Jak zmienić adres spółki w KRS?

Zmiana adresu firmy w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) jest procedurą, którą każdy przedsiębiorca musi przeprowadzić w przypadku przeniesienia lokalizacji prowadzenia działalności gospodarczej. Proces ten wiąże się z szeregiem formalności, których dopełnienie jest niezbędne dla zachowania zgodności z prawem i zapewnienia prawidłowego funkcjonowania marki. Jeśli zastanawiasz się, jak dokonać zmiany w KRS, przeczytaj do końca nasz artykuł.

Przyczyny zmiany adresu spółki w KRS

Zmiana miejsca prowadzenia działalności gospodarczej jest procedurą, którą przechodzi większość firm funkcjonujących na polskim rynku. Dlaczego tak się dzieje? Powodów może być bardzo wiele, a do tych najpopularniejszych należą:

  • Rozwój – niewiele spółek stać na początku swojej drogi na zakup docelowego miejsca do prowadzenia działalności. Stopniowe zwiększenie liczby pracowników lub poszerzenie zakresu świadczonych usług może wymagać większej powierzchni biurowej, magazynowej czy produkcyjnej.
  • Optymalizacja kosztów – bardzo popularny kierunek zmian w dobie rosnących cen wynagrodzeń i prądu. W celu uniknięcia problemów z płynnością czy nawet bankructwa, wiele organizacji decyduje się na przeniesienie adresu do lokalizacji z niższymi kosztami wynajmu. Część zamiast fizycznej przestrzeni wybiera wirtualny adres firmy. Na przykład cena wirtualnego biura w Warszawie jest zdecydowanie niższa, a oferuje także dodatkowe korzyści – profesjonalną obsługę korespondencji czy położenie w prestiżowym otoczeniu.
  • Bliskość klientów lub partnerów biznesowych – w tym wypadku przeniesienie ma na celu położenie bliżej kluczowych klientów lub strategicznych partnerów. Pozwala to efektywniej prowadzić negocjacje i zmniejszać koszty logistyczne.
  • Zakończenie umowy najmu – konieczność zmiana danych w KRS może być także następstwem wygaśnięcia umowy najmu dotychczasowego biura.

Obok tych typowych powodów dokonywania korekt adresu spółki, istnieje szereg innych ewentualności, które raz na jakiś czas występują w obrocie gospodarczych. Chodzi tu między innymi o: katastrofy naturalne, indywidualne decyzje osób decyzyjnych czy walory estetyczne przestrzeni.

Sprawdź również: Wirtualny adres dla spółki – co warto wiedzieć

Procedura zmiany adresu spółki w KRS

Jak zmienić adres spółki w KRS? Przede wszystkim trzeba rozróżnić dwa pojęcia: siedzibę spółki oraz adres spółki. Ta pierwsza wskazuje wyłącznie miejscowość, w której dana organizacja ma swoją siedzibę. Inaczej mówiąc, jest to miejsce, gdzie znajduje się jej centrum interesów. Adres, pod jakim działa spółka to z kolei dookreślenie siedziby o konkretny lokal czy nieruchomość. Adres wykazuje nazwę konkretnej ulicy razem z numerem budynku. 

Co do zasady siedziba musi zostać określona w umowie spółki, z kolei adres wskazuje uchwała. O pierwszej informacji decydują zatem Wspólnicy, o drugiej Zarząd. Co ważne w przypadku korekty adresu, pod jakim mamy spółkę, nie ma konieczności wizyty u notariusza. 

Zobacz też: Zmiana adresu firmy – jakich formalności należy dopełnić

Jak zmienić dane w KRS? Po podjęciu uchwały zarządu w formie pisemnej zgłasza się ją do KRS-u. Odbywa się to poprzez system Portal Rejestrów Sądowych. Zmiany w KRS online są możliwe, jeśli dysponujemy podpisem elektronicznym. W innym wypadku po wypełnieniu odpowiedniego wniosku dokumenty należy przesłać w formie fizycznej. W przypadku spółek zarejestrowanej przez Internet, dokonanie zmiany adresu odbywa się za pośrednictwem portalu S24.

Dokumenty wymagane do zmiany adresu spółki w KRS

Zgłoszenie zmian do KRS odbywa się poprzez uzupełnienie formularza wniosku. Zawiera on zakładki dotyczące danych podmiotu, oświadczeń, pełnomocnika i sądu. Wypełnienie go zajmuje raptem kilka minut. Działania dotyczące zmiany danych firmy (siedziba, adres) wymuszają dołączenie odpowiednich dokumentów: przyjętej notarialnie uchwały zmieniającej siedzibę lub uchwały zarządu korygującej adres spółki. Innymi załącznikami składanymi razem z wnioskiem są:

  • Dowód poniesienia niezbędnych kosztów – opłata sądowa i opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
  • Pełnomocnictwo – jest konieczne w przypadku składania wniosku przez pełnomocnika.

Terminy i konsekwencje związane z brakiem aktualizacji adresu spółki w KRS

Zgodnie z przepisami, wniosek o zmianę danych w KRS należy wysłać w terminie 7 dni od momentu, w którym nastąpiło podjęcie uchwały o zmianie adresu lub siedziby. Brak aktualizacji może prowadzić do szeregu negatywnych konsekwencji. W pierwszej kolejności sąd po stwierdzeniu uchybień wzywa obowiązanych do ich złożenia. 

Jednocześnie wyznacza dodatkowy 7-dniowy termin oraz informuje o możliwym zastosowaniu grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych. Jeśli i ta procedura nie poskutkuje zgłoszeniem zmian w KRS, sąd nakłada grzywnę w wysokości do 10 000 złotych. Kara finansowa może być ponawiana. Gdy i ona nie przyniesie skutku, a obowiązek nie zostanie spełniony, organ sądowniczy może wykreślić wpis z rejestru.

Warto też wiedzieć, że sąd rejestrowy ma inne narzędzia, które może wykorzystać w przypadku braku zgłoszenia zmian do KRS. O czym mowa? Osobowe spółki handlowe (dotyczy m.in. spółki komandytowej czy jawnej) mogą zostać z urzędu rozwiązane lub mieć ustanowionego likwidatora. Osoby prawne (dotyczy np. spółki akcyjnej czy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) mogą mieć ustanowionego kuratora na okres nieprzekraczający roku. Termin ten może jednak być przedłużony o kolejne 6 miesięcy, jeżeli czynności kuratora nie mogły zostać zakończone przed upływem okresu, na który został ustanowiony. 

Zobacz również: Zmiana adresu firmy w CEIDG — kiedy i jak to zgłosić

Wsparcie i porady dotyczące zmiany adresu spółki w KRS

Zgłaszanie zmian do KRS nie jest jedynym obowiązkiem firmy. Wspólnicy powinni pamiętać, że taka korekta wywołuje także określone konsekwencje w relacjach z innymi interesariuszami. Z tego względu należy dodatkowo:

  • dokonać zgłoszenia do właściwego urzędu skarbowego na formularzu aktualizacyjnym NIP-8, 
  • powiadomić o zmianie adresu w KRS wszystkich kontrahentów,
  • aneksować umowy o pracę, gdyż dla pracownika oznacza to zmianę miejsca pracy,
  • wysłać informację do banków, ubezpieczycieli czy firm leasingowych,
  • przerejestrować samochody należące do firmowej floty.

Jak widać z powyższego, zmiana lokalizacji adresu przedsiębiorstwa może być procesem skomplikowanym, dlatego warto rozważyć skorzystanie z profesjonalnej pomocy prawnej lub księgowej. Specjaliści będą wsparciem w poprawnym wypełnieniu formularzy, przygotowaniu wymaganych dokumentów oraz złożeniu wniosku w sądzie rejestrowym. 

Warto też przemyśleć kwestię uruchomienia usługi np. wirtualnego biura w Warszawie, Szczecinie, a może we Wrocławiu? Duże miasta przyciągają inwestorów i podnoszą zaufanie do naszej marki. Jednocześnie za stosunkowo niewielką opłatę uzyskujemy dostęp do adresu, który nie musi być zmieniany w długiej perspektywie czasowej.

Udostępnij artykuł swoim znajomym

Facebook
Twitter
LinkedIn
Email

Przeczytaj także...

Co nowego w Biznes Centrum – październik 2024

Ostatnie tygodnie były w Biznes Centrum niezwykle intensywne. Zakończyliśmy proces związany z wdrażaniem nowej oferty, a także poszerzyliśmy zakres naszych usług. Wszystko to sprawiło, że

Wirtualne biuro a VAT – najważniejsze informacje

Prowadzisz własny biznes? Zatem wiesz, że mobilność i elastyczność to Twoi sprzymierzeńcy. Coraz więcej przedsiębiorców poszukuje rozwiązań, które pozwolą im na skuteczne zarządzanie firmą bez