Jeszcze kilka lat temu praca zdalna była wyjątkiem. Kojarzyła się głównie z branżą IT, freelancerami i elastycznymi startupami. Pandemia COVID-19 zmieniła ten obraz diametralnie. W odpowiedzi na nową rzeczywistość ustawodawca przygotował konkretne rozwiązania prawne, które w 2023 roku trafiły do Kodeksu pracy. Dziś, w 2025 roku, te przepisy nadal obowiązują i kształtują codzienność tysięcy firm i pracowników. Jakie regulacje mają zastosowanie? Co musi zapewnić pracodawca, a do czego ma prawo pracownik?
Nowe podejście do pracy zdalnej – co zmieniło się w Kodeksie pracy?
Od 7 kwietnia 2023 roku Kodeks pracy zawiera kompleksowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Zniknęła wcześniejsza, nieco nieprzystająca do rzeczywistości telepraca. W jej miejsce pojawiło się elastyczne i dopasowane do dzisiejszych realiów pojęcie „pracy zdalnej”. Pracownik może teraz wykonywać swoje obowiązki zawodowe całkowicie lub częściowo poza siedzibą firmy – najczęściej w domu – ale też w przestrzeni coworkingowej, kawiarni czy podczas wyjazdu. Warunek jest jeden: miejsce musi być uzgodnione z pracodawcą.
Zobacz też: Praca hybrydowa a prawo pracy – o czym pamiętać?
Jak dziś można pracować zdalnie? Rodzaje pracy zdalnej według przepisów
Kodeks pracy rozróżnia kilka form pracy zdalnej – każda ma swoje zasady i ograniczenia.
- Praca zdalna stała – pracownik może pracować zdalnie na stałe. Ustala to z pracodawcą już przy zawieraniu umowy lub w jej trakcie. W tym wariancie całość obowiązków wykonuje poza biurem – codziennie, regularnie, zgodnie z ustalonym zakresem zadań.
- Praca zdalna hybrydowa – czyli częściowa. Pracownik np. trzy dni w tygodniu pracuje z domu, a dwa – stacjonarnie. Ten model zdobywa szczególną popularność w firmach, które chcą łączyć elastyczność z budowaniem zespołu na miejscu.
- Praca zdalna na polecenie pracodawcy – tę formę zdalnej pracy dopuszcza się tylko w określonych, wyjątkowych sytuacjach. Chodzi np. o zagrożenie epidemiczne, stan nadzwyczajny czy katastrofę naturalną. Wtedy szef może wysłać pracownika do pracy z domu bez wcześniejszych uzgodnień.
- Praca zdalna okazjonalna – czyli taka, o którą pracownik prosi sam, maksymalnie na 24 dni w roku kalendarzowym. To rozwiązanie na potrzeby jednorazowe, np. z powodu choroby dziecka czy problemów z dojazdem. W tym przypadku pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia sprzętu ani pokrywania kosztów.
A skoro mówimy o obowiązkach przełożonego – o czym warto wiedzieć w tym zakresie?
Obowiązki pracodawcy – co musi zapewnić osobie pracującej zdalnie?
Praca zdalna nie oznacza, że pracodawca może umywać ręce i przestać się interesować warunkami pracy. Wręcz przeciwnie – przepisy bardzo jasno określają jego obowiązki.
Firma musi zapewnić pracownikowi narzędzia pracy – komputer, telefon, niezbędne oprogramowanie i dostęp do systemów. Powinna również pokryć koszty eksploatacyjne, czyli np. zużycie prądu czy internetu. Jeśli pracownik korzysta z własnego sprzętu, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny lub ryczałt – jego wysokość trzeba ustalić indywidualnie lub w regulaminie.
Pracodawca odpowiada także za bezpieczeństwo i higienę pracy zdalnej. Oczywiście nie może fizycznie kontrolować każdego mieszkania, ale musi zadbać o to, by warunki były zgodne z przepisami. Pracownik potwierdza to na piśmie, oświadczając, że jego domowe miejsce pracy spełnia wymogi BHP.
Istotna jest też kwestia ochrony danych – szczególnie w branżach, gdzie obraca się danymi wrażliwymi. Pracodawca powinien zadbać o odpowiednie procedury, szyfrowanie danych i dostęp tylko dla uprawnionych osób.
Dowiedz się więcej: Praca zdalna z zagranicy – kwestie prawne i podatkowe
Prawa pracownika – kto może wnioskować o pracę zdalną i kiedy pracodawca może odmówić?
Nie każdy może mieć przywilej pracy zdalnej, ale niektóre grupy mają do niej szczególne prawo. Pracownicy wychowujący dziecko do czwartego roku życia, osoby opiekujące się członkiem rodziny z niepełnosprawnością oraz kobiety w ciąży – to tylko niektóre przykłady. W takich przypadkach pracodawca może odmówić zgody tylko wtedy, gdy organizacja pracy lub rodzaj obowiązków rzeczywiście uniemożliwiają pracę zdalną.
W pozostałych sytuacjach decyzja zależy od uzgodnień między stronami. Pracownik może złożyć wniosek, ale pracodawca ma prawo odmówić bez podania szczególnego uzasadnienia – choć w praktyce coraz częściej szuka się kompromisów.
Praca zdalna a realne potrzeby biznesu – czy wystarczy domowy laptop?
Choć przepisy regulują kwestie formalne, praktyka pokazuje, że praca zdalna to znacznie więcej niż siedzenie przy laptopie w domu. Osoby samozatrudnione, freelancerzy i mali przedsiębiorcy często stają przed pytaniem: czy mogę zarejestrować firmę pod własnym adresem domowym?
Teoretycznie tak. Ale w praktyce pojawiają się trudności. Po pierwsze – prywatny adres trafia do CEIDG lub KRS i staje się publicznie dostępny. Po drugie – firmy działające w modelu zdalnym mogą potrzebować adresu do korespondencji, odbioru przesyłek czy reprezentacyjnej lokalizacji, którą mogą pochwalić się na stronie internetowej. Właśnie wtedy rozwiązaniem staje się biuro wirtualne.
- al. Jana Pawła II 43A/37B, 01-001 Warszawa
- Adres do rejestracji firmy
- Adres do korespondencji
- Odbiór i skanowanie listów
- ul. Smulikowskiego 4A/21, 00-389 Warszawa
- Adres do rejestracji firmy
- Adres do korespondencji
- Odbiór i skanowanie listów
- Sala konferencyjna
Wirtualne biuro w Warszawie – bezpieczne wsparcie dla zdalnych struktur pracy
Wynajem biura wirtualnego to idealna odpowiedź na potrzeby nowoczesnych firm pracujących zdalnie. Nie musisz inwestować w fizyczną przestrzeń ani wynajmować drogiego lokalu. Zamiast tego otrzymujesz realny adres w prestiżowej lokalizacji w Warszawie lub innym mieście, który możesz wykorzystać do rejestracji działalności i codziennej komunikacji z urzędami, kontrahentami czy klientami.
Wirtualne biuro to także obsługa korespondencji – zarówno odbiór listów, jak i ich skanowanie, przekazywanie czy archiwizacja. Dzięki temu możesz pracować z dowolnego miejsca, mając pewność, że nic ważnego Ci nie umknie.
W Biznes Centrum oferujemy kompleksowe pakiety dla jednoosobowych działalności, startupów i spółek. Dbamy o to, by każdy klient mógł prowadzić firmę zgodnie z przepisami – nawet jeśli cały zespół działa zdalnie. Co ważne, usługa wirtualnego biura wpisuje się w obowiązujące regulacje prawa pracy i wspiera formalną stronę prowadzenia biznesu w trybie zdalnym.
Przeczytaj także: Jak działa wirtualne biuro
Nowoczesna praca, nowoczesne rozwiązania
Praca zdalna na dobre wpisała się w polski rynek pracy. Pracownicy cenią elastyczność i komfort, a firmy – oszczędności i dostęp do szerszego rynku talentów. Ale by ta forma zatrudnienia działała zgodnie z prawem, trzeba znać obowiązujące zasady i potrafić je wdrożyć w praktyce.
Jeśli prowadzisz firmę zdalnie i szukasz profesjonalnego wsparcia w zakresie adresu rejestracyjnego i obsługi korespondencji – skorzystaj z naszej oferty wirtualnego biura w Warszawie. To rozwiązanie, które łączy wygodę z pełną zgodnością z przepisami.
