Jak założyć działalność gospodarczą – niezbędnik formalności 2025

4 czerwca 2025

Zamów wirtualne biuro dla Twojej firmy

Umowa on-line w 5 minut. Dwa adresy do wyboru.

60% taniej dla nowych Klientów

Masz pomysł na biznes, chcesz działać na własnych zasadach, ale na samą myśl o urzędowych formalnościach robi Ci się słabo? Bez obaw – założenie jednoosobowej działalności gospodarczej w 2025 roku naprawdę nie jest trudne. Wystarczy, że krok po kroku przejdziesz przez najważniejsze etapy i podejmiesz kilka kluczowych decyzji. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik, który rozwieje wątpliwości i pomoże Ci zacząć z pewnością siebie – niezależnie od tego, czy chcesz pracować jako freelancer, prowadzić sklep internetowy czy rozwijać własną markę usługową.

Od czego zacząć? Czyli co musisz przygotować przed rejestracją firmy

Zanim usiądziesz do formularza CEIDG, dobrze się przygotuj. Potrzebujesz kilku rzeczy: danych osobowych, numeru PESEL, adresu zamieszkania i danych kontaktowych. Jeśli masz już NIP i REGON – świetnie. Jeśli nie, nie przejmuj się – zostaną nadane automatycznie po rejestracji.

Pomyśl również o nazwie firmy. W przypadku jednoosobowej działalności musi ona zawierać Twoje imię i nazwisko, ale możesz dodać dowolny człon, który odzwierciedla profil Twojej działalności. Na przykład: „Anna Nowak Copywriting”, „Marek Kowalski – Serwis IT” czy „Joanna Zielińska – Kreatywna Pracownia Rękodzieła”.

Kolejna sprawa to kody PKD. To nic strasznego – po prostu określają, czym będzie się zajmować Twoja firma. Wybierz jeden kod główny i – jeśli trzeba – kilka dodatkowych. W 2025 roku obowiązują zaktualizowane kody, więc warto zajrzeć na stronę CEIDG i skorzystać z wyszukiwarki.

I jeszcze jedna, kluczowa decyzja: gdzie będzie zarejestrowana Twoja firma? Potrzebujesz adresu – ale nie musi to być lokal, który faktycznie wynajmujesz. O tym więcej za chwilę.

Dowiedz się więcej: Jak określić przedmiot działalności firmy i dlaczego to ważne?

CEIDG – rejestracja krok po kroku

Właściwa rejestracja odbywa się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli w CEIDG. Wypełniasz jeden formularz – CEIDG‑1 – i w nim podajesz wszystkie niezbędne dane: nazwę, adres, kody PKD, datę rozpoczęcia działalności, a także wybierasz formę opodatkowania i sposób rozliczeń z ZUS.

Najwygodniej zrobić to online – potrzebujesz do tego profilu zaufanego lub e-dowodu. Jeśli nie masz takich narzędzi, możesz złożyć wniosek osobiście w urzędzie gminy albo wysłać go listem poleconym (w tym przypadku podpis musi być potwierdzony notarialnie).

Rejestracja w CEIDG jest całkowicie darmowa. Nie daj się nabrać na żadne strony, które proszą o opłatę za „przyspieszenie wpisu” – to najzwyklejsze próby wyłudzenia.

Co ważne – złożenie wniosku CEIDG‑1 to nie tylko wpis do ewidencji. Równocześnie zgłaszasz się do urzędu skarbowego, GUS-u i ZUS-u. Wszystko załatwiasz jednym formularzem.

Zobacz też: Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji spółki w KRS?

ZUS, podatki i inne wybory, które warto przemyśleć

Z rejestracją działalności wiąże się kilka ważnych decyzji finansowo-księgowych. Po pierwsze – ZUS. Już w formularzu CEIDG‑1 wskazujesz, czy zgłaszasz się do pełnych składek (formularz ZUA), czy tylko do składki zdrowotnej (ZZA). Jeśli to Twoja pierwsza działalność, możesz skorzystać z ulg: najpierw sześć miesięcy „ulgi na start” (płacisz tylko składkę zdrowotną), a potem dwa lata preferencyjnego ZUS-u z niższymi składkami społecznymi. To spore oszczędności, które na początku działalności mogą zrobić różnicę.

Po drugie – podatki. Masz trzy główne opcje. Możesz wybrać zasady ogólne (czyli klasyczną skalę podatkową 17% lub 32% jeśli przekroczysz próg), podatek liniowy 19% (stała stawka, niezależna od dochodu) albo ryczałt od przychodów. Wybór zależy od tego, jaką działalność prowadzisz i jakie masz koszty. Freelancerzy często wybierają ryczałt, bo jest prosty, ale nie każdemu się opłaca. Warto to skonsultować z księgowym – nawet jednorazowo, zanim zaczniesz.

Po trzecie – VAT. Nie każda firma musi być płatnikiem VAT. Jeśli Twoje roczne przychody nie przekraczają 200 000 zł, możesz skorzystać ze zwolnienia podmiotowego. Ale są branże, w których VAT jest obowiązkowy, niezależnie od wysokości obrotu – na przykład doradztwo, reklama, IT. Jeśli musisz lub chcesz być VAT-owcem, zgłaszasz to przez formularz VAT‑R – możesz to zrobić razem z CEIDG albo osobno w urzędzie skarbowym.

Wirtualne biuro dla Twojej firmy – polecane lokalizacje

Warszawa – Wola

Warszawa – Śródmieście

Czy musisz mieć adres siedziby? O wirtualnym biurze słów kilka

Rejestrując firmę, musisz wskazać adres prowadzenia działalności. Dla wielu osób to duży problem – nie chcą podawać domowego adresu, a wynajem biura stacjonarnego to często zbyt duży koszt, szczególnie na początku biznesowej drogi. Tu właśnie pojawia się rozwiązanie idealne: wirtualne biuro.

Wirtualne biuro to usługa, dzięki której możesz zarejestrować firmę pod prestiżowym adresem – na przykład w centrum Warszawy – bez konieczności wynajmowania lokalu. Otrzymujesz nie tylko adres do rejestracji firmy, ale często także obsługę poczty, możliwość korzystania z sal konferencyjnych i pomoc administracyjną.

Jeśli szukasz sprawdzonego partnera w tym zakresie, zajrzyj na biznescentrum.com – oferujemy elastyczne pakiety dla przedsiębiorców, którzy chcą działać profesjonalnie i mieć siedzibę w stolicy, bez niepotrzebnych kosztów i zobowiązań. To świetna opcja dla freelancerów, e-commerce’ów, start-upów i wszystkich, którzy cenią mobilność.

Dzięki takiemu rozwiązaniu Twoja firma może wyglądać wiarygodnie i profesjonalnie już od pierwszego dnia działalności – a Ty nie musisz rezygnować z pracy zdalnej czy biura w domu.

Zapoznaj się z tym: Jak założyć wirtualne biuro?

Co po rejestracji? Formalności, o których nie można zapominać

Gdy już masz wpis w CEIDG, warto zadbać o kilka dodatkowych spraw.

Firmowe konto bankowe – nie jest obowiązkowe, ale zdecydowanie zalecane. Jeśli wystawiasz faktury, korzystasz z płatności online albo prowadzisz sprzedaż B2B, konto firmowe pozwoli Ci lepiej kontrolować finanse.
Księgowość – w zależności od wybranej formy opodatkowania musisz prowadzić odpowiednią ewidencję. Dla ryczałtu będzie to ewidencja przychodów, dla podatku liniowego lub skali – KPiR (księga przychodów i rozchodów). Możesz prowadzić to samodzielnie (są proste programy online), ale wielu przedsiębiorców wybiera współpracę z księgowym lub biurem rachunkowym – zwłaszcza przy VAT.
Obowiązki wobec urzędów – musisz pamiętać o terminach składania deklaracji (np. JPK_V7 w przypadku VAT), płacenia składek ZUS i rozliczania rocznego PIT. To nie jest trudne, ale warto ustawić przypomnienia albo od razu zlecić to profesjonaliście.

Nie zapomnij też sprawdzić, czy Twoja działalność wymaga jakichś koncesji, zezwoleń albo zgłoszeń branżowych. Dotyczy to np. transportu, ochrony, działalności medycznej, edukacyjnej, gastronomicznej. Jeśli masz wątpliwości – warto zapytać w urzędzie gminy lub sprawdzić branżowe przepisy.

Gotowe! Co dalej, żeby rozkręcić biznes z głową?

Po założeniu firmy najważniejsze dopiero się zaczyna – zdobywanie klientów, budowanie marki i rozwijanie działalności. Zadbaj o widoczność w internecie: załóż stronę www, aktywne profile w mediach społecznościowych, dodaj firmę do katalogów branżowych i map Google.

Warto też korzystać z rozwiązań, które oszczędzają czas i pieniądze. Wirtualne biuro to jedno z nich – ale pomyśl też o automatyzacjach, narzędziach online do fakturowania, CRM-ach, integracjach z marketplace’ami czy platformami sprzedażowymi. Dziś możesz prowadzić biznes praktycznie z poziomu telefonu – ważne, żeby wybrać system, który będzie dla Ciebie wygodny.

I jeszcze jedno: nie bój się testować i zmieniać. W 2025 roku prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce jest prostsze niż kiedykolwiek. Masz dostęp do mnóstwa narzędzi, wiedzy i wsparcia. Wystarczy zacząć – a potem uczyć się w praktyce.

Sprawdź również: Jak działa wirtualne biuro

Przeczytaj także