Siedziba firmy w mieszkaniu może wiązać się z kosztami oraz koniecznością udokumentowania tego faktu odpowiednim organom. Jak wygląda sprawa biura w domu a kosztów prowadzenia firmy w miejscu zamieszkania oraz kiedy i czy trzeba zgłaszać działalność gospodarczą w domu?
Opłata za wynajęcie lokalu pod działalność gospodarczą to niemały wydatek. Dlatego dla części przedsiębiorców bardziej opłacalną opcją jest prowadzenie firmy wewnątrz nieruchomości stanowiących ich własność: budynków, domu, mieszkania lub nawet jednego pomieszczenia, wydzielonego specjalnie w tym celu. Niektórzy decydują się nawet na założenie siedziby firmy w domu rodziców.
Wady prowadzenia firmy w domu pod kątem kosztów
Prowadzenie działalności gospodarczej w swoim domu z pewnością może obniżyć wydatki i odciążyć nieco przedsiębiorcę, pod warunkiem że weźmiemy pod uwagę również koszty takiego przedsięwzięcia. A te mogą w określonych warunkach stanąć na przeszkodzie.
Siedziba firmy w domu a koszty
Przedsiębiorca dostosowujący dom, mieszkanie lub wydzielone pomieszczenie się dla celów prowadzenia firmy musi zrobić rozeznanie w dwóch, istotnych kwestiach, które mogą mieć wpływ na wyższe opłaty.
Po pierwsze należy określić zapotrzebowanie na energię elektryczną, zaplanować ewentualne założenie dodatkowych liczników prądu, zgłosić działalność u dostawcy. Po drugie trzeba zorientować się, czy na powierzchni, która będzie wykorzystywana pod działalność, zachodzi konieczność zastosowania zmiany sposobu użytkowania z mieszkalnej na gospodarczą. Ma to wpływ na podatek od nieruchomości.
Działalność w domu a koszty energii
Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność w domu, powinni zmienić swoją grupę taryfową z G na C lub B (A przeznaczona jest dla ogromnych zakładów, więc raczej nie dotyczy domowych firm), w zależności od zapotrzebowania. Grupa C oznacza sieci niskiego napięcia, B średniego.
Małym biznesom dostawcy najczęściej proponują dołączenie do dedykowanej grupy Cx (C11, C12a, C12b, C12w czy C13).
Zobacz też: Firma w domu a prąd — taryfy i koszty
Nie zmienia to jednak faktu, że wiąże się to z wyższymi rachunkami. Właściciele, którzy na potrzeby firmy wyznaczają jedynie część nieruchomości, nie muszą zmieniać grupy taryfowej w całości budynku. Istnieje możliwość założenia osobnego licznika, na przykład w pokoju przeznaczonym na biuro, podczas gdy reszta pomieszczeń mieszkalnych liczona jest według grupy G. Właściciel biznesu, który nie chce zwiększać opłat za prąd, może rozważyć stosunkowo nową usługę przeniesienia adresu, szczególnie opłacalną w dużych miastach. Wirtualne biuro w Warszawie, bo o nim mowa, daje możliwość zarejestrowania działalności poza miejscem zamieszkania, nawet jeśli wykonujemy całą pracę w domu.
Firma w mieszkaniu a podatek od nieruchomości
Jeżeli przystosowanie nieruchomości bądź pomieszczenia na potrzeby firmy wymaga zmiany sposobu ich użytkowania z mieszkalnego na gospodarczy, przedsiębiorca musi zgłosić to w urzędzie gminy bądź miasta. Jest to podstawa do nowego wyliczenia podatku od nieruchomości.
Zobacz również: Wirtualne biuro a urząd skarbowy – na co należy zwrócić uwagę?
Wyższego podatku nie zapłacimy, jeśli przeznaczona powierzchnia nie zostanie zmieniona pod kątem sposobu użytkowania, czyli nie jest konieczne wprowadzenie modyfikacji na potrzeby bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, bezpieczeństwa i higieny pracy, zdrowotnego, sanitarnego czy środowiskowego.
Koszty związane z prowadzeniem firmy w domu a w biurze — analiza i porównanie
Można więc mniej więcej porównać koszty prowadzenia działalności gospodarczej w biurze i w domu. To pierwsze przede wszystkim wiąże się z koniecznością opłaty za wynajem powierzchni biurowej. Ceny wahają się od kilkudziesięciu do ponad stu złotych za metr kwadratowy. W zależności od miejscowości, lokalizacji, rodzaju budynku, standardu, a także tego, czy pomieszczenie należy wyremontować, umeblować czy może jest gotowe do użytkowania od momentu podpisania umowy.
Dowiedz się więcej: Siedziba firmy w domu a koszty. Wszystko, co musisz wiedzieć
Do opłat za biuro trzeba doliczyć koszty eksploatacji, koszty serwisowania, a w niektórych przypadkach także dodatkowe koszty wynajmu miejsc parkingowych. Wynajmujący musi również zapłacić kaucję, przeważnie za kilka miesięcy z góry. Oczywiście do tego wszystkiego dochodzą opłaty za media.
Prowadząc działalność w domu jedynymi dodatkowymi kosztami są wyższe rachunki za energię elektryczną oraz ewentualny podatek od nieruchomości. Wydaje się więc, że takie rozwiązanie jest tańsze aniżeli utrzymanie biura. Nie należy zapominać także o tym, że koszty prowadzenia firmy w domu możemy odliczyć od podatku.
Ostatnio coraz popularniejsza jest trzecia forma, czyli wirtualne biuro. To wygodne wyjście pomiędzy wynajęciem fizycznej przestrzeni a przeniesieniem firmy do domu. Dla przykładu cena wirtualnego biura w Warszawie jest znacznie niższa niż miesięcznych koszt użytkowania klasycznych pomieszczeń dla firm w stolicy.
Wpływ prowadzenia firmy w domu na podatki i opłaty lokalne
Fakt używania własnego domu czy jego części dla prowadzenia działalności gospodarczej może wiązać się z wyższym podatkiem od nieruchomości. Jak wspomnieliśmy już wcześniej, jeżeli mieszkanie, dom jednorodzinny czy wykorzystywane pomieszczenie wymagają wprowadzenia istotnych modyfikacji i przestają być użytkowane jako mieszkalne, podatek idzie w górę.
Sprawdź: Jak określić właściwy urząd skarbowy dla VAT i PIT
Stawki za 1mkw. w przypadku powierzchni mieszkalnych nie mogą przekroczyć 1,00 zł. Natomiast w przypadku gospodarczych mogą sięgać 28,78 zł za 1mkw. Przepisy określają jedynie maksymalną kwotę. To, ile dokładnie zapłacimy za metr, pozostaje w gestii urzędu gminy bądź miasta. Pod uwagę bierze się jedynie powierzchnię przeznaczoną pod działalność. Czyli jeśli wydzielimy w tym celu jeden pokój lub garaż, to tylko one podlegają wyższemu podatkowi.
Metody obniżania kosztów związanych z prowadzeniem firmy w domu
Prowadząc firmę w domu, dysponujemy kilkoma metodami obniżenia kosztów. Sprzymierzeńcem właściciela biznesu jest to, że część wydatków można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności.
Dowiedz się więcej: Wirtualne biuro a VAT – najważniejsze informacje
Czynsz, internet, energia elektryczna zużyta w czasie pracy, woda, a nawet odsetki kredytu. Rzecz jasna podatnik może odliczyć jedynie koszty poniesione w zakresie prowadzonej działalności. Jeśli dla firmy wyznaczono jedynie fragment nieruchomości, należy proporcjonalnie rozkładać rzeczone koszty.
Strategie optymalizacji kosztów w prowadzeniu firmy w domu
Prowadzenie działalności gospodarczej w domu może być opłacalne, o ile nie zapomnimy o kilku, niezwykle istotnych sprawach. Na pewno warto zastanowić się już na początku, czy nasza działalność wymaga modyfikacji pomieszczeń do tego stopnia, że utracą one swoje mieszkalne zastosowanie. Być może wcale nie i spokojnie możemy świadczyć usługi firmy z salonu czy gabinetu. Nie zapłacimy wtedy wyższego podatku od nieruchomości.
Jeżeli na cele działalności wyznaczamy tylko część domu lub mieszkania, dobrze zamontować tam osobny licznik prądu, a nawet pokusić się o alternatywne, tańsze źródło energii elektrycznej tylko dla tego pomieszczenia. Wszystko po to, by obniżyć rachunki za prąd.
Zawsze należy też zwrócić uwagę na to, jakie opłaty możemy odliczyć od podatku w ramach kosztu uzyskania przychodów.