Nie od dziś wiadomo, że świat biznesu ewoluuje. Zmiany w ciągu ostatnich lat sprawiły, że wielu – zarówno początkujących, jak i doświadczonych przedsiębiorców, zastanawia się nad przeniesieniem adresu swojej działalności do wirtualnego biura. Często jednak zupełnie niepotrzebnie obawiają się urzędu skarbowego. Dowiedz się, jak w rzeczywistości, a nie w obiegowych opiniach, fiskus patrzy na wirtualne biura.
Wirtualne biuro a urząd skarbowy – o czym warto pamiętać?
Zacznijmy od wyjaśnienia, czym jest wirtualne biuro. To nic innego jak przestrzeń, w której możesz zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą albo spółkę. Nie jest fizycznym miejscem, do którego będziesz przychodzić każdego dnia, lecz funkcjonującym w rzeczywistości adresem. Często bardzo prestiżowym, który może postawić Twój biznes w jeszcze lepszym świetle, a dodatkowo pomóc w zarządzaniu korespondencją i zoptymalizowaniu firmowych wydatków.
Zobacz też: Jak określić właściwy urząd skarbowy dla VAT i PIT
Wykorzystanie wirtualnego biura do rejestracji firmy jest całkowicie legalne. W polskim prawie – również skarbowym – nie ma żadnego zapisu, który uniemożliwiałby skorzystanie z takiej możliwości. Rozwiązanie jest więc w pełni akceptowane przez urzędy skarbowe – pod warunkiem że działasz zgodnie z obowiązującymi przepisami. Mitem jest, że fiskus może nie pozwolić na rejestrację do podatku VAT lub nie nadać NIP-u firmom, które działają pod adresem wirtualnego biura.
Wyjaśnijmy także, jak wygląda sprawa podatków, kiedy w grę wchodzi jednoosobowa działalność gospodarcza. Wirtualne biuro w Warszawie nie ma żadnego wpływu na to, pod jaki urząd skarbowy podlega Twoja firma. Dlaczego? Ponieważ liczy się wyłącznie Twój adres zamieszkania i to względem niego jest wskazywany konkretny urząd skarbowy, do którego należy odprowadzać podatek dochodowy oraz VAT.
Kontrola z urzędu skarbowego a wirtualne biuro – jak wygląda kontrola?
Wirtualne biuro i kontrola skarbowa nie są ze sobą w żaden sposób skorelowane, co oznacza, że wirtualny adres nie jest podstawą do przeprowadzenia działań przez US. Kontrola jest standardową procedurą, której może podlegać każda działalność gospodarcza – niezależnie od miejsca jej prowadzenia. Jeśli nie łamiesz prawa, nie masz się czego bać.
Dodajmy, że kontrola skarbowa nie musi odbyć się w wirtualnym biurze, jeśli jako miejsce przechowywania dokumentów odnotujesz inną lokalizację albo jeśli korzystasz z usług biura rachunkowego. I na odwrót – jako miejsce przeprowadzenia kontroli skarbowej możesz wskazać wirtualne biuro, nawet jeśli na co dzień przechowujesz dokumenty pod innym adresem. Musisz po prostu dostarczyć niezbędną dokumentację pod umówiony adres.
Pamiętaj, że o każdej kontroli urząd powiadamia listownie, wskazując miejsce i termin przeprowadzenia procedury. Koniecznie odpowiedz na zawiadomienie, ponieważ jeśli tego nie zrobisz, data zostanie narzucona przez urzędników. Obecnie urzędnicy często kontaktują się z przedsiębiorcami również telefonicznie, więc omówienie szczegółów kontroli nie powinno być problematyczne.
Zwykle na kontrolę przychodzą dwie osoby. Po Twojej stronie leży przygotowanie dokumentacji wskazanej w zawiadomieniu z urzędu. Wyjątek stanowi sytuacja, w której prowadzenie księgowości zlecasz firmie zewnętrznej – wówczas nie musisz się o nic martwić. Na czas weryfikacji dokumentów warto udostępnić urzędnikom osobne pomieszczenie. W biurze wirtualnym możesz skorzystać na przykład z sali konferencyjnej.
Wirtualne biuro a urząd skarbowy – dlaczego pojawiają się kontrole?
Zaznaczmy, że na wynik kontroli skarbowej w żadnym aspekcie nie wpływa fakt, że Twoja firma jest zarejestrowana w biurze wirtualnym. Przeprowadzanie procedur kontrolnych przez US jest normalne i może dotyczyć każdego przedsiębiorcy, niezależnie od adresu. Wirtualne biuro świetnie sprawdza się dla raczkujących działalności gospodarczych oraz start-upów, które po prostu chcą zaoszczędzić pieniądze na tradycyjnym wynajmie biura. Jeśli nie potrzebujesz fizycznego miejsca do pracy, nie musisz go wynajmować.
Dowiedz się więcej: Wirtualne biuro a VAT – najważniejsze informacje
Wbrew mitom, które pojawiły się w ciągu ostatnich lat, powodem kontroli skarbowej wcale nie musi być fakt, że jako adres firmy wskażesz wirtualne biuro – nawet jeśli działasz w branży paliwowej, finansowej czy złomowej. Biznesy te są częściej kontrolowane również wtedy, kiedy działają w tradycyjnej formie i posiadają klasyczne, stacjonarne siedziby.
Powodem kontroli skarbowej w firmie zarejestrowanej w wirtualnym biurze, tak jak w każdej innej, są natomiast podejrzenia nieprawidłowości w dokumentacji. Najczęściej są to:
- zbyt częste korekty VAT,
- wnioski o zwrot VAT,
- błędy w dokumentacji księgowej,
- różnice między wysokością obrotów w firmie a stawką odprowadzanego podatku.
Jeśli starannie prowadzisz księgowość lub zlecasz ją profesjonaliście, nie masz się czego obawiać. Ważne jest jedynie, aby przedstawić urzędnikom wszystkie dokumenty, o które poproszą i nie utrudniać im przeprowadzenia procedur.
Zobacz również: Siedziba firmy w domu a koszty. Wszystko, co musisz wiedzieć
Kontrola skarbowa to hasło, które każdego przedsiębiorcę może przyprawić o palpitację serca. Bez wątpienia wiąże się z dużym stresem. Warto jednak mieć na uwadze, że na jej przebieg i rezultat nie ma wpływu fakt, że Twoja firma jest zarejestrowana w wirtualnym biurze. Pod warunkiem oczywiście, że jest ono realnym miejscem, z którym wiąże Cię odpowiednia umowa współpracy.