Inflacja, rosnące koszty zatrudnienia i energii sprawiły, że coraz więcej przedsiębiorców wprowadza plan oszczędnościowy w firmie. Wszystko po to, by zachować płynność finansową. Przedstawiamy krótki przegląd sprawdzonych wskazówek, które pomogą Ci efektywniej zarządzać firmowym budżetem. W niepewnych czasach każdy pomysł na oszczędności w firmie jest wart rozważenia.
Jak oszczędzać w firmie – gdzie ich szukać?
Dopięcie comiesięcznego budżetu będzie prostsze, jeśli zweryfikujesz koszty i wydatki, jakie ponosisz. Oto obszary, które należy wziąć pod lupę, szukając dla swojego przedsiębiorstwa dodatkowych środków finansowych:
- energia – istnieje sporo sposobów, by ograniczyć zużycie energii. Do najbardziej oczywistych należy wymiana żarówek na energooszczędne o dłuższej żywotności czy korzystanie z listew zasilających, które pozwolą jednym przyciskiem wyłączyć wszystkie sprzęty po skończonej pracy. Dobrym patentem jest także montowanie czujników ruchu w korytarzu, na klatce schodowej czy w toalecie. Upewnij się też, że korzystasz z takiej taryfy prądu, która generuje dla Twojego biznesu największe oszczędności;
- świadczenia pracownicze – potrzeby pracowników ewoluują, dlatego karnety na siłownię lub atrakcyjne ubezpieczenia zdrowotne już nie są dla nowo zatrudnionych tak ważne – sprawdź więc, czy w ogóle opłaca się utrzymywać obecne benefity, a może lepiej zamienić je na coś innego (np. dodatkowy urlop w dniu urodzin pracownika);
- stan zatrudnienia – same koszty całkowite zatrudnienia pracownika są coraz wyższe, dlatego każde nowe stanowisko pracy powinno powstawać z rozwagą – może wystarczy tylko poprawić efektywność obecnego zespołu? Zwalnianie lojalnych i dobrych pracowników nigdy nie powinno być pretekstem do szukania oszczędności w firmie, ale należy pamiętać, że osoby działające w pewnych branżach (np. IT czy księgowość) z reguły prowadzą własne działalności gospodarcze i nie potrzebują umowy o pracę, jest to więc z punktu widzenia Twojej firmy korzystniejsze finansowo;
- outsourcing – nie musisz zatrudniać księgowej czy programisty, możesz zlecać obsługę księgową lub informatyczną na zewnątrz; jeśli prowadzisz firmę budowlaną, też możesz niektóre prace zlecić podwykonawcy. Takie delegowanie zadań to oszczędność dla budżetu niejednego przedsiębiorcy;
- reklama i marketing – zweryfikuj, które kanały dotarcia do klientów przynoszą Ci realny zysk; jeśli współpracujesz z kimś z zewnątrz, poproś o raport. Na tej podstawie ocenisz, czy w Twoim przypadku lepiej działają reklamy na Facebooku, czy na przykład w Google’u, a może efektywniejsze są banery lub po prostu ulotki;
- szkolenia – podnoszenie kwalifikacji pracowników może przyczynić się do wzrostu ich efektywności. Dzięki szkoleniom będą lepiej zarządzać dostępnymi zasobami, będą skuteczniej realizować cele produkcyjne, co pozwoli oszczędzać nie tylko środki, ale i czas, a jak wiadomo: czas to też pieniądz;
- materiały biurowe – warto w firmie ograniczyć ich zużycie. Zwróć szczególną uwagę na papier, bo jego ograniczenie może poskutkować też mniejszym zapotrzebowaniem na tusze do drukarki. Dobrze jest wprowadzić odgórne zasady mówiące o tym, co można drukować, a co nie, zachęcając jednocześnie pracowników do jak najczęstszego korzystania z plików online;
- podróże służbowe – paliwo wciąż zaskakuje swoją ceną, niestety nieprzyjemnie, w tej sytuacji warto możliwie jak największą liczbę spotkań przeprowadzać zdalnie lub wybierać alternatywne środki transportu, na przykład kolej;
- optymalizacja podatkowa – nie można również zapomnieć o oszczędnościach, jakie powstają na skutek różnych działań (zgodnych z prawem) zmierzających do obniżenia podatków. Czasem wystarczy zmiana formy opodatkowania, skorzystanie z dostępnych ulg finansowych, zmiana rozliczenia z miesięcznego na kwartalne, amortyzacja, przejście z jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę z o.o. lub komandytową, by portfel stał się nieco cięższy. Możliwości, by płacić fiskusowi mniej, jest naprawdę wiele – warto jednak zawsze taką optymalizację podatkową skonsultować z ekspertem.
Zobacz też: Firma w domu a prąd — taryfy i koszty
Od czego najlepiej zacząć oszczędzanie w firmie?
Każde działanie najlepiej zacząć od planu. W tym celu zbierz wszystkie dotychczasowe koszty, jakie ponosisz w firmie – od wynagrodzeń przez rachunki aż po materiały biurowe. Zobacz, na co wydajesz relatywnie dużo. W ten sposób znajdziesz potencjalne źródło oszczędności. Oczywiście należy tu kierować się zdrowym rozsądkiem i celami biznesowymi, tak aby nie obniżyć jakości świadczonych usług lub oferowanych produktów. Jeśli zastanawiasz się, jak oszczędzać prąd w firmie, to nie sztuką będzie ograniczenie działania maszyn, gdy przez to Twoje wyroby będą robione w pośpiechu i bez troski o detale. Więcej na tym stracisz, niż zyskasz.
Sprawdź: Jak wybrać najlepsze wirtualne biuro dla swojej firmy
Bardzo ważne w firmie jest również edukowanie pracowników w kwestii ponoszonych przez przedsiębiorstwo kosztów. Uświadamianie to już połowa sukcesu. Należy uwrażliwić zatrudnioną kadrę na to, jak użytkują energię elektryczną, wodę czy materiały biurowe.
Dodatkowe sposoby na oszczędności w firmie
Jeśli zastanawiasz się jeszcze, jak oszczędzać energię w firmie, gdy ceny prądu rosną, to sprawdź ustawienia swojej klimatyzacji, tak aby temperatura nie była zbyt niska. Możesz również wymienić urządzenia w biurze (np. zmywarkę, drukarkę itp.) na te o wyższej klasie energetycznej. Taka inwestycja w dłuższej perspektywie może Ci zagwarantować niższe rachunki i na pewno się zwróci.
Przeprowadź również analizę wydatków na internet i telefon. Czasem sporo zaoszczędzisz, zmieniając dostawców usług. Sprawdź dostępną na rynku ofertę, która cały czas się zmienia na korzyść przedsiębiorców. To, co zagwarantował Ci 3 lata temu jeden operator, dzisiaj możesz otrzymać 30% taniej u innego.
Jeżeli wynajmujesz biuro, zastanów się, czy masz adekwatny do swoich potrzeb metraż. Może niektóre pomieszczenia są zagracone, a w niektórych siedzi tylko jedna osoba, więc wystarczyłby mały porządek i przemeblowanie, aby odkryć dodatkową przestrzeń na wynajem? Może część pracowników pracuje zdalnie lub hybrydowo i nie ma sensu, by 5 biurek stało pustych, skoro wystarczą 2 na rotacyjne przyjazdy do biura? W ten sposób stworzysz dodatkowe możliwości dla podnajmu.
Jeżeli chodzi o biuro, innym sposobem, by sporo zaoszczędzić, jest zamiana metrażu na mniejszy. Oczywiście pod warunkiem, że ma to swoje uzasadnienie. Możesz też sprawdzić, czy w okolicy nie ma tańszej oferty najmu o podobnym standardzie. Jeśli nowe biuro miałoby się znajdować 500 metrów od obecnego, to raczej nie powinno to stanowić zbyt dużej niedogodności dla Ciebie i Twoich pracowników. Jeśli jesteś freelancerem, warto rozważyć opcję wirtualnego biura w Warszawie, która może okazać się dla Twojego biznesu ciekawą alternatywą „wynajmu”.
Zobacz również: Dla kogo wirtualne biuro jest idealnym rozwiązaniem
Wirtualne biuro jako sposób na oszczędzanie w firmie
Czym jest wirtualne biuro? Jednoosobowe działalności gospodarcze (ale nie tylko) mogą w łatwy sposób zoptymalizować wydatki swojej firmy poprzez skorzystanie z wirtualnego biura zamiast wynajmowania specjalnej powierzchni biurowej. Cała inicjatywa polega na wynajęciu samego adresu bez konieczności fizycznego użytkowania lokalu. Taki adres można bez problemu wykorzystać podczas rejestracji firmy czy zgłaszania się jako płatnik VAT. Wirtualne biura znajdują się zwykle w atrakcyjnej lokalizacji, np. samym centrum miasta, dzięki czemu wzrasta prestiż przypisanej do danego adresu firmy.
Dowiedz się więcej: Wirtualne biuro dla JDG (jednoosobowej działalności gospodarczej)
Wynajem standardowego lokalu użytkowego dla samozatrudnionego wiąże się z wydatkiem kilkuset złotych miesięcznie, a koszt wirtualnego biura zaczyna się już od kilkudziesięciu złotych. Na przykład cena wirtualnego biura w Warszawie – opłaconego za 6 miesięcy z góry w najtańszym wariancie – wynosi kilkaset złotych. Za taką sumę prawdopodobnie nie uregulujesz miesięcznego czynszu w centrum dużego miasta. Oszczędność jest więc widoczna gołym okiem.