Jeszcze przed założeniem firmy spotkałeś się z usługą o nazwie biuro wirtualne? Co to jest, jak może pomóc Ci zaoszczędzić pieniądze i jak działa w praktyce? Sprawdźmy!
Definicja i funkcje wirtualnego biura dla JDG
Wirtualne biuro to usługa, która polega na wynajęciu adresu w danej nieruchomości bez przestrzeni fizycznej. Przydaje się to zarówno przed założeniem firmy, kiedy trzeba wypełnić formalności jak i wskazać konkretne miejsce, gdzie znajduje się firma, a także w trakcie jej prowadzenia. Oficjalnie możesz posługiwać się adresem, pod którym fizycznie nie musisz się znajdować i świadczyć usług. To coraz popularniejsze rozwiązanie na polskim rynku.
W praktyce prowadzenie firmy nie musi wiązać się z rejestracją przedsiębiorstwa na prywatny adres zamieszkania lub wynajmem drogiego lokalu. To nowoczesne rozwiązanie znacznie odciążające biznesowy budżet. W polskich przepisach nie ma żadnych zastrzeżeń dotyczących rejestrowania firmy pod wirtualnym adresem.
Pewnie przychodzi Ci teraz do głowy kwestia wirtualnego biura a urzędu skarbowego czy innych instytucji. Bez obaw. Pierwsza dobra informacja jest taka, że możesz założyć przedsiębiorstwo, które będzie czynnym podatnikiem VAT. Druga dotyczy z kolei podlegania pod konkretny urząd skarbowy. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej liczy się ten oddział, pod który „przynależy” Twoje miejsce zamieszkania. Skorzystanie z wirtualnego biura nie będzie miało więc wpływu na miejsce rozliczania podatków.
Korzyści i zalety korzystania z wirtualnego biura dla jednoosobowej działalności gospodarczej
Wirtualny adres dla firm to bardzo przydatna usługa, szczególnie dla jednoosobowych działalności gospodarczych.
Wynajem biura wirtualnego pozwoli Ci zaoszczędzić czas na wizyty na poczcie, kiedy przyjdzie do Ciebie korespondencja firmowa. Podobnie jest z odbiorem paczek. Nie musisz czekać na kuriera pod wskazanym adresem, co ułatwia zorganizowanie sobie cennego czasu, a nawet pracę w dowolnym miejscu na świecie.
Zobacz również: Dla kogo wirtualne biuro jest idealnym rozwiązaniem
Wirtualny adres biura to coraz częściej wybierana usługa. Początkowo korzystali z niej freelancerzy, którzy z uwagi na dużą mobilność i niezależność w pracy, w związku z czym nie mieli stałej siedziby. Dziś to rozwiązanie cenią również ci, którzy chcą zaoszczędzić czas na formalnościach, niezależnie od branży. Nie muszą też inwestować w biuro stacjonarne (wynajem lub zakup), które cenowo wypada o wiele gorzej. Możesz sobie to łatwo wyobrazić – kilkadziesiąt złotych za wirtualne biuro w Warszawie to wręcz ułamek kwoty, jaką zapłaciłbyś za wynajem lokali użytkowych w stolicy.
Jednocześnie nikt z Twoich klientów czy kontrahentów nie dowie się, że nie wynajmujesz lub nie posiadasz na własność lokalu. Co więcej – możesz nawet zyskać większe zaufanie i posiadać adres w ciekawej, prestiżowej lokalizacji w mieście. Nie musisz też udostępniać prywatnego adresu zamieszkania, z czym często związane jest prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej.
Usługi świadczone przez wirtualne biura dla JDG
Wirtualne biuro to nie tylko adres pod działalność gospodarczą ułatwiający zarejestrowanie firmy. To także szereg usług takich jak:
- odbiór paczek od kurierów,
- odbiór listów pocztowych,
- adres do korespondencji, który możesz podawać innym firmom i instytucjom,
- powiadomienia o nowych listach i paczkach,
- skanowanie i przesyłanie listów.
Każdy przedsiębiorca szybko doceni takie udogodnienia.
Sprawdź też: Jak wybrać najlepsze wirtualne biuro dla swojej firmy
Porównanie kosztów wirtualnego biura dla jednoosobowej działalności gospodarczej z tradycyjnym biurem
Cena wirtualnego biura w Warszawie zależy głównie od tego, na jaki okres obsługi się zdecydujesz. Możesz wybierać spośród dostępnych pakietów wynajmu np. na 6 miesięcy, rok czy dwa lata. Oczywiście im dłuższe umowy, tym bardziej atrakcyjne warunki dla przedsiębiorców.
Ceny wahają się od około 30 do 70 złotych za jeden miesiąc. Pozwala to stwierdzić, że wirtualny adres potrafi być tańszy nawet o 95 proc. od wynajęcia tradycyjnego biura (!).
Dowiedz się więcej: Jak oszczędzać w firmie sprawdzonymi sposobami
W kwestii ostatecznej ceny istotne jest też to, jakie dodatkowe usługi wybierzesz. Możesz nie tylko korzystać z adresu, ale także mieć na bieżąco kontakt z obsługą w zakresie odbioru paczek, listów czy nawet przesyłanie ich w formie elektronicznej. Jednak koszt nie jest mocno wygórowany, różnice mogą wynosić nawet kilka lub kilkanaście złotych na miesiąc.
Wskazówki dotyczące wyboru odpowiedniego wirtualnego biura dla JDG
Zanim wybierzesz wirtualny adres firmy zobacz, na jaki okres obowiązuje Cię umowa oraz co wchodzi w skład usług. Sprawdź też wszystkie praktyczne informacje dotyczące obsługi klientów przez danego operatora. Pomocny może być np. dedykowany panel do komunikacji.
Jesteś zdecydowany? Zastanawiasz się, jak założyć wirtualne biuro? Możesz to zrobić w pełni zdalnie. Zamawiasz usługę na stronie internetowej, a następnie opłacasz ją tak jak w przypadku tradycyjnych zakupów online.