Jedną z bolączek wielu przedsiębiorców jest konieczność znalezienia, wynajęcia i opłacania biur. Wydatek jest spory dla każdego – właściciela jednoosobowej działalności i managera dużej firmy. Z chęci optymalizacji kosztów finansowych coraz częściej skłaniają się oni do korzystania z wirtualnych biur. Szczególnie wtedy, gdy zależy im na pozyskaniu prestiżowego adresu, a nie potrzebują fizycznej przestrzeni biurowej. Dowiedz się, jak działa wirtualne biuro i jakie korzyści przynosi przedsiębiorcom.
Jak funkcjonuje wirtualne biuro na co dzień?
Wirtualne biuro to usługa, która umożliwia firmom rejestrację w określonym miejscu, poza miejscem zamieszkania przedsiębiorcy czy poza tradycyjnym biurem. Często adresy te leżą w prestiżowych lokalizacjach w dużych miastach, co ma znaczenie nie tylko pod kątem prawnym, ale też wizerunkowym. Posiadanie adresu w centrum stolicy pomaga w budowaniu wiarygodności w oczach kontrahentów, pracowników i klientów, dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na wirtualne biuro w Warszawie.
Podpisanie umowy na określony czas wiąże się z tym, że właściciel firmy może podać adres w Urzędzie Skarbowym, ZUS-ie, na swojej stronie internetowej, a także posługiwać się nim do korespondencji. W takich miejscach odbiera się dokumenty papierowe, których przedsiębiorca nie chce dostawać do domu. W ten sposób można też zapewnić sobie prywatność i skutecznie oddzielić sprawy prywatne od służbowych.
Jak działa wirtualne biuro pod względem obsługi korespondencji i poczty?
Obsługa korespondencji jest jedną z głównych usług wirtualnego biura. Na czym polega? Korespondencja przychodząca na adres wirtualnego biura jest odbierana przez pracowników, którzy następnie segregują i przetwarzają listy oraz paczki zgodnie z życzeniami klienta.
W zależności od tego, jak działa wirtualne biuro i jak skonstruowana jest umowa z przedsiębiorcą, możliwe są:
- odbieranie poczty przychodzącej od klientów, kontrahentów, urzędów i instytucji,
- segregowanie i skanowanie dokumentów,
- przechowywanie oryginałów dokumentów do momentu, aż klient będzie mógł je odebrać,
- obsługa przesyłek kurierskich,
- informowanie przez SMS o czekających na odbiór paczkach czy listach.
Samodzielna obsługa korespondencji jest dla przedsiębiorców bardzo czasochłonna i wymagająca. Gdy mają wsparcie w odbieraniu i segregowaniu przesyłek, mogą skupić się na prowadzeniu swojego biznesu, mając pewność, że ich korespondencja jest bezpieczna.
Wirtualne biuro – jak działają pozostałe usługi?
Oprócz obsługi korespondencji wirtualne biura oferują szereg dodatkowych usług, które ułatwiają prowadzenie działalności gospodarczej. Do najważniejszych z nich należą:
- wynajem sal konferencyjnych i biurek – przedsiębiorcy, kiedy potrzebują odbyć szkolenie online, spotkać się z handlowcem czy klientem lub po prostu, popracować w ciszy, mogą wynająć salę konferencyjną lub pojedyncze stanowisko w wirtualnym biurze,
- pomoc w zaprojektowaniu i wyrobieniu pieczątek i wizytówek,
- zawarcie umowy z biurem księgowym, rachunkowym czy doradcą podatkowym,
- pozyskanie dofinansowania na rozwój firmy,
- wsparcie administracyjne w szeroko pojętym zarządzaniu biznesem i w działalności na co dzień,
Korzyści z korzystania z wirtualnego biura
Korzystanie z wirtualnego biura jest w pełni legalne. Przedsiębiorca zyskuje wymagany w polskim prawie adres do prowadzenia działalności, który jest obligatoryjny np. przy rejestracji jako płatnik VAT. Oszczędza też na wynajmie tradycyjnego biura i nie musi już łączyć pracy z życiem prywatnym, pracując z domu (gdzie zresztą nie zawsze są odpowiednie warunki).
Wirtualne biuro pozwala pozyskać prestiżowy adres np. w centrum Warszawy i daje elastyczność – nie trzeba deklarować się długoterminowo, a umowę można podpisać tylko na kilka miesięcy. Dodatkowo, dzięki szerokiemu wachlarzowi usług przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwijaniu swojego biznesu, mając pewność, że wszystkie sprawy administracyjne są pod kontrolą profesjonalistów.
Ile kosztuje wynajem wirtualnego biura?
Koszt wirtualnego biura jest zdecydowanie niższy niż ten wynikający z opłacania lokalu stacjonarnego w tradycyjnej formie. Takie rozwiązanie wyklucza konieczność uiszczania opłat za media, śmieci czy sprzątanie. Dokładna cena wirtualnego biura w Warszawie zależy m.in. od okresu, na jaki podpisywana jest umowa i zakresu świadczonych usług. Im dłuższy najem, tym korzystniejsze stawki w przeliczeniu na poszczególne miesiące, dlatego warto porównać oferty i wybrać tę najlepiej dopasowaną do osobistych potrzeb.