Freelancing daje wolność, której trudno szukać w etacie. Można pracować z dowolnego miejsca, wybierać projekty i klientów, ustalać własne stawki. Ale prędzej czy później przychodzi moment, w którym zleceń robi się tyle, że praca „na słowo” przestaje wystarczać. Wtedy pojawia się pytanie: czy już czas założyć działalność gospodarczą? I jak zrobić to tak, żeby wszystko było zgodne z prawem, ale też wygodne na co dzień?
Od freelancera do przedsiębiorcy – kiedy założyć działalność gospodarczą?
Wielu freelancerów zaczyna od umów o dzieło lub zlecenie. To prosty sposób na legalne przyjmowanie zleceń bez konieczności prowadzenia firmy. Problem pojawia się wtedy, gdy współpraca z klientami staje się regularna, a przychody rosną. Jeśli usługi mają charakter ciągły, powtarzalny i wykonywany w sposób zorganizowany – formalnie jest to już działalność gospodarcza.
Nie ma tu znaczenia, czy ktoś zarabia tysiąc złotych miesięcznie, czy dziesięć razy więcej. Ważne jest, że wykonuje zlecenia w sposób stały, a nie okazjonalny. Dlatego osoba, która regularnie wystawia faktury lub ma kilku klientów, powinna zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). W praktyce oznacza to większą formalność, ale też pełną kontrolę nad własnym biznesem i możliwość rozwoju na własnych zasadach. Wielu freelancerów obawia się tego kroku z powodu papierologii czy kosztów. Tymczasem założenie JDG jest dziś proste, szybkie i bezpłatne. Co więcej, można to zrobić całkowicie online – nawet bez wychodzenia z domu.
Zapoznaj się z tym: Jak założyć wirtualne biuro?
Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą krok po kroku
Założenie własnej firmy brzmi poważnie, ale w rzeczywistości to dość łatwy i szybki proces. Wszystkie formalności można dziś załatwić przez internet, a większość decyzji sprowadza się do kilku kluczowych wyborów, które warto dobrze przemyśleć.
Oto najważniejsze kroki, które trzeba przejść, by legalnie rozpocząć działalność jako freelancer:
- Wypełnij wniosek CEIDG-1 – zrobisz to przez internet, logując się profilem zaufanym lub e-dowodem. W formularzu wpisujesz dane osobowe, nazwę firmy (najczęściej imię i nazwisko) oraz adres prowadzenia działalności.
- Wybierz odpowiednie kody PKD – określają one, czym dokładnie się zajmujesz. Dla freelancerów z branży kreatywnej, IT czy marketingowej dostępnych jest wiele precyzyjnych kodów, które warto dobrać tak, by pokrywały się z zakresem oferowanych usług.
- Zdecyduj o formie opodatkowania – początkujący przedsiębiorcy zwykle wybierają podatek liniowy (19%) lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Liniowy opłaca się, gdy generujesz większe koszty, ryczałt – gdy masz ich niewiele, a przychody są przewidywalne.
- Zastanów się nad rejestracją VAT – jeśli współpracujesz głównie z firmami, często warto zarejestrować się jako podatnik VAT, by móc odliczać podatek od zakupów. Jeśli jednak obsługujesz osoby prywatne lub działasz na mniejszą skalę, rejestracja może być zbędna.
- Zgłoś się do ZUS – nie musisz tego robić osobno, bo dane z CEIDG automatycznie trafiają do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Warto jednak sprawdzić, z jakich ulg możesz skorzystać na start (np. ulga na start, mały ZUS).
- Załóż konto bankowe – nie zawsze jest to obowiązkowe, ale przydaje się do oddzielenia finansów prywatnych od firmowych. Banki oferują dziś darmowe konta firmowe z szybkim dostępem online, co znacznie ułatwia rozliczenia.
- Wskaż adres do rejestracji firmy – to jedna z ważniejszych decyzji. I właśnie na tym etapie wielu freelancerów staje przed dylematem – podać adres domowy, wynająć biuro czy może skorzystać z innego rozwiązania?
- al. Jana Pawła II 43A/37B, 01-001 Warszawa
- Adres do rejestracji firmy
- Adres do korespondencji
- Odbiór i skanowanie listów
- ul. Smulikowskiego 4A/21, 00-389 Warszawa
- Adres do rejestracji firmy
- Adres do korespondencji
- Odbiór i skanowanie listów
- Sala konferencyjna
Adres firmy – czy freelancer potrzebuje biura stacjonarnego?
Prawo wymaga, by każda firma miała adres rejestracyjny. Nie musi to być miejsce, w którym faktycznie wykonujesz swoją pracę, ale adres, pod którym możesz odbierać korespondencję i z którym będą się kontaktować urzędy.
💡Dla wielu freelancerów wynajem tradycyjnego biura nie ma sensu. Pracują z domu, kawiarni albo zdalnie z różnych miejsc na świecie. W takiej sytuacji idealnym rozwiązaniem jest wirtualne biuro, które umożliwia legalną rejestrację działalności bez konieczności wynajmu fizycznej przestrzeni.
Korzystając z oferty BiznesCentrum w Warszawie, freelancer może uzyskać prestiżowy adres w centrum stolicy, który wykorzysta do rejestracji JDG i na fakturach. Takie wirtualne biuro dostarcza również adres do korespondencji i przekazuje ją w wybrany sposób – np. poprzez skanowanie listów na e-mail. Dzięki temu nie trzeba się martwić, że ważny list z urzędu zaginie, gdy akurat pracujesz zdalnie poza miastem.
To rozwiązanie szczególnie popularne wśród osób, które chcą oddzielić życie prywatne od zawodowego. Rejestracja firmy pod adresem domowym sprawia, że dane właściciela stają się publiczne. Wirtualne biuro chroni prywatność i jednocześnie buduje bardziej profesjonalny wizerunek w oczach klientów i kontrahentów.
Zobacz też: Jak działa wirtualne biuro
ZUS, podatki i księgowość – co musi wiedzieć początkujący przedsiębiorca?
Po rejestracji JDG należy zgłosić się do ZUS jako płatnik składek. Na początku można skorzystać z preferencyjnych form opłacania ubezpieczeń – przez pierwsze 6 miesięcy tzw. ulga na start zwalnia z opłacania składek społecznych, a przez kolejne 24 miesiące obowiązuje mały ZUS. Dzięki temu obciążenia na początku działalności są naprawdę niewielkie.
Warto też wybrać sposób prowadzenia księgowości. Freelancer, który nie zatrudnia pracowników i nie generuje dużych kosztów, może prowadzić księgowość samodzielnie, korzystając z systemów online. Wystarczy kilka minut miesięcznie, by wystawić faktury i rozliczyć przychody. W miarę rozwoju działalności można powierzyć te obowiązki biuru rachunkowemu.
Świadomość podatkowa jest kluczowa. Trzeba pamiętać o comiesięcznych lub kwartalnych zaliczkach na podatek dochodowy, składkach ZUS i terminach rozliczeń. To brzmi skomplikowanie, ale większość spraw da się zautomatyzować – od wystawiania faktur po rozliczenia VAT.
Początkujący przedsiębiorcy często obawiają się kontaktu z urzędami, ale w praktyce większość spraw można dziś załatwić online. Systemy ePUAP czy CEIDG pozwalają składać wnioski, aktualizować dane i odbierać pisma elektronicznie. W połączeniu z wirtualnym biurem, które zajmuje się fizyczną korespondencją, tworzy to wygodne i nowoczesne zaplecze do prowadzenia biznesu bez biurokratycznego chaosu.
Jak legalnie (i wygodnie) prowadzić JDG – podsumowanie
Legalne prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej to nie bariera, lecz krok w stronę większej niezależności. Rejestracja firmy jest dziś szybka, a system ulg dla początkujących pozwala wystartować bez dużych kosztów. Ważne jest jednak, by od początku zadbać o kwestie formalne i wizerunkowe.
Freelancer, który wykorzystuje nowoczesne narzędzia i rozwiązania, od samego początku zyskuje komfort, oszczędność czasu i spokój. A to wszystko przekłada się na to, co we freelancingu najważniejsze – swobodę pracy i rozwój własnej marki.
Zapoznaj się z tym: Ulgi podatkowe JDG – co warto wiedzieć?
