Decyzja o przejściu z ryczałtu na rozliczanie się przy pomocy księgi przychodów i rozchodów może być korzystnym posunięciem w niektórych sytuacjach – szczególnie w przypadku wzrostu ponoszonych kosztów związanych z prowadzeniem działalności. W jakich sytuacjach warto zrezygnować z ryczałtu ewidencjonowanego na rzecz rozliczania się na zasadach ogólnych? Kto może na tym skorzystać? Odpowiedzi znajdziesz w tym artykule.
Zmiana opodatkowania z ryczałtu na skalę podatkową – o czym warto pamiętać?
Wybór formy opodatkowania to jedna z kluczowych decyzji dla przedsiębiorcy. Wpływa na wysokość podatków, sposób rozliczania wydatków i rentowność całego biznesu. Wielu właścicieli firm zaczyna od ryczałtu, bo jest prostszy i często korzystniejszy na starcie. Z czasem jednak pojawia się pytanie: czy to wciąż najlepsze rozwiązanie? Przejście na księgę przychodów i rozchodów (KPiR) może otworzyć nowe możliwości, zwłaszcza gdy koszty działalności zaczynają rosnąć. Przykładowym wydatkiem, który można uwzględnić w KPiR, jest wynajem wirtualnego biura. To jeden z kluczowych argumentów, który może wpłynąć na decyzję o zmianie sposobu rozliczeń.
Dowiedz się więcej: Jak określić właściwy urząd skarbowy dla VAT i PIT?
Ryczałt czy KPiR – podstawowe różnice
Ryczałt to forma opodatkowania, w której podatek płaci się od przychodu, bez uwzględniania kosztów ponoszonych w związku z działalnością. Oznacza to, że niezależnie od tego, jakie wydatki ponosi firma, nie mają one wpływu na wysokość podatku. Ryczałt jest prosty w obsłudze i sprawdza się w firmach, które generują raczej niewielkie koszty, a przychody są stosunkowo wysokie. W przypadku ryczałtu stawki podatkowe są stałe i zależne od rodzaju działalności. Mogą wynosić od 2% do 17%, a przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia szczegółowej ewidencji kosztów.
KPiR to z kolei forma opodatkowania, w której podatek jest obliczany od dochodu, czyli różnicy między przychodami a kosztami. Oznacza to, że im większe koszty ponosi firma, tym niższy jest jej dochód, a w konsekwencji – niższy podatek dochodowy. W KPiR przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia szczegółowej ewidencji przychodów i kosztów, co może wiązać się z dodatkowymi formalnościami, ale daje także większe możliwości optymalizacji podatkowej. KPiR jest korzystne dla firm, które ponoszą większe koszty operacyjne, np. na wynajem biura, zakup towarów czy usługi marketingowe.
Kiedy ryczałt przestaje się opłacać?
Ryczałt jest optymalny głównie dla firm, które generują wysokie przychody przy względnie niskich kosztach. Jednak w miarę rozwoju działalności koszty mogą znacząco wzrosnąć. Wtedy ryczałt przestaje być najkorzystniejszą formą opodatkowania, ponieważ przedsiębiorca nie ma możliwości odliczenia kosztów od przychodu. Gdy firma zaczyna inwestować w rozwój, zatrudniać pracowników, kupować sprzęt czy wynajmować biuro, koszty te mogą stanowić istotną część wydatków, które przy KPiR mogą być uwzględnione w rozliczeniu podatkowym.
Dodatkowo, jeśli firma przekroczy określony próg przychodów (w 2025 roku jest to 2 mln euro rocznie), ryczałt staje się niemożliwy do zastosowania i przedsiębiorca musi przejść na KPiR. W przypadku ryczałtu przedsiębiorca nie może także odliczyć kosztów zakupu towarów ani wydatków związanych z prowadzeniem działalności, co w dłuższym okresie może prowadzić do wyższych obciążeń podatkowych.
Zobacz też: Kiedy warto przejść z ryczałtu na KPiR?
Wirtualne biuro jako koszt uzyskania przychodu przy rozliczaniu się na zasadach ogólnych
Jednym z kluczowych argumentów przemawiających za przejściem na KPiR jest możliwość odliczania kosztów związanych z prowadzeniem działalności. Wynajem wirtualnego biura to doskonały przykład takiego wydatku. Wirtualny adres firmy jest usługą, która umożliwia przedsiębiorcom korzystanie z prestiżowego adresu oraz oferuje wsparcie administracyjne bez konieczności wynajmowania fizycznego biura. Koszt wynajmu biura wirtualnego można uwzględnić w KPiR, co oznacza, że obniża on podstawę opodatkowania.
Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić na podatkach, a jednocześnie korzystać z wizerunkowych korzyści, jakie daje posiadanie adresu w prestiżowej lokalizacji, np. w centrum Warszawy. Wynajem wirtualnego biura jest dużo tańszy niż wynajem tradycyjnego biura, co sprawia, że jest to rozwiązanie atrakcyjne zwłaszcza dla małych firm i startupów. Warto także podkreślić, że wirtualne biuro to nie tylko adres, ale również często dodatkowe usługi, jak odbiór paczek, dostęp do sal konferencyjnych czy adres do korespondencji, co czyni ofertę jeszcze bardziej atrakcyjną.
Jak przejść z ryczałtu na KPiR?
Zmiana formy opodatkowania wymaga przejścia przez określoną procedurę. Decyzję należy podjąć przed końcem roku podatkowego, bo zgłoszenie do urzędu skarbowego musi nastąpić do 20 stycznia. Wystarczy złożyć pisemne oświadczenie o wyborze KPiR i dostosować księgowość do nowych wymagań. Warto przy tym skonsultować się z księgowym, który pomoże oszacować, czy zmiana rzeczywiście przyniesie wymierne korzyści. Ważne jest też prowadzenie rzetelnej ewidencji kosztów, bo w przeciwieństwie do ryczałtu każda faktura i każdy wydatek muszą być odpowiednio udokumentowane.
Przeczytaj także: Jak działa wirtualne biuro
Kiedy zmienić sposób opodatkowania na księgę przychodów i rozchodów – podsumowanie
Przejście z ryczałtu na KPiR to decyzja, którą warto rozważyć, gdy firma zaczyna ponosić większe koszty operacyjne. Dzięki KPiR przedsiębiorcy mogą uwzględniać wydatki takie jak wynajem wirtualnego biura, co pozwala na obniżenie podatków i zwiększenie rentowności firmy. Wirtualne biuro to doskonałe rozwiązanie dla małych firm, które nie potrzebują fizycznej przestrzeni biurowej, ale chcą budować profesjonalny wizerunek i korzystać z prestiżowego adresu. Regularna analiza sytuacji finansowej i optymalizacja formy opodatkowania to kluczowe elementy zarządzania firmą, które mogą prowadzić do większych oszczędności i sukcesu na rynku.