Wirtualne biuro w Warszawie – najtaniej, czyli za ile?

Rosnące ceny większości produktów i usług sprawiają, że przedsiębiorcy szukają oszczędności wszędzie tam, gdzie są one możliwe do uzyskania. Dla wielu podmiotów głównym stałym kosztem jest najem powierzchni biurowej, co jest szczególnie dotkliwe w kontekście coraz częściej stosowanej pracy zdalnej. Wiele lokali stoi dzisiaj pustych i generują przede one wszystkim koszty. Jak temu zaradzić?

Podstawowym pytaniem na które należy sobie odpowiedzieć jest zasadność posiadania biura czy lokalu użytkowego. W przypadku, gdy specyfika branży jest ściśle związana z bezpośrednią obsługą Klientów, trudno wyobrazić sobie skuteczną alternatywę. Sklepy spożywcze, salony fryzjerskie czy restauracje to przykłady działalności, w których lokalizacja oraz standard nieruchomości mogą w istotny sposób wpływać na powodzenie biznesu.

Jak obniżyć koszty najmu siedziby?

Jeżeli wiemy już, że posiadanie lokalu biurowego jest niezbędne, to istnieją co do zasady dwa sposoby na obniżenie miesięcznego czynszu. Pierwszy z nich jest zazwyczaj mniej kłopotliwy, ale w dużej mierze jego skuteczność będzie zależała od umiejętności negocjacyjnych i otwartości drugiej strony. Szczególnie w okresie pandemii warto jednak wystąpić z wnioskiem do właściciela lokalu o obniżenie – chociażby czasowe – wysokości opłaty za użytkowanie nieruchomości.

Drugi sposób od strony organizacyjnej może być zdecydowanie trudniejszy do wdrożenia. Czasami jednak warto rozważyć zmianę lokalizacji, a co za tym idzie nawiązać współpracę z innym wynajmującym. Aktualnie serwisy ogłoszeniowe są pełne atrakcyjnych nieruchomości, a niejednokrotnie ceny najmu są niższe niż przed dwoma laty. Co prawda nie dotyczy to głównych ulic Warszawy, ale czasami możliwe jest znalezienie prawdziwych perełek w Centrum czy na Woli.

Rozwiązaniem pośrednim może być także zmniejszenie wykorzystywanej powierzchni. Jeżeli dopuszcza to zawarta umowa, można rozważyć opcję podnajmu części lokalu. Takie rozwiązanie dobrze sprawdza się chociażby w salonach fryzjerskich, gdzie często nowy użytkownik części siedziby może prowadzić uzupełniającą działalność – taką jak chociażby stanowisko do manicure czy pedicure.

Dużą popularnością cieszą się także pomysły pozwalające na generowanie większych przychodów. Istnieje wiele sposobów na poszerzenie zakresu działalności. Może to być chociażby kolektura Lotto (idealne dla sklepów spożywczych) czy funkcjonowanie w sieci kurierskiej jako punkt odbioru paczek. To stwarza także możliwości marketingowe – osoba, która przyjdzie odebrać swoją przesyłkę, będzie mogła w ogóle dowiedzieć się o naszym istnieniu oraz oferowanych produktach czy usługach.

Kiedy można w ogóle zrezygnować z biura?

Jeżeli aktualnie wynajmujesz tradycyjne biuro, ale nie jest ono niezbędne dla funkcjonowania Twojego biznesu, to jesteś w doskonałym położeniu. Tak naprawdę możliwe będzie w Twoim przypadku skorzystanie ze wszystkich powyższych pomysłów oraz zastosowanie jeszcze jednego, którego finansowe korzyści mogą być największe. Możesz rozważyć skorzystanie z wirtualnego biura, czyli tzw. zdalnego sekretariatu.

Taką opcję mogą zastosować chociażby wszyscy przedsiębiorcy działający wyłącznie w Internecie, ale również prawnicy, biura rachunkowe, doradcy podatkowi czy nawet firmy zajmujące się telemarketingiem. Wszędzie tam, gdzie możliwa jest praca z domu, a w przypadku zatrudniania pracowników – zdalnie, wirtualne biuro może sprawdzić się bez zarzutu. Jak sprawnie przeprowadzić operację zmiany tradycyjnego biura na wirtualne?

Na początku trzeba przeanalizować obecną umowę najmu i sprawdzić obowiązujący nas okres wypowiedzenia. Zasadniczo warto się pospieszyć – każdy kolejny dzień może generować niepotrzebne koszty, a zaoszczędzone pieniądze lepiej przeznaczyć na działania marketingowe czy zwiększenie zatrudnienia. Jeżeli podejmiemy już decyzję o złożeniu wypowiedzenia, to w drugim kroku należy wybrać odpowiednie biuro wirtualne.

Nie ma żadnych ograniczeń w wyborze nowego partnera handlowego. Możemy pozostać z siedzibą na terenie aktualnej dzielnicy Warszawy, ale możemy zmienić adres w taki sposób, aby znajdował się on chociażby bliżej naszego miejsca zamieszkania. W takiej sytuacji wszystkie numery identyfikacyjne, takie jak NIP czy REGON pozostaną bez zmian, a jedyna różnica będzie polegała na innym Urzędzie Skarbowym, do którego składane będą deklaracje.

Nawet w przypadku zmiany Urzędu Skarbowego, niewiele się w naszej codziennej praktyce zmieni. Aktualnie niemal wszystkie dokumenty składane są w formie elektronicznej, a więc dla naszego księgowego dodatkowa praca będzie wyłącznie jednorazowa – polegać będzie ona na wysłaniu zgłoszenia aktualizującego adres siedziby. Poza tym każdy dzień prowadzenia biznesu będzie wyglądał niemal tak samo. Z jedną różnicą – w naszym portfelu pozostanie więcej pieniędzy.

Najtańsze biuro wirtualne w Warszawie – ile kosztuje?

Najem małego biura w Warszawie to koszty na poziomie około 1.500 zł netto miesięcznie. Do tego należy doliczyć opłaty eksploatacyjne, ubezpieczenie, koszty sprzątania czy monitoringu. Często więc mówimy o kwotach na poziomie kilku tysięcy złotych, co w skali roku stanowi poważną pozycję w budżecie każdej małej czy średniej firmy. I właśnie o oszczędnościach tego rzędu można myśleć w przypadku przejścia do wirtualnego biura.

W przypadku wirtualnego biura Biznes Centrum, które znajduje się przy al. Jana Pawła II 43A/37B w Warszawie roczny koszt najmu to wydatek 369 zł brutto. W przeliczeniu jest więc to 30,75 zł brutto. Jeszcze mniej zapłacą właściciele firm, którzy zdecydują się na abonament dwuletni – w takiej sytuacji koszt spada do zaledwie 23,37 zł brutto miesięcznie. Co bardzo ważne, nie ma mowy o żadnych dodatkowych, ukrytych kosztach.

Kalkulacja jest więc bardzo prosta – dla większości firm, które zmieniły tradycyjną siedzibę na wirtualne biuro Biznes Centrum oszczędności znacząco przekraczają 90 proc. w skali roku. Taka różnica jest odczuwalna od pierwszego miesiąca, bo przynajmniej kilka tysięcy złotych pozostaje na koncie firmy, a ich wykorzystanie może w istotny sposób przyczynić się do rozwoju prowadzonej firmy. Taką propozycję warto przynajmniej rozważyć.

Jakie usługi wykonują wirtualne biura?

Niezależnie czy zdecydujemy się na najtańsze wirtualne biuro w Warszawie czy też wybierzemy droższy wariant, możemy spodziewać się w zasadzie takiego samego standardu obsługi. Wirtualne biura przede wszystkim udostępniają swój adres innym podmiotom do celów rejestracyjnych czy korespondencyjnych. Innymi słowy pod tym samym adresem zarejestrowanych jest wiele firm, które korzystają z tego samego adresu w urzędach czy na swoich stronach internetowych.

Pracownicy wirtualnych biur odbierają codziennie dziesiątki, a nawet setki listów adresowanych do różnych firm. Wprowadzają informacje o nadawcach do swoich systemów i wysyłają powiadomienia Klientom. Dla Ciebie jako korzystającego z wirtualnego adresu oznacza to, że zamiast czekać na listonosza czy stać w kolejce na poczcie otrzymasz informację o nowej korespondencji wprost na swój adres e-mail.

Do Twojej decyzji należy czy list zechcesz odebrać osobiście czy pozostaniesz w domu i zajmiesz się rozwijaniem swojego biznesu. W takim przypadku najwygodniej jest po prostu zamówić skan. Pracownik wirtualnego biura rozpakuje Twój list, zeskanuje jego zawartość i wyśle ją wprost na Twój adres e-mail. Taka obsługa korespondencji to sytuacja porównywalna z posiadaniem własnego sekretariatu, ale bez ponoszenia wysokich kosztów związanych z zatrudnieniem personelu.

Udostępnij artykuł swoim znajomym

Facebook
Twitter
LinkedIn
Email

Przeczytaj także...

Siedziba firmy w domu rodziców

Polska jest krajem ludzi przedsiębiorczych, co potwierdzają statystyki Centralnej Ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. W samym tylko województwie mazowieckim na koniec stycznia 2022 roku

Adres dla nowej spółki z o.o.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to najpopularniejsza forma prowadzenia działalności gospodarczej wśród wszystkich spółek kapitałowych. Według danych Głównego Urzędu Statystycznego działa ich Polsce około 500 tysięcy,