Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga spełnienia wielu formalności. Podstawą jest rejestracja firmy, czyli złożenia wniosku do CEIDG. Już na tym etapie może pojawić się problem związany z adresem oraz miejscem prowadzenia biznesu. Zastanawiasz się, czy jest możliwe użyczenie lokalu na działalność gospodarczą od bliskich? Przyjrzyjmy się bliżej takiemu rozwiązaniu.
Definicja i istota umowy użytkowania części lokalu na działalność gospodarczą
Każdy przedsiębiorca, który wypełnia wniosek do CEIDG, musi wskazać adres do doręczeń korespondencji oraz miejsce wykonywania obowiązków firmowych. Wynika to z obowiązujących w Polsce przepisów. Jeśli firma działa mobilnie albo ma kilka oddziałów lub filii – trzeba to również zaznaczyć. Na tym etapie nie jest jeszcze konieczna umowa użyczenia lokalu mieszkalnego na cele działalności czy też akt własności na daną nieruchomość. Mimo wszystko o taki dokument może poprosić urząd skarbowy.
Z jakiego tytułu powinna być zawarta umowa dotycząca danej nieruchomości lub lokalu? Wszystko zależy od tego, w jakim miejscu jest zarejestrowana działalność. Jedno jest pewne: zawarcie umowy jest konieczne, aby dopełnić formalności i nie mieć problemów z instytucjami publicznymi nadzorującymi przedsiębiorców.
Sprawdź: Czy umowę użyczenia mieszkania trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego
Dla osób, które mają tytuł prawny do mieszkania, wystarczy wypis z księgi wieczystej. W przypadku wynajmowanego lokalu – umowa między dwoma podmiotami. Może to być też decyzja administracyjna lub inna forma pisemnej zgody.
Nie ma też żadnych ograniczeń co do zarejestrowania firmy w wynajmowanym mieszkaniu. Konieczna jest wtedy zgoda właściciela i spisanie stosownego dokumentu. Dla urzędu skarbowego może to być również umowa użyczenia lokalu od rodziców, jeśli siedziba firmy mieści się w ich domu. W każdym przypadku udostępnienie mieszkania może odbyć się w całości lub tylko w jej części.
Co ciekawe, jeśli wykonujesz pracę mobilną lub nie chcesz rejestrować swojej działalności w swoim mieszkaniu, masz wiele możliwości. Jedną z nich jest wirtualne biuro w Warszawie. To adres, który oficjalnie widnieje w dokumentach i ma do niego dostęp każdy Twój klient.
Firmy proponują udostępnienie swoich usług obejmujących np. odbieranie korespondencji. To rozwiązanie jest coraz popularniejsze wśród przedsiębiorców. Kolejną opcją jest użyczenie przestrzeni przez rodzeństwo, rodziców czy innych osób z rodziny.
Warunki i zasady zawarcia umowy użytkowania części lokalu
Umowa użyczenia lokalu do prowadzenia działalności gospodarczej, jak sama nazwa wskazuje, upoważnia do nieodpłatnego korzystania z wydzielonej przestrzeni. Może mieć charakter określony lub nieokreślony.
Według ustawy o podatku od spadku i darowizn, za najbliższą rodzinę uznaje się:
- małżonka, zstępnych, wstępnych, pasierbów, zięcia, synową, rodzeństwo, ojczyma, macochę i teściów,
- zstępnych rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, zstępnych i małżonków pasierbów, małżonków rodzeństwa i rodzeństwo małżonków, małżonków rodzeństwa małżonków, małżonków innych zstępnych.
Jeżeli przedsiębiorca za darmo otrzymuje lokal do celów prowadzenia swojej działalności, nie wiąże się to z dodatkowymi formalnościami. Jeśli jednak właścicielem jest osoba niespokrewniona, to prawo podatkowe traktuje oszczędność jako przychód z działalności gospodarczej, który trzeba rozliczyć.
Dowiedz się więcej: Czy i kiedy konieczna jest zgoda małżonka na prowadzenie działalności gospodarczej w domu
Nie ma określonego wzoru, jak ma wyglądać umowa użyczenia lokalu. Jak wypełnić, aby jasno wskazywała ona najważniejsze zasady? Wskaż precyzyjnie strony umowy oraz opisz jej przedmiot. W przypadku lokalu będzie to oczywiście adres, a także powierzchnia i liczba pomieszczeń.
Konieczne jest uwzględnienie, w jakim stanie technicznym jest dana nieruchomość. Wskaż też określenie czasu trwania umowy oraz koszty związane z eksploatacją. W związku z tym, że użyczenie nie wiąże się z przychodem dla właściciela, nie trzeba pisać o prawie do pobierania wynagrodzenia. Sporządź dwa egzemplarze i zbierz podpisy dla każdej ze stron parafujących dokument.
Obowiązki i prawa stron umowy użytkowania części lokalu
Ze względu na to, że umowa nieodpłatnego użyczenia lokalu nie ma na celu korzyści finansowych, nie ma zbyt wielu obowiązków i praw po stronie użyczającego. Oczywiście warto porozmawiać z właścicielem, co zrobić w przypadku zniszczenia jego mienia lub zatajenia wad przejmowanych nieświadomie przez przedsiębiorcę.
Nie ma jednak konieczności ponoszenia kosztów związanych z naturalnym zużyciem wynikających jednocześnie z właściwego użytkowania lokalu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Użyczający nie musi też płacić podatku dochodowego od osób fizycznych, bo nie pobiera korzyści finansowych.
Trzeba jednak ustalić konkretne zasady użytkowania lokalu zgodnie z jego przeznaczeniem. Właściciel powinien zostać poinformowany, jaki jest charakter prowadzonej działalności. Obowiązkiem biorącego jest ponoszenie kosztów związanych z utrzymaniem lokalu. Opłaty mogą obejmować media takie jak woda, energia, internet czy gaz. Przyda się też zapis, w którym jest jasno wskazane, że nie można przekazywać przestrzeni do użytkowania na rzecz osób trzecich.
Możliwe konsekwencje prawne w przypadku naruszenia umowy użytkowania części lokalu
Mimo że używanie lokalu jest darmowe, mogą powstać pewne roszczenia. Termin ich przedawnienia to rok od momentu zwolnienia metrażu i zwrócenia go właścicielowi. Szczegóły znajdują się w Kodeksie Cywilnym, a konkretniej w artykule 719. Użyczający może złożyć roszczenie o naprawienie szkody za uszkodzenie lub pogorszenie mienia.
Jeśli dojdzie do naruszenia umowy, np. biorący korzysta z lokalu w niewłaściwy sposób, użyczający ma prawo zażądać od niego zaprzestania takich działań.
Wskazówki dotyczące zawierania i egzekwowania umowy użytkowania części lokalu
Przedsiębiorcy, którzy będą ponosili opłaty eksploatacyjne, mogą je rozliczyć jako koszty w rozliczeniu z urzędem skarbowym.
Pamiętaj też, że jeśli lokalem zarządza osoba niezwiązana z Twoją rodziną (wypisana powyżej) to Twoje oszczędności związane z brakiem kosztów za wynajem, traktowane są jako zysk. Skutkuje to zaistnieniem tzw. obowiązku podatkowego wobec państwa.
Według prawa podatkowego niezwykle ważne jest też oszacowanie wartości umowy. Brak dopełnienia tej formalności może wiązać się z wezwaniem do fiskusa, zażądaniem uregulowania należności, a nawet innymi, poważniejszymi konsekwencjami. Każda sytuacja rozpatrywana jest indywidualnie.
Sposób rozwiązania umowy powinien być jasno wskazany w podpisanych przez strony dokumentach. Czasem warto wprowadzić też zapis o natychmiastowym ustaniu praw i obowiązków na każde żądanie użyczającego, bez okresu wypowiedzenia. Bez takiej klauzuli zakończenie umowy musi wynikać z konkretnych przesłanek (powodów), jakie wykaże właściciel posesji.