Prowadzenie wirtualnego biura dla wielu osób okazuje się bardzo korzystne. Można posługiwać się adresem firmy na wizytówkach i wśród klientów, a także zyskać miejsce do odbierania korespondencji. Przedstawiamy, jak wygląda ta usługa w praktyce i jak otworzyć wirtualne biuro.
Jak założyć wirtualne biuro i o czym należy pamiętać?
Zastanawiasz się, czy w Twoim przypadku sprawdzi się wirtualne biuro? Jak to działa? Na wstępie podkreślmy, że w ten sposób może być zarejestrowana zarówno jednoosobowa działalność gospodarcza (wpisana do CEIDG), jak i spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjna (figurująca w KRS).
Z takiego rozwiązania korzystają często osoby wykonujące swoje obowiązki zawodowe zdalnie, np. informatycy, programiści, graficy, tłumacze, copywriterzy czy też telemarketerzy. Założenie wirtualnego biura może być przydatne dla tych, którzy fizycznie nie potrzebują biura, bo np. pracują u klienta i świadczą takie usługi jak: szkolenia, prace remontowe czy obrót nieruchomościami w różnych miejscach. Tego typu zawody nie przywiązują do konkretnej lokalizacji. W takim przypadku wirtualne biuro w Warszawie pełni funkcję oficjalnego adresu do korespondencji i siedziby firmy. Może być nawet wpisane w urzędzie do rejestracji jako podatnika VAT.
Co w takim razie musisz zrobić? Pierwszym krokiem jest znalezienie odpowiedniej oferty, która spełnia Twoje oczekiwania. W dalszej części tego artykułu podpowiemy Ci, na jakie konkretnie aspekty warto zwrócić uwagę, czyli jakie w praktyce usługi mogą być dla Ciebie przydatne.
Drugi krok to dopełnienie formalności. W wielu przypadkach możesz to zrobić online. Wystarczy, że zamówisz usługę przez internet, opłacisz ją i to wszystko! Możesz teraz wyrobić sobie pieczątki i wizytówki z nowym adresem, przekazać go klientom, a nawet powiadomić księgowość i zawrzeć umowę z partnerami.
Jakie czynniki warto wziąć pod uwagę, szukając wirtualnego biura?
Jako przedsiębiorca z pewnością poszukujesz rozwiązań, które są efektywne, komfortowe i jednocześnie atrakcyjne cenowo. Wykupienie wirtualnego adresu pozwala Ci na skorzystanie z opcji odbierania listów i paczek. Upewnij się jednak, czy usługa ta jest objęta limitem. Przydatna może być też obsługa w szerszym zakresie, np. obejmująca skanowanie listów i wysyłanie plików na wskazany adres mailowy.
Kontakt z biurem powinien być łatwy i przyjemny, by móc na bieżąco kontrolować, czy pojawiła się nowa korespondencja. Firmy udostępniają często panele online, z których możesz korzystać niezależnie od pory dnia. Popularne są też powiadomienia w formie SMS lub maila.
Kolejnym aspektem istotnym dla osób prowadzących biznes jest czas trwania umowy. W przypadku wielu biur możesz podjąć krótką współpracę (np. na 6 miesięcy) oraz dłuższą (np. na 36 miesięcy). Często im dłużej trwa umowa, tym korzystniejszy finansowo jest wynajem. Musisz jednak pamiętać, że ostateczna cena wirtualnego biura w Warszawie zależy też od zakresu usług, na jaki się zdecydujesz.
Jeśli zależy Ci na prestiżowej lokalizacji, sprawdź rejestr biur wirtualnych i dowiedz się, jaki konkretnie adres wirtualny otrzymasz. Wyobraź sobie, że będąc klientem, widzisz na wizytówce ulicę w Warszawie. Taka firma od razu budzi duże zaufanie i jest postrzegana jako profesjonalna. Choć nie jest to fizyczne miejsce prowadzenia działalności, na dokumentach, wizytówkach czy pieczątce będzie dobrze się prezentować i wzbudzać pozytywne skojarzenia.
Jakie powody skłaniają coraz więcej przedsiębiorców do wybierania biura wirtualnego?
Koszt prowadzenia biura wirtualnego jest z pewnością niższy niż w przypadku wynajmu lokalu. To główna zaleta tego rozwiązania. Szczególnie widać to w dużych miastach, np. w Warszawie. Za wirtualny adres miesięcznie zapłacić nawet mniej niż 100 złotych, co przekłada się na spore oszczędności dla firmy.
Pracownicy wirtualnego biura będą powiadamiać Cię o nowych listach i paczkach, dlatego nie musisz czekać na listonosza lub kuriera w danym miejscu. W dodatku mogą zająć się skanowaniem treści dokumentów, aby jak najszybciej je dostarczyć do Ciebie w komfortowy sposób. To zwiększa Twoją niezależność w pracy. A to jeszcze nie wszystko. Wiele firm proponuje dodatkowe usługi. Mogą zająć się obsługą księgową albo zaproponować doradztwo i pomoc w uzyskaniu dotacji dla firmy. Dużym plusem jest też prestiżowy adres, o którym wspominaliśmy wcześniej.
Kolejny atut to fakt, że właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych nie muszą podawać swojego adresu zamieszkania na wizytówkach, pieczątkach czy umowach. Dzięki temu mogą zadbać o swoją prywatność i oddzielić aspekty zawodowe od życia prywatnego.