Czasem wystarczy jedna pomyłka na fakturze, by urząd skarbowy zaczął zadawać zbyt wiele pytań. Choć na pierwszy rzut oka wszystkie faktury wyglądają podobnie, różnice między fakturą VAT a fakturą bez VAT są istotne – i mają bezpośredni wpływ na podatki, ceny i rozliczenia. Warto wiedzieć, jak je rozróżnić, kiedy można wystawić każdą z nich i co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorcy.
Czym właściwie jest faktura i po co się ją wystawia?
Faktura to dokument, który potwierdza sprzedaż towaru lub wykonanie usługi. To nie tylko papierowe (albo elektroniczne) potwierdzenie transakcji – to dowód księgowy, który ma znaczenie podatkowe. Na podstawie faktur przedsiębiorcy rozliczają swoje przychody, koszty i podatki.
W polskim prawie obowiązek wystawiania faktur wynika z ustawy o VAT. Jednak nie każdy przedsiębiorca musi naliczać podatek od towarów i usług. Stąd właśnie pojawia się rozróżnienie na faktury VAT i faktury bez VAT. Oba dokumenty potwierdzają sprzedaż, ale różnią się zakresem informacji i skutkami podatkowymi.
- Faktura VAT to dokument, który wystawia podatnik VAT – czyli przedsiębiorca zarejestrowany jako „czynny podatnik VAT”. Taka faktura pokazuje wartość netto, stawkę VAT i kwotę podatku.
- Z kolei faktura bez VAT to dokument dla osób lub firm zwolnionych z VAT, które nie doliczają tego podatku do ceny swoich produktów lub usług.
Kiedy mówimy o fakturze VAT, a kiedy o fakturze bez VAT?
Podstawowa różnica wynika z tego, czy sprzedawca jest podatnikiem VAT czynnym, czy zwolnionym. Jeśli prowadzi działalność gospodarczą, przekroczył ustawowy limit obrotów lub zrezygnował ze zwolnienia z VAT, musi wystawiać faktury VAT. Na dokumencie pojawi się wówczas stawka podatku – na przykład 23%, 8% czy 5% – oraz kwota brutto uwzględniająca ten podatek.
Faktura bez VAT występuje w dwóch sytuacjach. Pierwsza dotyczy zwolnienia podmiotowego – przedsiębiorcy, których roczny obrót nie przekroczył limitu 200 tysięcy złotych, mogą korzystać ze zwolnienia i nie doliczają podatku VAT do swoich usług. Druga sytuacja to zwolnienie przedmiotowe, które obejmuje konkretne rodzaje działalności, na przykład usługi medyczne, edukacyjne czy finansowe.
Dla klienta różnica jest prosta: przy fakturze VAT może on odliczyć podatek od towarów i usług, przy fakturze bez VAT – nie. Dla sprzedawcy natomiast różni się sposób rozliczania podatków i prowadzenia ewidencji.
Zapoznaj się z tym: Jak założyć wirtualne biuro?
Kto może wystawiać fakturę bez VAT?
Nie każdy przedsiębiorca musi rejestrować się jako podatnik VAT. Ustawa przewiduje kilka wyjątków, które pozwalają działać bez tego obowiązku. Najczęściej korzystają z niego mikrofirmy, freelancerzy i samozatrudnieni, którzy nie przekraczają wspomnianego limitu 200 tysięcy złotych przychodu rocznie. Dla nich faktura bez VAT to naturalny wybór – upraszcza rozliczenia i zmniejsza biurokrację.
Zwolnienie podmiotowe nie jest jednak dane raz na zawsze. Jeśli przedsiębiorca przekroczy limit obrotu, musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. W praktyce oznacza to konieczność doliczania podatku do każdej transakcji i prowadzenia rejestrów VAT.
Drugi rodzaj zwolnienia – przedmiotowy – zależy od charakteru działalności. Z VAT zwolnione są między innymi usługi w zakresie edukacji publicznej, opieki zdrowotnej, finansów czy ubezpieczeń. W takim przypadku przedsiębiorca może wystawiać faktury bez VAT niezależnie od wysokości obrotów.
Warto też wiedzieć, że nawet jeśli ktoś jest zwolniony z VAT, wciąż ma obowiązek wystawiania faktur na żądanie klienta. Dokument ten będzie jednak prostszy – nie zawiera pozycji dotyczących podatku ani numeru NIP nabywcy, jeśli nie jest on przedsiębiorcą.
- al. Jana Pawła II 43A/37B, 01-001 Warszawa
- Adres do rejestracji firmy
- Adres do korespondencji
- Odbiór i skanowanie listów
- ul. Smulikowskiego 4A/21, 00-389 Warszawa
- Adres do rejestracji firmy
- Adres do korespondencji
- Odbiór i skanowanie listów
- Sala konferencyjna
Co zawiera faktura VAT, a co faktura bez VAT?
Na pierwszy rzut oka obie faktury wyglądają dość podobnie – mają dane sprzedawcy i nabywcy, daty, numerację i opis sprzedanych towarów lub usług. Różnice widać dopiero w szczegółach.
Faktura VAT musi zawierać:
- numer identyfikacji podatkowej (NIP) wystawcy,
- stawkę VAT dla każdej pozycji,
- wartość netto,
- kwotę podatku,
- kwotę brutto.
To właśnie ten podział na netto i brutto sprawia, że faktura VAT jest tak precyzyjna. Dodatkowo trzeba na niej podać numer faktury, datę sprzedaży, datę wystawienia i dokładny opis transakcji.
Faktura bez VAT jest prostsza. Nie ma w niej stawki ani kwoty podatku. Wystawca nadal musi umieścić swoje dane, numer faktury, opis usługi i wartość sprzedaży, ale zamiast rubryk z VAT-em wpisuje zazwyczaj dopisek: „sprzedaż zwolniona z podatku VAT” albo „zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”.
Niektórzy przedsiębiorcy traktują ten brak kolumn z podatkiem jako zaletę – mniejsza szansa na błąd i mniej formalności. Warto jednak pamiętać, że również faktury bez VAT trzeba numerować i przechowywać tak samo jak faktury VAT. Urząd skarbowy może ich zażądać przy kontroli.
Dowiedz się więcej: Wirtualne biuro dla JDG (jednoosobowej działalności gospodarczej)
Jak rodzaj faktury wpływa na rozliczenia i podatki?
Faktura VAT i faktura bez VAT różnią się nie tylko wyglądem, ale też skutkami finansowymi. W przypadku faktury VAT przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów, a nabywca – do pomniejszenia swojego zobowiązania o kwotę VAT wykazaną na fakturze.
Dla firm będących podatnikami VAT to codzienna praktyka: kwota podatku przechodzi z jednej strony na drugą. Dla przedsiębiorcy zwolnionego z VAT sytuacja jest prostsza, ale mniej korzystna pod względem kosztów – nie może on odliczać VAT od zakupionych towarów czy usług, więc w praktyce płaci więcej za te same produkty.
Z drugiej strony, brak obowiązku rozliczania podatku VAT oznacza mniej formalności, prostsze deklaracje i niższe koszty obsługi księgowej. Dla wielu freelancerów, małych firm usługowych czy początkujących przedsiębiorców to realna oszczędność czasu i pieniędzy.
Warto też pamiętać, że rodzaj faktury wpływa na postrzeganie firmy. Niektóre duże podmioty preferują współpracę z czynnymi podatnikami VAT, bo wtedy mogą odliczyć podatek. W relacjach B2C ta kwestia zwykle nie ma znaczenia – liczy się ostateczna cena brutto.
Wirtualne biuro a obsługa faktur i rozliczeń
Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca wystawia faktury VAT, czy faktury bez VAT, potrzebuje miejsca, gdzie może bezpiecznie przechowywać dokumenty i odbierać korespondencję urzędową. Właśnie w tym pomaga wirtualne biuro – z tej usługi korzysta coraz więcej firm, także w Polsce.
W Biznes Centrum oferujemy adres do rejestracji firmy w Warszawie, obsługę korespondencji, powiadomienia e-mail o nowych listach i wsparcie administracyjne. To rozwiązanie, które porządkuje sprawy formalne i pozwala skupić się na prowadzeniu biznesu. Z punktu widzenia osób zwolnionych z VAT – na przykład freelancerów, konsultantów czy trenerów – to ogromne ułatwienie. Nie muszą wynajmować biura, by prowadzić działalność pod prestiżowym adresem i odbierać pisma z urzędu czy banku.
Dla przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT wirtualne biuro również ma znaczenie. Pomaga zachować porządek w dokumentach i umożliwia bezproblemowe przekazywanie faktur do biura rachunkowego. Zadbany adres, dobra organizacja i szybki dostęp do dokumentów zwiększają wiarygodność firmy.
Wirtualne biuro to też spokój w kwestiach podatkowych – korespondencja z urzędu nie zaginie, a przedsiębiorca ma pełną kontrolę nad obiegiem informacji. Właśnie dlatego coraz więcej osób decyduje się prowadzić firmę w ten sposób, zwłaszcza gdy nie potrzebują fizycznej przestrzeni do pracy.
Zobacz też: Jak działa wirtualne biuro
