Branża usług porządkowych cieszy się dużą popularnością, a założenie firmy sprzątającej w tym sektorze może być dobrym pomysłem na biznes. Proces uruchamiania działalności wiąże się z pewnymi formalnościami i decyzjami, które należy podjąć w zgodzie z aktualnymi podstawami prawnymi i trendami rynkowymi. Poniższy artykuł poprowadzi Cię krok po kroku przez ten proces, od podpowiedzi jak dokonać analizy rynku, przez szczegóły rejestracji działalności aż do wskazówek dotyczących pozyskiwania klientów z sieci.
Planowanie i analiza rynku usług sprzątających
Pewnie niewiele osób marzyło w dzieciństwie o tym, aby związać swoją przyszłość z działalnością firmy sprzątającej. Wiąże się to głównie z niewdzięcznością samej pracy, która polega na świadczeniu usług porządkowych, utrzymaniu czystości przestrzeni czy pielęgnacji terenów. Zapotrzebowanie ze strony banków, szpitali, szkół, organizacji edukacyjnych czy osób prywatnych sprawia jednak, że prowadzenie tego typu firmy jest po prostu opłacalne. Ile zarabia firma sprzątająca? Wszystko zależy od szeregu czynników, takich jak skala działania, segment klientów, posiadanie sprzętu, koszty biura, region świadczenia usług i wielu innych.
Pierwszym krokiem, który powinniśmy wykonać jeszcze przed założeniem firmy sprzątającej, powinno być dokładne rozeznanie rynku. Należy przeanalizować konkurencję, identyfikując jej mocne i słabe strony, oferowane usługi i ceny. Ważne jest również określenie grupy docelowej, czyli klientów, do których chcesz skierować swoją ofertę jako przedsiębiorca. Wybór jest naprawdę duży i dokładne badanie powinno jednoznacznie wskazać, czy lepiej skupić się na instytucjach publicznych, czy na przykład usługach specjalistycznych, takich jak sprzątanie po remontach.
Dowiedz się więcej:
- Jak przebiega założenie firmy przez cudzoziemca
- Jak założyć firmę e-commerce
- Jak założyć firmę sprzątającą
- Jak założyć firmę transportową
- Jak założyć spółkę z o.o.? Przewodnik krok po kroku
Dokonując analizy rynku, warto sprawdzić również trendy w branży i prognozy rozwoju na przyszłe lata. W ten sposób będziesz w stanie zaoferować klientom dokładnie to, czego oczekują.
Wymagania wstępne związane z prowadzeniem firmy sprzątającej
Otwarcie firmy sprzątającej nie wymaga co prawda specjalnych kwalifikacji czy licencji, jednakże konieczne jest zarejestrowanie działalności gospodarczej. W tym celu należy wybrać odpowiednią formę prawną, rozważyć kwestię opodatkowania oraz zakupić sprzęt. Inwestycja w urządzenia sprzątające takie jak: odkurzacze, mopy czy środki czystości jest niezbędna do świadczenia profesjonalnych usług na terenie mieszkań, czy zakładów produkcyjnych.
Zobacz też: Przebieg procesu zakładania i rejestracji firmy — co warto wiedzieć
Wybór odpowiedniej formy prawnej dla firmy sprzątającej – z VAT czy bez?
Jak otworzyć firmę sprzątającą? Jedną z ważniejszych decyzji do podjęcia jest wybór formy prawnej. Nie ma większych ograniczeń w tym zakresie. Dopuszczalna jest zarówno jednoosobowa działalność gospodarcza jak i spółka cywilna, jawna lub spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Jedyny wyjątek stanowi spółka partnerska, która jest modelem przeznaczonym dla przedstawicieli wolnych zawodów, a więc: adwokatów, aptekarzy, architektów, inżynierów budownictwa, biegłych rewidentów, brokerów ubezpieczeniowych czy doradców podatkowych.
Jednoosobowa firma sprzątająca lub spółka cywilna powinna być zarejestrowana za pomocą formularza CEIDG-1 w Urzędzie Miasta/Gminy/Dzielnicy. Można to zrobić osobiście, listem poleconym (podpis poświadczony notarialnie), elektronicznie wykorzystując bezpieczny podpis kwalifikowany lub poprzez profil zaufany ePUAP. Własna firma sprzątająca w formie spółki handlowej wymaga nieco większego zachodu na starcie. Niezbędna będzie między innymi umowa spółki, wizyta u notariusza, wybór wspólników, wniesienie wkładów na kapitał zakładowy, powołanie zarządu czy złożenie wniosku o wpis do rejestru KRS.
W każdym przypadku trzeba też posiadać adres rejestrowy. Może być to fizyczna przestrzeń, w której znajduje się biuro lub magazyn środków czyszczących, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby użyć wirtualne biuro w Warszawie. Tego typu usługa pozwala zminimalizować koszty firmy, co może być bardzo ważne na początku, gdy struktura przychodów nie jest jeszcze ugruntowana.
Rejestrując firmę sprzątającą, dokonujemy także wyboru formy opodatkowania. Skala podatkowa, podatek liniowy, a może ryczałt od przychodów ewidencjonowanych? Wybór jest naprawdę spory i warto poświęcić mu nieco uwagi. W przypadku wątpliwości możesz też skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym. Taka osoba wypowie się także o racjonalności rejestracji jako płatnik VAT. Pamiętaj, że usługi sprzątania nie są przedmiotowo zwolnione z tego podatku. Obowiązek powstaje jednak dopiero w momencie przekroczenia 200 000 złotych obrotu rocznie. Warto także zwrócić uwagę, że opodatkowana jest cała usługa, która spowodowała przekroczenie wskazanego limitu.
Kiedy bycie czynnym podatnikiem VAT ma sens? Są trzy główne sytuacje uzasadniające taki wybór:
- usługi porządkowe będą świadczone głównie na rzecz czynnych podatników VAT,
- dana usługa jest opodatkowana stawką poniżej 23%,
- w ramach działalności firmy sprzątającej będą dokonywane transakcje wewnątrzwspólnotowe.
Aby móc skorzystać z przywilejów tego instrumentu należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego deklarację VAT-R. Koniecznie trzeba w niej zaznaczyć kwadrat w części C.1 poz. 30 – przy zwolnieniu podmiotowym oraz kwadrat w części C.1 poz. 33 – aby być czynnym podatnikiem.
Składki ZUS a firma sprzątająca
Nie jest niespodzianką, że rejestracja firmy oraz złożenie deklaracji VAT-R, to nie wszystkie formalności, jakie czekają przedsiębiorców. Należy także odwiedzić Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Pozostawiamy w nim wypełniony formularz ZUS ZUA, który ma na celu zgłoszenie do ubezpieczeń. Osoby fizyczne, które po raz pierwszy zakładają działalność gospodarczą, mogą zdecydować się na skorzystanie z tak zwanej ulgi na start. Preferencyjność tego instrumentu polega na możliwości nieopłacania ubezpieczeń społecznych przez okres 6 miesięcy od dnia rejestracji. Podobny przywilej mają przedsiębiorcy, którzy prowadzili już kiedyś swoją firmę, ale jej zawieszenie lub zakończenie miało miejsce co najmniej 60 miesięcy przed dniem ponownej rejestracji.
Początkujący przedsiębiorcy po zakończeniu korzystania z ulgi na start lub rezygnując z niej dobrowolnie, mogą przez 24 miesiące liczone od dnia rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej, wnosić obniżone składki na ubezpieczenie społeczne. Od lipca 2024 roku wynoszą one:
- emerytalna – 251,81 złotych,
- rentowa – 103,20 złotych,
- chorobowa – 31,61 złotych,
- wypadkowa – 21,54 złotych.
Takich rozwiązań nie przewidziano dla wspólników spółki jawnej, komandytowej czy jednoosobowej spółki z o.o. Niezależnie od formy prowadzenia działalności, czy kwestii przychodu, można opłacać składki minimalne lub dobrowolnie zwiększyć ich wysokość. Będzie to mieć niebagatelne znaczenie dla wysokości przyszłej emerytury.
Uzyskanie niezbędnych zezwoleń i licencji
W Polsce działalność sprzątająca nie wymaga specjalnych licencji ani zezwoleń, jednakże od tej reguły istnieją pewne wyjątki. Specjalistyczne usługi takie jak: dezynfekcja, deratyzacja czy sprzątanie w obiektach medycznych, mogą wymagać dodatkowych certyfikatów i szkoleń. Przykładowo do prowadzenia działalności w branży DDD nie ma obowiązku posiadania licencji, ale trudno wyobrazić sobie profesjonalne wykonywanie zadań bez odpowiednich szkoleń. Jednocześnie część zabiegów może wymagać dodatkowych zezwoleń. Takim jest, chociażby używanie środków ochrony roślin.
Rekrutacja personelu i szkolenia
Gdy wiemy już, jak założyć firmę sprzątającą, możemy przejść do analizy skuteczności zarządzania organizacją. Nie da się ukryć, że sukces marki zależy w dużej mierze właśnie od metody jej prowadzenia. Jednym z ważniejszych elementów sukcesu jest personel. Dobrze wyszkoleni i zmotywowani pracownicy to gwarancja wysokiej jakości usług i zadowolenia klientów. W jaki sposób powinien być przeprowadzony cały proces, aby przyniósł oczekiwane rezultaty?
- Określ swoje potrzeby – zastanów się, jakie umiejętności i doświadczenie są niezbędne dla poszczególnych stanowisk. Czy potrzebujesz osób do sprzątania domów prywatnych, biur, a może obiektów przemysłowych? Jakie umiejętności i cechy będą kluczowe?
- Stwórz ogłoszenie o pracę – umieść ogłoszenie o pracę w odpowiednich miejscach, np. na lokalnych portalach z ofertami pracy, w gazetach ogłoszeniowych lub w mediach społecznościowych. Zadbaj o to, aby było ono jasne, zwięzłe i zawierało wszystkie istotne informacje, takie jak wymagania, obowiązki i oferowane wynagrodzenie.
- Przeprowadź rozmowy kwalifikacyjne – oceń nie tylko umiejętności i doświadczenie kandydatów, ale również ich motywację, rzetelność i dyspozycyjność. Zwróć uwagę na ich podejście do pracy i chęć do nauki.
- Wybierz odpowiednich kandydatów – decyduj się na te osoby, które najlepiej odpowiadają potrzebom i będą w stanie rzetelnie wykonywać swoje obowiązki.
Jeśli zapytasz, czy firma sprzątająca się opłaca, odpowiedź jest twierdząca wtedy, gdy dysponujesz odpowiednim personelem. Twoi pracownicy muszą wiedzieć, co mają robić, nie mogą notorycznie spóźniać się do klientów czy działać ‘po łebkach’. Profesjonalizm wymaga ciągłego motywowania, czy to w postaci podnoszenia wynagrodzenia, czy też dodatkowych korzyści (nagrody, wydatki socjalne, premie, wyjazdy integracyjne). Istotne są również szkolenia. Jako właściciel powinieneś zadbać o regularne warsztaty z użytkowania sprzętu i środków czyszczących, obsługi klienta czy bezpieczeństwa i higieny. Dobra atmosfera w pracy i poczucie posiadania wysokich kwalifikacji sprzyja zaangażowaniu oraz lojalności pracowników w firmie.
Marketing i promocja usług firmy sprzątającej
Jeśli odpowiedzieliśmy TAK na pytanie o to, czy warto założyć firmę sprzątającą, dokonaliśmy rejestracji, wyboru formy opodatkowania, zatrudniliśmy personel i zdobyliśmy pierwszych klientów, nie pozostaje nic innego, jak dążyć do rozwoju marki. Żyjemy w wolnym kraju, na rynku działa wiele spółek podejmujących się czyszczenia mieszkania czy sprzątania biur. Jeśli nie będziemy inwestować czasu i środków w swoją rozpoznawalność, bardzo szybko okaże się, że zabraknie nam klientów. Musimy pamiętać, że konkurencja nie śpi.
Sukces firmy porządkowej zależy w dużej mierze od efektywnej strategii marketingowej. Jak pokazują liczne badania oraz doświadczenia, warto wykorzystywać różne kanały promocji. Ważne są nie tylko znajomości i polecenia, ale także obecność w internecie (strona www, media społecznościowe), reklama lokalna (plakaty, ulotki, wizytówki, ogłoszenia w prasie, broszury) czy programy lojalnościowe. Wyróżnianie się na tle konkurencji wymaga sporego zaangażowania i kreatywności, dlatego warto też rozważyć zaangażowanie specjalistów branżowych. Takie osoby wiedzą, jak rozkręcić firmę sprzątającą i sprawić, by pracownicy księgowości nie nadążali z rejestrowaniem nowych faktur sprzedażowych.