Nie wiesz, jak wybrać najlepszy program do księgowości online dla Twojej firmy? Zastanawiasz się, czy w ogóle warto przejście na taką formę zarządzenia dokumentami i finansami? W tym artykule przeprowadzimy Cię krok po kroku – od powodów, dla których firmy przechodzą na księgowość online, po konkretne aspekty, na które należy zwrócić uwagę.
Dlaczego księgowość online to dobry wybór dla firmy?
Nie da się ukryć, że operowanie dokumentami, fakturami czy rozliczeniami w wersji papierowej powoli odchodzi do lamusa. Firmy szukają prostych, skuteczniejszych i tańszych sposobów na zarządzenie swoimi finansami. Takim sposobem jest właśnie księgowość online.
Dlaczego? Po pierwsze, daje pełny wgląd w finanse firmy – kiedy chcesz i jak chcesz. Nie jesteś uwiązany szufladami czy segregatorami. Wystarczy, że się zalogujesz i od razu widzisz wszystkie dokumenty, faktury czy deklaracje.
Po drugie, takiej formy zarządzenia wymaga XXI wiek. Elektroniczne dokumenty są szybkie w obiegu, można je w prosty sposób przesyłać, sprawdzać czy korygować. Pomaga to uniknąć wielu pomyłek, a także oszczędza czas. Księgowość online umożliwia automatyczne tworzenie deklaracji VAT, informacji o kosztach czy dokumentów JPK, a to znacznie ułatwia pracę firmy.
Nie bez znaczenia jest także fakt, że dokumenty przechowywane w chmurze są znacznie bezpieczniejsze. Nie ulegną zniszczeniu w wyniku pożaru czy zalania biura. Masz do nich dostęp o każdej porze dnia i nocy, z dowolnego miejsca. Wystarczy komputer lub smartfon i połączenie z internetem.
Zapoznaj się z tym: Jak przechowywać dokumenty księgowe zgodnie z prawem?
Na co zwrócić uwagę, szukając najlepszego programu do księgowości?
Nie wszystkie aplikacje do księgowości online są sobie równe. W jednej możesz znaleźć szereg funkcjonalności ułatwiających zarządzenie dokumentacją, w innej – tylko podstawowe opcje. Dlatego tak istotne jest dopasowanie oprogramowania do swoich rzeczywistych potrzeb.
Przede wszystkim sprawdź, czy program umożliwi Ci wystawianie faktur, tworzenie dokumentów kosztowych, zarządzenie magazynem czy rozliczanie pracowników. To podstawy, bez których się nie obejdziesz.
Dla firmy zatrudniającej pracowników istotny będzie także moduł kadr i płac, umożliwiający tworzenie dokumentacji kadrowej, wypłat czy deklaracji ZUS.
Zwracaj uwagę na prostotę obsługi. Powinieneś skupić się na biznesie, a nie na walce z oprogramowaniem. Dlatego upewnij się, że interfejs jest czytelny, a obsługa intuicyjna i bezproblemowa.
Prawo podatkowe się zmienia, przepisy dotyczące VAT czy ZUS tak samo. Nie zapominaj więc o kwestii bieżących aktualizacji. Twój program do księgowości online powinien być na bieżąco modyfikowany, tak by zawsze był zgodny z obowiązującym prawem.
Funkcje, które ułatwią zarządzanie finansami firmy
Dobre oprogramowanie to znacznie więcej niż prosty kreator faktur. Chodzi o szereg funkcjonalności, które pomogą zarządzać całym procesem finansowym firmy w prosty, skuteczny sposób. Zaliczamy do nich m.in.:
- Automatyczne weryfikowanie dokumentów – aplikacja sprawdzi, czy wszystkie dane się zgadzają, czy faktury mają wymagane informacje, czy numery NIP są prawidłowe itd. Taka weryfikacja w wielu przypadkach zapobiega kosztownym błędom.
- Moduł analizy – pozwala w jednej wersji podsumować koszty, sprawdzić przepływy pieniężne czy rentowność firmy. Masz wszystkie informacje w czytelnej formie, często w postaci wykresów lub tabel.
- Przypominanie o bieżących zadaniach – takich jak opłacenie ZUS czy podatku. Aplikacja wyśle informacji o zbliżających się terminach, więc unikasz karnych odsetek czy kontroli skarbowej.
- Integracje z bankiem czy sklepem internetowym – to sprawia, że transakcje, przelewy czy zamówienia mogą się automatyczne wpisywać w dokumenty firmy. Takie połączenie znacznie skraca czas wprowadzania informacji i minimalizuje ryzyko pomyłek.
- al. Jana Pawła II 43A/37B, 01-001 Warszawa
- Adres do rejestracji firmy
- Adres do korespondencji
- Odbiór i skanowanie listów
- ul. Smulikowskiego 4A/21, 00-389 Warszawa
- Adres do rejestracji firmy
- Adres do korespondencji
- Odbiór i skanowanie listów
- Sala konferencyjna
Księgowość online a wirtualne biuro – jak to się łączy?
Nie każdy przedsiębiorca ma swoje własne biuro. Często firmy szukają elastycznych rozwiązań, które pomogą im zarządzać dokumentacją i siedzibą firmy bez zbędnych kosztów. Taką alternatywą jest wirtualne biuro, które możesz wynająć na przykład w Biznes Centrum w Warszawie.
W jaki sposób wirtualne biuro uzupełnia się z księgowością online? To proste. Otrzymujesz adres do rejestracji firmy w prestiżowym miejscu, obsługę korespondencji, a także usługę skanowania listów i przesyłania ich bezpośrednio na Twój adres e-mail. Następnie możesz od razu wprowadzić te dokumenty do swojego systemu księgowego online.
Takie połączenie daje możliwość sprawnego zarządzenia dokumentacją firmy, nawet gdy pracujesz zdalnie lub często jesteś w podróży. W jednej aplikacji widzisz wszystkie dokumenty, w innej – zarządzasz korespondencją. To znacznie ułatwia organizację dnia, a także redukuje koszty, bo firmy unikają wynajmu drogich, stacjonarnych biur.
Zobacz też: Jak wirtualne biuro pomaga w optymalizacji kosztów firmy?
Koszty, wsparcie techniczne i bezpieczeństwo informacji
Przy wyborze oprogramowania do księgowości online należy wziąć pod uwagę także aspekty finansowe. Ceny takich aplikacji są mocno zróżnicowane – od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie. Wszystko zależy od liczby dokumentów, pracowników czy funkcjonalności, jakich potrzebujesz.
Nie zawsze jednak najdroższe znaczy najlepsze. Często prostsze pakiety w zupełności pokryją potrzeby małej firmy czy jednoosobowej działalności. Dlatego warto sprawdzić, czy w danym planie znajduje się to, na czym najbardziej Ci zależy.
Nie zapominaj o wsparciu technicznym. To szczególnie istotne, gdy dopiero wdrażasz się w obsługę oprogramowania. Pomoc w języku polskim – czy to na czacie, czy na infolinii – znacznie ułatwi rozwiązywanie ewentualnych problemów.
Kluczowe jest także bezpieczeństwo informacji. Dokumenty firmy zawierają poufne dane, jak NIP, PESEL czy informacje o zarobkach pracowników. Sprawdź więc, czy dostawca oprogramowania gwarantuje odpowiednie standardy bezpieczeństwa. Szyfrowane połączenie, backup danych w chmurze czy zgodność z RODO to minimum, jakiego należy wymagać od takiej aplikacji.
Podsumowanie – jak podjąć najlepszą decyzję w kwestii programu do księgowości internetowej?
Nie ma jednej, idealnej wersji oprogramowania do księgowości online. To, jak sprawdzi się dany program, w dużej mierze zależy od Twoich wymagań, liczby dokumentów, pracowników czy sposobu zarządzania firmą. Dlatego tak ważne jest, by dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i sprawdzić, czy dany system pokrywa wszystkie aspekty działalności.
Kluczem do skutecznego zarządzenia dokumentacją firmy jest prostota, bezpieczeństwo, aktualność informacji i wsparcie techniczne. W połączeniu z wirtualnym biurem daje to mocny fundament pod sprawne zarządzenie działalnością – bez zbędnego obciążania się dokumentacją czy szukania informacji w wielu miejscach.
Sprawdź też: Kiedy warto skorzystać z usług biura rachunkowego?
