Jak założyć firmę transportową?

Chcesz pracować 8 godzin dziennie i każdy wieczór spędzać ze swoją rodziną? W takim wypadku firma transportowa nie jest dla Ciebie najlepszym rozwiązaniem. Założenie biznesu w tym sektorze to ambitne przedsięwzięcie, które z jednej strony może przynieść znaczące zyski, z drugiej wymaga sprostania szeregowi wyzwań. W niniejszym artykule przedstawimy krok po kroku, jak założyć firmę transportową, uwzględniając wszystkie kluczowe aspekty tego procesu. Odpowiemy też na pytanie, czy firma transportowa się opłaca.

Wymagania wstępne do założenia firmy transportowej

Prowadzenie firmy transportowej w zakresie pośrednictwa przy przewozie ludzi lub towarów, to działalność regulowana. Należy przez to rozumieć, że świadczenie tego typu usług wymaga spełnienia szeregu warunków i uzyskania określonych zezwoleń lub licencji.

Firmę transportową możemy założyć, gdy:

• posiadamy stałą siedzibę, w której będzie zarejestrowana firma,
• posiadamy certyfikat kompetencji zawodowych,
• uzyskaliśmy zezwolenie na świadczenie usług związanych z zawodem przewoźnika drogowego,
• posiadamy licencję wspólnotową lub licencje na wykonywanie zadań związanych z transportem drogowym,
• posiadamy zdolność finansową, gwarantującą płynność ekonomiczną w prowadzeniu firmy transportowej.

Warto również pamiętać, że biznes transportowy wymaga od właścicieli, aby nie byli skazani prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa umyślne karne skarbowe oraz przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, mieniu, obrotowi gospodarczemu, wiarygodności dokumentów i ochronie środowiska (potwierdza to zaświadczenie o niekaralności lub dokument równoważny).

Zobacz również: Przebieg procesu zakładania i rejestracji firmy — co warto wiedzieć

Analiza rynku i konkurencji w branży transportowej

Przed rozpoczęciem działalności transportowej nie można zapomnieć o przeprowadzeniu analizy rynku. Powinna ona badać popyt na usługi transportowe w wybranym segmencie, a także zidentyfikować potencjalnych klientów. Przykładowe dane mogą dotyczyć:

• wielkości rynku,
• przewidywanej stopy wzrostu rynku,
• rentowności sektora, 
• stopnia koncentracji,
• ostrości walki konkurencyjnej,
• wysokości barier wejścia,
• groźby pojawienia się nowych konkurentów,
• groźby pojawienia się usług substytucyjnych,
• pewności zaopatrzenia,
• możliwości dywersyfikacji oferty,
• sezonowości i cykliczności.

Ważne jest zatem zrozumienie konkurencji – poznanie przedsiębiorców już działających na rynku pozwoli na ocenę ich mocnych i słabych stron oraz identyfikację nisz, które można wykorzystać dla własnych celów finansowych. Dobrym pomysłem jest również sprawdzenie trendów w branży. Mogą one dotyczyć między innymi roli transportu ekologicznego czy digitalizacji procesów logistycznych. Nie powinieneś ignorować również zmian regulacji prawnych, które mogą mieć duży wpływ między innymi na to, ile kosztuje założenie firmy transportowej.

Dowiedz się więcej:

• Jak przebiega założenie firmy przez cudzoziemca
• Jak założyć firmę e-commerce
• Jak założyć firmę sprzątającą
• Jak założyć spółkę z o.o.? Przewodnik krok po kroku

Wybór najlepszej formy prawnej dla firmy transportowej

Jednym z istotniejszych pytań, na jakie powinieneś sobie odpowiedzieć przed założeniem przedsiębiorstwa, jest forma prawna. Wybór odpowiedniej zależy od wielu czynników, takich jak wielkość przedsiębiorstwa, ilość wspólników oraz planowane obroty. Niewątpliwie najpopularniejszym wyborem jest jednoosobowa działalność gospodarcza. W tym modelu uzyskujemy prostotę procedur i niewielkie koszty, ale jednocześnie nieograniczoną odpowiedzialność osobistą. Inne możliwości to przede wszystkim:

• Spółka cywilna – to dobra opcja dla kilku wspólników, ale także tu występuje duża odpowiedzialność osobista.
• Spółka jawna – zapewnia ona solidarną i nieograniczoną odpowiedzialność wspólników.
• Spółka komandytowa – w tym wypadku co najmniej jeden ze wspólników odpowiada za spółkę całym swoim majątkiem. Zobowiązania pozostałych ograniczone są do wysokości swoich wkładów. Jest to stosunkowo niszowa forma w branży, która zdarza się gdy ktoś chce być jedynie uczestnikiem finansowym, a nie osobą decyzyjną.
• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – popularna forma, która zapewnia ochronę majątku prywatnego wspólników. Proces zakładania tego typu spółki jest trudniejszy niż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.
• Spółka akcyjna – umożliwia ona pozyskiwanie kapitału od wielu inwestorów, a ich odpowiedzialność jest ograniczona do wysokości wkładu w kapitale akcyjnym.
• Spółka komandytowo-akcyjna – łączy cechy spółki osobowej i kapitałowej, co oznacza, że jej wspólnicy ponoszą zróżnicowaną odpowiedzialność. Komplementariusze odpowiadają w sposób nieograniczony, solidarny i subsydiarny, z kolei akcjonariusze mogą stracić jedynie zainwestowany kapitał. 

Wybór najlepszej formy prawnej powinien zależeć od specyfiki firmy, liczby wspólników oraz planów rozwoju.

Ustalenie wymaganych zezwoleń i licencji

Rodzaj wymaganych zezwoleń i licencji zależy od typu świadczonych usług i zasięgu działalności. W przypadku chęci przewozu towarów, z pewnością wymagane będzie uzyskanie licencji na wykonywanie transportu drogowego. Odpowiedni wniosek składa się w starostwie powiatowym, a wysokość wymaganej opłaty jest zależna od okresu, na jaki ma ona być wydana. Standardowymi załącznikami składanymi wraz z aplikacją są:

• oświadczenie o pełnieniu roli zarządzającego transportem drogowym w przedsiębiorstwie,
• oświadczenie o spełnieniu wymogu dobrej reputacji,
• certyfikat kompetencji zawodowych,
• potwierdzenie spełnienia warunków dotyczących sytuacji ekonomicznej,
• dowód uiszczenia opłaty.

Gdy działalność ma dotyczyć wykonywania zawodu przewoźnika drogowego, niezbędne będzie złożenie wniosku do właściwego dla siedziby przedsiębiorcy starosty. Jeśli nasze ambicje wykraczają poza rynek krajowy, konieczne jest także uzyskanie licencji wspólnotowej. Tę wydaje Główny Inspektor Transportu Drogowego. Trzeba także pamiętać, że każdy pojazd, który będzie poruszał się w ruchu międzynarodowym, musi zostać wymieniony przy załatwianiu tych formalności. 

Firma transportowa a warunki lokalowe

Gdy wiesz już, jak otworzyć firmę transportową, koniecznie musisz zadbać o odpowiednie warunki lokalowe. Ustawa z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym narzuca na przedsiębiorcę obowiązek posiadania rzeczywistej i stałej siedziby, a także bazy eksploatacyjnej. Zgodnie z art. 5 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 r. ustanawiającego wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego, aby spełnić ten wymóg, przedsiębiorca powinien:

• dysponować lokalami, w których ma dostęp do oryginałów dokumentów dotyczących głównej działalności,
• organizować przewozy flotą pojazdów w taki sposób, aby wracały one do jednej z baz eksploatacyjnych nie później niż w ciągu ośmiu tygodni od jej opuszczenia,
• być zarejestrowany w rejestrze spółek lub w innym, równoważnych rejestrze,
• podlegać podatkowi od dochodów oraz posiadać ważny numer identyfikacyjny do celów podatku od wartości dodanej,
• dysponować co najmniej jednym pojazdem, który został zarejestrowany lub wprowadzony do ruchu i dopuszczony do użytkowania,
• w sposób rzeczywisty i ciągły prowadzić działania administracyjne i handlowe przy użyciu niezbędnego sprzętu i urządzeń w lokalach,
• dysponować pojazdami i kierowcami proporcjonalnie do wielkości wykonywanych przez przedsiębiorcę przewozów.

Warto również pamiętać, że w wyniku nowelizacji ustawy o transporcie, baza eksploatacyjna powinna zawierać co najmniej jeden z następujących elementów: miejsce postojowe dla pojazdów wykorzystywanych w transporcie drogowym, miejsce załadunku, rozładunku lub łączenia ładunków, miejsce konserwacji lub naprawy pojazdów.

Czy własna firma transportowa może mieć np. wirtualne biuro w Warszawie, Poznaniu, a może jeszcze w innym miejscu? Odpowiedź jest jak najbardziej twierdząca, ale pod warunkiem, że posiada także bazą eksploatacyjną. Taka konstrukcja pozwoli zapewnić bezpieczeństwo prowadzenia interesów i oszczędności. W zdecydowanej większości przypadków wynajęcie wyłącznie wirtualnego biura dla takiej działalności nie będzie więc możliwe. Takie rozwiązanie doskonale sprawdzi się jednak np. gdy chodzi o odbieranie czy skanowanie korespondencji.

Zakup niezbędnego sprzętu i floty transportowej

Trudno wyobrazić sobie spółkę zajmującą się przewozami, bez zakupu odpowiedniej floty. To właśnie ten element najbardziej oddziałuje na koszt założenia firmy transportowej. Wybór pojazdów zależy od rodzaju świadczonych usług – mogą to być samochody ciężarowe, dostawcze, autobusy czy cysterny. Ważne jest, aby były dostosowane do specyfiki przewożonych towarów oraz spełniały wszystkie wymogi techniczne i ekologiczne, w tym wyposażenie w systemy do śledzenia floty, które poprawiają efektywność operacyjną i bezpieczeństwo. Należy również zadbać o odpowiednie ubezpieczenie pojazdów i przewożonych towarów. Nie można także pominąć kwestii płynności finansowej. Jeśli nie dysponujemy kapitałem, można przemyśleć kredyt czy leasing.

Poszukiwanie pracowników do firmy transportowej

W analizie tego, jak założyć firmę transportową krok po kroku, nie może zabraknąć etapu zatrudniania pracowników. Mowa tu nie tylko o kierowcach, ale także spedytorach, mechanikach, koordynatorach czy pracownikach administracyjnych. Powinni oni posiadać odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie. Szczególną uwagę należy położyć na badanie kompetencji kierowców. Samo prawo jazdy nie wystarczy. Warto pamiętać, że przewóz drogowy mogą wykonywać osoby, które:

• ukończyły 18, 21 lub 23 lata (w zależności od kategorii prawa jazdy),
• posiadają odpowiednie uprawnienia do kierowania samochodem,
• nie wykazują przeciwwskazań zdrowotnych i psychologicznych do świadczenia pracy na tym stanowisku,
• uzyskały kwalifikację wstępną lub wstępną przyśpieszoną,
• ukończyły szkolenie okresowe.

Kapitał ludzki jest połową sukcesu firmy transportowej. Jako właściciel powinieneś dbać o dobrą atmosferę pracy i motywacyjny system wynagrodzeń, co przyczyni się do niskiej rotacji kadr.

Promocja i marketing firmy transportowej

Zastanawiasz się, ile zarabia firma transportowa? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. Wiele zależy między innymi od skali. Rozpoznawalność marki przyczynia się do większej ilości zleceń oraz wiąże się z uzyskaniem statusu firmy godnej zaufania. Żeby jednak osiągnąć ten pułap, należy modelowo przeprowadzić założenie firmy transportowej krok po kroku. W szczególności nie można pominąć kwestii promocji i marketingu. 

Fundamentem jest inwestycja w profesjonalną stronę internetową, która będzie wizytówką firmy i umożliwi klientom łatwy kontakt oraz zamawianie usług. Skutecznym narzędziem są również media społecznościowe, które pozwalają na bieżąco komunikować się z odbiorcami usług i promować nowe oferty. Warto również rozważyć udział w targach branżowych, które umożliwiają nawiązanie kontaktów biznesowych i prezentację oferty szerokiemu gronu interesariuszy. Dobrze promowana firma transportowa to bardzo opłacalna gałąź biznesu.