibę firmy,
- adres do korespondencji, jeśli ma być inny niż adres siedziby,
- dokument potwierdzający prawo do korzystania z adresu, np. umowa z dostawcą wirtualnego biura (nie jest wymagana do wniosku CEIDG, ale może być potrzebna w urzędzie skarbowym).
Jeśli zgłaszasz zmianę adresu, warto sprawdzić, czy nie musisz zaktualizować także danych w urzędzie skarbowym, ZUS i innych instytucjach.
- Zaloguj się na portalu biznes.gov.pl
Wejdź na stronę www.biznes.gov.pl i znajdź zakładkę „Zarejestruj działalność gospodarczą”. Jeśli masz już firmę i chcesz jedynie zmienić adres, wybierz opcję „Zmień dane w CEIDG”. Aby przejść do wypełniania formularza, musisz się zalogować. Zrobisz to za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub bankowości elektronicznej.
- Wypełnij formularz CEIDG-1
Po zalogowaniu system przeniesie Cię do interaktywnego formularza. Wypełniając go, zwróć szczególną uwagę na następujące sekcje:
- Adres do doręczeń– jeśli chcesz, możesz podać inny adres niż siedziba. Może to być np. Twój adres domowy lub skrzynka pocztowa.
- Stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej – jeśli nie masz stałego miejsca pracy (np. pracujesz zdalnie lub świadczysz usługi w terenie), możesz zostawić to pole puste.
- Potwierdź zmiany
Po wypełnieniu formularza sprawdź poprawność danych i podpisz wniosek elektronicznie za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub e-dowodu.
Zapoznaj się z tym: Zmiana adresu korespondencyjnego – na co zwrócić uwagę?
Złożenie wniosku osobiście w urzędzie
Jeśli wolisz tradycyjną formę, możesz pobrać i wydrukować formularz CEIDG-1 ze strony biznes.gov.pl. Po wypełnieniu formularza udaj się do urzędu gminy właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania. Urzędnik sprawdzi poprawność danych i potwierdzi rejestrację na miejscu. Jeśli wniosek jest poprawnie wypełniony, wpis w CEIDG zostanie zaktualizowany w ciągu 1 dnia roboczego.
Zgłoszenie przez pełnomocnika
Jeśli nie masz czasu na samodzielne złożenie wniosku, możesz upoważnić do tego pełnomocnika, np. księgowego lub prawnika. Pełnomocnik powinien posiadać pisemne upoważnienie, które składa wraz z wnioskiem w urzędzie. W przypadku składania wniosku przez pełnomocnika urząd może pobrać opłatę skarbową za pełnomocnictwo w wysokości 17 zł. Jeśli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny (np. małżonek, rodzic, dziecko), opłata nie jest wymagana.
Co po złożeniu wniosku?
Po wysłaniu formularza CEIDG przetwarza wniosek zazwyczaj w ciągu jednego dnia roboczego. Aktualne dane firmy można sprawdzić w publicznym rejestrze na stronie CEIDG, wpisując numer NIP lub nazwę działalności. Czasami urząd może poprosić o dodatkowe wyjaśnienia. Może się to zdarzyć, jeśli podany adres wzbudzi wątpliwości urzędników lub jeśli firma składa jednocześnie wniosek o rejestrację do VAT. W takiej sytuacji urząd skarbowy może poprosić o przedstawienie umowy najmu lokalu lub dowodu faktycznej działalności.
Dobrą praktyką jest również poinformowanie kontrahentów i klientów o nowym adresie, zwłaszcza jeśli wcześniej posługiwali się innymi danymi do korespondencji. Warto także zaktualizować informacje na stronie internetowej, w mediach społecznościowych oraz na fakturach i umowach.