Proces rejestracji działalności może początkowo wydawać się skomplikowany, ale z każdym rokiem ulega coraz większej automatyzacji. Obecnie możliwe jest założenie firmy online bez konieczności wizyty w urzędzie. Kluczem do prawidłowego wypełnienia formalności jest zaplanowanie procesu. Dowiedz się, jak otworzyć własną działalność krok po kroku.
W Polsce powstaje coraz więcej działalności jednoosobowych i spółek. Ulgi na ZUS i możliwość odliczania podatku VAT od zakupów przyciągają osoby, które chcą spróbować sił w prowadzeniu własnego biznesu. Zakładanie działalności gospodarczej jest bezpłatne, dlatego coraz popularniejsza staje się forma współpracy na podstawie umowy B2B. Niekoniecznie musisz mieć pomysł na biznes, który wymaga dużych nakładów finansowych. Przedsiębiorcami zostają też osoby pracujące na freelansie, właściciele sklepów online opartych na dropshippingu czy usługodawcy, którzy nie potrzebują własnych lokali do prowadzenia działalności.
Zakładanie firmy — co należy wiedzieć na początek?
Zanim przejdziesz przez proces założenia firmy krok po kroku, warto sprawdzić, czy na dany biznes istnieje popyt. Musisz przemyśleć, czym wyróżnisz się wśród konkurencji oraz kto będzie Twoim potencjalnym klientem. Przy wprowadzaniu na rynek nowego produktu dobrą praktyką jest przetestowanie go na małej grupie osób — ich opinie pomogą dopracować pomysł do perfekcji. W przypadku biznesów lokalnych warto sprawdzić, czy okoliczny rynek nie jest przesycony w danej branży.
Kiedy już poznasz swoją grupę docelową i dopracujesz pomysł, pozostaje przejść do założenia działalności gospodarczej online. Pomoże Ci to w szybkim wypełnieniu i złożeniu formalności do odpowiednich urzędów. Jeśli chcesz zminimalizować koszty założenia firmy, nie musisz rejestrować działalności pod własnym adresem czy wynajmować lokalu – wystarczy wirtualne biuro w Warszawie będące znacznie tańszym rozwiązaniem idealnym dla freelancerów i posiadaczy biznesów online. Ważne, aby we wniosku o wpis do CEIDG zapisać lokalizację w odpowiedniej rubryce, czyli „adres do doręczeń”.
Właścicielami firmy w Polsce mogą zostać wyłącznie pełnoletni obywatele krajów członkowskich UE i Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Osoby posiadające obywatelstwo innych państw muszą uzyskać zezwolenie na stały pobyt, pobyt rezydenta długoterminowego UE lub pobyt czasowy w określonym celu.
Dowiedz się więcej:
- Jak przebiega założenie firmy przez cudzoziemca
- Jak założyć firmę e-commerce
- Jak założyć firmę sprzątającą
- Jak założyć firmę transportową
- Jak założyć spółkę z o.o.? Przewodnik krok po kroku
Przyszli przedsiębiorcy często zadają sobie pytanie, ile kosztuje założenie firmy. Rejestracja jednoosobowej działalności jest bezpłatna, ale w większości branż będziesz potrzebować mniejszej lub większej sumy na początkowe inwestycje m.in. w potrzebny sprzęt, stronę internetową czy materiały reklamowe.
Warto mieć zabezpieczenie finansowe, które pozwoli bez problemu opłacić składki i pokryć koszty prowadzenia działalności gospodarczej, zanim ta zacznie przynosić dochody. Jeśli nie posiadasz własnego kapitału, najlepiej poszukać możliwości uzyskania kredytu lub dotacji na założenie firmy.
O dofinansowania mogą ubiegać się także spółki, które z reguły wymagają poniesienia większych kosztów na start. W umowie pomiędzy wspólnikami określana jest kwota kapitału zakładowego. Należy pamiętać, że nie może zostać on pokryty środkami z kredytu na założenie firmy.
Zakładanie firmy online kontra zakładanie firmy w urzędzie
Coraz więcej spraw urzędowych można załatwić zdalnie, w tym rejestrację nowego przedsiębiorstwa. Pozwoli Ci to zaoszczędzić czas, którego osobom rozwijającym własny biznes zawsze brakuje. Nie musisz stać w kolejkach czy czekać na wprowadzenie danych do systemu przez urzędnika. Wniosek online możesz złożyć o każdej porze dnia, zamiast dostosowywać się do godzin otwarcia Urzędu Skarbowego. Proces zdalny wielu osobom wydaje się mniej skomplikowany, a dodatkowo jest bardziej ekologiczny.
Jednak niektórym może brakować możliwości zadawania pytań czy fachowego sprawdzenia formularza przez urzędnika. Osoby nieobeznane z technologią nadal wybierają tradycyjną formę zakładania działalności. Innych zniechęca konieczność wprowadzania danych osobistych w internecie. Co prawda, strony rządowe mają silne zabezpieczenia, ale ostrożności nigdy za wiele.
Warto pamiętać, że nie każde przedsiębiorstwo można zarejestrować online. Od niedawna funkcjonuje system S24 umożliwiający założenie części spółek w uproszczonym trybie, z gotowym wzorem umowy dla wspólników. Pozwala on zawiązać spółkę jawną, komandytową, z ograniczoną odpowiedzialnością i prostą spółkę akcyjną. Kolejnym etapem jest zarejestrowanie podmiotu w KRS, również z pomocą systemu S24. Tym sposobem można założyć jedynie proste spółki, które nie wymagają zawarcia w umowie nietypowych ustaleń.
Etapy zakładania i rejestrowania firmy
Jak zarejestrować działalność gospodarczą? Przede wszystkim, starannie i z głową. Nawyk planowania swoich działań krok po kroku sprawdza się w każdym aspekcie życia, a w przypadku zakładania firmy może uchronić Cię przed kosztownymi błędami i konsekwencjami prawnymi.
Przez pierwsze 12 miesięcy początkujący przedsiębiorca posiada tzw. prawo do błędu — o ile naruszenia w dokumentach nie są rażące, dostaje jedynie pouczenie i nakaz naprawienia szkód. Jednak jeśli urząd wykryje braki w formalnościach po upływie roku od otwarcia działalności, nie będzie już tak tolerancyjny. Lepiej zawczasu zadbać o obowiązkowe zezwolenia, zgłoszenia i składki.
Etap I: Planowanie i przygotowanie dokumentacji
Warto zacząć od stworzenia dokumentu, który przyda się bardziej Tobie niż jakiemukolwiek urzędowi — biznesplanu. Jest konieczny, jeśli planujesz ubiegać się o dofinansowanie lub pozyskać inwestorów. Podczas pisania biznesplanu będziesz mieć okazję do zaplanowania każdego aspektu swojej działalności — proponowanej oferty, jej wyróżników, prognozowanych przychodów i kosztów, liczby pracowników, strategii marketingowej itd.
Biznesplan nie jest obowiązkowy przy składaniu wniosku do rejestru CEIDG, ale warto go posiadać. Często stanowi załącznik do umowy podpisywanej przez wspólników zawiązujących spółkę.
Dokumenty wymagane do założenia firmy różnią się w zależności od jej rodzaju. Najłatwiej otworzyć jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) – wystarczy złożyć wniosek o wpis do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Poza tym w Polsce można rozpocząć działalność w formie:
- Spółki cywilnej, do której założenia wymagane jest co najmniej dwóch wspólników. Każdy odpowiada za zobowiązania finansowe po równo własnym kapitałem, ponieważ nie ma wymogu wnoszenia kapitału zakładowego.
- Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością — spółka z o.o. jest formą działalności gospodarczej, w której odpowiedzialność wspólników pozostaje ograniczona do wysokości wniesionych wkładów. Wymaga minimalnego kapitału zakładowego w wysokości 5 tysięcy złotych, a umowa spółki musi być zawarta w formie aktu notarialnego.
- Spółka akcyjna jest przeznaczona dla większych przedsięwzięć i wymaga minimalnego kapitału zakładowego w wysokości 100 tysięcy złotych. Tego typu firmy otwierane są najczęściej z zamiarem wejścia na giełdę. Statut spółki musi być sporządzony w formie aktu notarialnego, a akcjonariusze nie odpowiadają osobistymi finansami za zobowiązania spółki.
- Spółka jawna w prostocie zakładania przypomina jednoosobową działalność gospodarczą, jednak zawiązują ją minimum dwie osoby. Każdy wspólnik ma takie samo prawo do reprezentowania interesów spółki i w takim samym stopniu odpowiada własnym majątkiem za jej zobowiązania. Do założenia spółki jawnej zazwyczaj wystarczy prosta umowa pisemna, która nie wymaga udziału notariusza.
- Spółka partnerska jest przeznaczona dla osób wykonujących wolne zawody, jak lekarze, adwokaci czy architekci. Wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej. Każdy z partnerów odpowiada finansowo wyłącznie za swoje działania.
- Spółka komandytowa określa dwa rodzaje wspólników: komplementariuszy odpowiadających całym swoim majątkiem oraz komandytariuszy, których odpowiedzialność ogranicza się do wniesionego wkładu. Umowa spółki musi być sporządzona w formie aktu notarialnego.
- Spółka komandytowo-akcyjna łączy cechy spółki komandytowej i akcyjnej. Wymaga obecności minimum dwóch wspólników: komplementariusza i akcjonariusza. Minimalny kapitał zakładowy wynosi 50 tysięcy złotych, a umowa spółki musi być zawarta w formie aktu notarialnego.
Zarówno spółki, jak i jednoosobowe działalności, mogą na początku podjąć decyzję o rejestracji jako płatnicy podatku VAT. Dopiero w momencie przekroczenia przychodów rocznych w wysokości 200 tysięcy złotych wpisanie do rejestru płatników zaczyna być obowiązkowe. Wiele firm dokonuje wpisu wcześniej, ponieważ dzięki temu może odliczać podatek od towarów zakupionych na firmę oraz wystawiać faktury klientom będącym płatnikami VAT.
Etap II: Rejestracja w odpowiednich urzędach
Po wybraniu formy prawnej odpowiedniej dla Twojej działalności pora na założenie firmy online.
Jednoosobowa działalność gospodarcza
Większość przedsiębiorców decyduje się na otworzenie JDG, co wymaga wypełnienia formularza CEIDG-1 i podpisania go Profilem Zaufanym lub podpisem elektronicznym. W Urzędzie Skarbowym konieczne jest okazanie dowodu osobistego. Do wpisu warto od razu dołączyć wniosek o rejestrację w ZUS – ZUS ZZA, ZUS ZUA lub ZUS ZCNA w zależności od tego, ile składek chcesz płacić. Jeśli nie złożysz formularza jednocześnie ze wpisem do CEIDG, masz na to 7 dni od dnia otworzenia firmy.
Ważnym elementem wniosku jest kod Polskiej Klasyfikacji Działalności, który określa rodzaj wykonywanej działalności. Wyszukiwarkę kodów PKD znajdziesz na stronie Ministerstwa Rozwoju i Technologii. Nie musisz ograniczać się w kwestii ilości podawanych kodów, ale pamiętaj, aby pierwszy z nich dotyczył głównego obszaru Twojej działalności. Pozostałe mogą określać powiązane zadania lub usługi, które planujesz wykonywać dopiero w przyszłości.
Na oddzielnej podstronie możesz zarejestrować się jako płatnik VAT składając zdalnie formularz VAT-R. Do jego podpisania również potrzebujesz Profilu Zaufanego lub podpisu elektronicznego. W momencie przekroczenia kwoty przychodów 200 tysięcy złotych formularz musi już być złożony, dlatego uważnie kontroluj sprzedaż.
Spółka
Część spółek można założyć poprzez portal S24, gdzie dostępne są uproszczone akty założycielskie. Przy większych inwestycjach konieczne będzie sporządzenie umowy notarialnej, która ureguluje prawa i obowiązki wspólników. W przypadku spółek wymagających wniesienia kapitału zakładowego oświadczenie o jego pokryciu należy dostarczyć do Urzędu Skarbowego w terminie 7 dni od dnia rejestracji firmy. Z kolei w przeciągu 14 dni trzeba złożyć deklarację PCC-3 potwierdzającą uiszczenie podatku od czynności cywilnoprawnych, zgłoszenie NIP-8 i formularz VAT-R.
Etap III: Dokumentacja po rejestracji i rozpoczęcie działalności
Zdziwiło Cię, ile trwa założenie firmy? Możliwość złożenia wszystkich wniosków online znacznie ułatwia i przyspiesza cały proces. Jednak to dopiero początek comiesięcznych zobowiązań właściciela biznesu.
Warto oddać swoją księgowość w ręce profesjonalnego biura księgowego, które będzie pamiętać o wszystkich terminach, składkach i podatkach. Co miesiąc musisz płacić zaliczkę na podatek dochodowy i VAT, których wysokość zależy od Twoich zarobków. W tym celu należy prowadzić ewidencję sprzedaży oraz księgę przychodów i rozchodów, aby na ich podstawie składać do urzędu skarbowego comiesięczne rozliczenia. Rodzaj ewidencji uzależniony jest od wybranej formy opodatkowania.
Istnieje również możliwość prowadzenia księgowości uproszczonej. Nadal należy uzupełniać ewidencję VAT, ewidencję wyposażenia, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W przypadku posiadania pojazdu służbowego konieczne jest prowadzenie także ewidencji jego przebiegu. Księgowość uproszczona sprawdzi się w małych, jednoosobowych firmach i wiele osób prowadzi ją samodzielnie.
Etap IV: Początkowe formalności i zobowiązania
W teorii przy zakładaniu jednoosobowej firmy prawo nie nakłada na Ciebie innych zobowiązań niż opłacanie składek i terminowe przedstawianie rozliczeń. Jednak dużo zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Niektóre wymagają posiadania odpowiedniego zezwolenia lub koncesji. Najczęstszym przykładem jest konieczność uzyskania pozwolenia na sprzedaż alkoholu i papierosów.
Ile kosztuje założenie firmy? Chociaż zobowiązania finansowe nie są ściśle określone, zawsze warto posiadać poduszkę finansową przynajmniej na pierwsze kilka miesięcy prowadzenia działalności. Z początku firma prawdopodobnie nie będzie przynosiła dużych dochodów, a konieczność opłacania składek zdrowotnych czy czynszu za wynajem lokalu pozostanie. Zarejestrowanie przedsiębiorstwa pod wirtualnym adresem służącym jedynie otrzymywaniu poczty pozwoli Ci znacznie obniżyć koszty.
Osoby wchodzące w spółki określają swoje zobowiązania finansowe w umowie. Wspomniany kapitał zakładowy nie służy rozdysponowaniu na wydatki przedsiębiorstwa, a ma zabezpieczać akcjonariuszy w razie jego niewypłacalności. Dlatego warto rozważyć ubieganie się o dotację na założenie firmy oraz wyraźnie określić, jaki wkład finansowy wnosi każdy ze wspólników na początku działalności.
Etap V: Monitoring i ewentualne dostosowania
Posiadanie firmy wiąże się z ciągłym kontrolowaniem przychodów i wydatków. Na początku jest to szczególnie ważne, ponieważ w tym czasie łatwiej wprowadzić zmiany. Dzięki 12-miesięcznemu okresowi, w którym nowym przedsiębiorcom przysługuje prawo do błędu, możesz w porozumieniu z księgową testować różne rozwiązania. Raz w roku masz prawo do zmiany wybranej wcześniej formy opodatkowania.
Należy szczególnie zwracać uwagę, co można wrzucać w koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli dany zakup nie pasuje do charakteru Twojej firmy, zastanów się nad wpisaniem do CEIDG kolejnego kodu PKD. Można zmieniać je w dowolnym momencie, chociaż oczywiście lepiej zrobić to przed dokonaniem wspomnianego zakupu. Możesz rozliczyć także faktury obejmujące wydatki poniesione przed otworzeniem działalności, o ile wiązały się z jej założeniem.
Wielu przedsiębiorców uważa, że poradzi sobie samodzielnie z księgowością firmy. Rozliczanie podatków czy regularne uiszczanie płatności do odpowiednich urzędów nie jest trudne. Jednak przy natłoku obowiązków i ciągłych zmianach przepisów, warto poświęcić kilkaset złotych miesięcznie na współpracę z dobrym biurem księgowym. Zwłaszcza jeśli zaoszczędzisz na wynajmie lokalu decydując się na wirtualne biuro.
Po przeczytaniu powyższego poradnika z pewnością wiesz już, jak założyć własną firmę. Jeśli dopadną Cię wątpliwości, zawsze możesz skorzystać z bezpłatnych konsultacji oferowanych przez urzędy skarbowe. Podobną usługę proponują też biura księgowe, także dla klientów, którzy nie prowadzą u nich księgowości.
Proces zakładania firmy online w ostatnich latach uległ ogromnemu uproszczeniu, więc na pewno przejdziesz go bez problemu. Jeśli masz dobry pomysł na biznes, najlepiej z ułożonym biznesplanem, nie ma co zwlekać! Złóż wniosek do CEIDG, dołącz do grona przedsiębiorców i rozpocznij własną drogę do sukcesu.