Jeśli masz swoją firmę lub dopiero planujesz jej założenie, wcale nie musisz do tego celu wynajmować specjalnego lokalu lub wykorzystywać prywatnego mieszkania. Z pomocą przychodzi wirtualne biuro, które zyskuje coraz większą popularność ze względu na prostotę działania, funkcjonalność oraz atrakcyjną cenę. Wirtualny adres firmy to szansa na bezproblemowe prowadzenie biznesu przez osoby z tzw. wolnych zawodów, takich jak programista, tłumacz, copywriter, grafik, i innych przedsiębiorców pracujących zdalnie.
Wirtualne biuro – na co należy zwrócić uwagę podczas wyboru?
Wirtualne biura działają na ogół w zbliżony sposób, ale warto zwrócić uwagę na pewne niuanse. Po takie rozwiązanie chętnie sięgają samozatrudnieni (ale nie tylko), którzy albo mieszkają za granicą, albo wynajmują mieszkanie, gdzie właściciel niechętnie patrzy na prowadzenie w nim działalności gospodarczej bądź nie chcą, by prywatny adres stał się służbowym. Po pierwsze, znaczenia ma lokalizacja. W większych miastach możesz zwykle wybierać między kilkoma takimi podmiotami Wybierz ten, którego adres najbardziej koresponduje z rodzajem Twojej działalności i klientami, którzy korzystają z Twoich usług.
O ile prestiżowa dzielnica będzie niektórych kontrahentów lub klientów przyciągać, tak innych może odstraszyć, bo będą Cię postrzegać jako drogiego przedsiębiorcę, którego stać na wynajem nieruchomości w ścisłym centrum. Wirtualne biuro w Warszawie jest dobrym pomysłem, jeśli chcesz, by siedziba firmy prezentowała się atrakcyjnie na wizytówce lub w Google Maps.
Dowiedz się więcej: Jak oszczędzać w firmie sprawdzonymi sposobami
Dla przedsiębiorców ważna jest też elastyczność umowy, czyli to, na jaki minimalny czas należy ją zawrzeć i ile wynosi okres wypowiedzenia. Dlatego, zanim cokolwiek podpiszesz, przeczytaj wszystkie dokumenty. Porównaj również cenniki, bo może się okazać, że w jednym wirtualnym biurze będziesz mieć więcej opcji w tej samej cenie.
Cena za wirtualne biuro
Ceny wynajmu biura dla małej firmy zaczynają się zwykle od co najmniej kilkuset złotych miesięcznie. Budżet niejednego przedsiębiorcy mogą odciążyć wirtualne biura. Koszt takiej usługi jest zróżnicowany, ponieważ do wyboru zazwyczaj jest kilka pakietów obejmujących różne zakresy usług. Im droższy pakiet, tym więcej opcji i korzyści. Cena wirtualnego biura w Warszawie może wynieść kilkaset złotych za pół roku, a we Wrocławiu ceny zaczynają się od kilkudziesięciu złotych miesiąc.
Bez względu na lokalizację cena za biuro wirtualne dla firmy waha się w granicach kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Jest to więc spora różnica w porównaniu do kosztu wynajmu tradycyjnego biura.
Ilość i jakość usług oferowanych przez wirtualne biuro
Każde wirtualne biuro ma swoją własną ofertę. Liczba usług i ich jakość często zależą od wybranego pakietu. Najważniejsze udogodnienia to otrzymanie adresu do rejestracji i korespondencji w centrum miasta, a czasem w ścisłym centrum, oraz możliwość obsługi poczty tradycyjnej (listów, paczek itp.), o czym więcej piszemy niżej.
Sprawdź: Dla kogo wirtualne biuro jest idealnym rozwiązaniem
Część wirtualnych biur – za dodatkową opłatą bądź w pakietach „premium” – oferuje także wynajem sal na szkolenia lub spotkania z klientami, kserowanie i drukowanie dokumentów bądź przydzielenie numeru stacjonarnego z opcją przekierowania.
Odbiór i obsługa korespondencji
W związku z tym, że wirtualny adres firmy staje się zwykle też adresem do korespondencji, to przydatną opcją okazuje się odbieranie i obsługa korespondencji. Co to oznacza? Jeśli do wirtualnego biura przyjdzie poczta zaadresowana do Ciebie, otrzymasz o tym powiadomienie e-mailowe, najczęściej wraz z informacją o nadawcy i rodzaju przesyłki.
Zobacz również: Wirtualne biuro dla JDG (jednoosobowej działalności gospodarczej)
Za dodatkową opłatą możesz zyskać możliwość otrzymywania skanów korespondencji, które będą przekazywane za pośrednictwem panelu klienta. Takie rozwiązanie zapewnia poufność danych i pozwala Ci mieć kontrolę nad swoją firmą bez wychodzenia z domu. Nie musisz zawracać sobie głowy przychodzącymi listami i paczkami, ponieważ pracownik obsługi biura wszystkim się za Ciebie zajmie.