Adres dla nowej spółki z o.o.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to najpopularniejsza forma prowadzenia działalności gospodarczej wśród wszystkich spółek kapitałowych. Według danych Głównego Urzędu Statystycznego działa ich Polsce około 500 tysięcy, a w samej tylko Warszawie przeszło 130 tysięcy. Każda z nich, niezależnie od branży czy wysokości kapitału zakładowego potrzebuje fizycznego adresu, którym z powodzeniem może być wirtualne biuro.

Chociaż w języku potocznym słowa „siedziba” oraz „adres” są traktowane jako synonimy, to z punktu widzenia prawa istnieje pomiędzy nimi zasadnicza różnica. W pewnym uproszczeniu można stwierdzić, że siedzibą spółki jest miejscowość, w której znajduje się jej zarząd. Dla co czwartej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Polsce siedzibą jest więc po prostu Warszawa. Adres spółki to z kolei fizyczne biuro (np. wirtualne), na który kierowana jest do firmy korespondencja (np. Jana Pawła II 43A/37B w Warszawie).

Po co spółce z o.o. adres?

Niektóre spółki z uwagi na profil swojej działalności nie potrzebują biura w którym mogą przyjmować Klientów. Dobrym przykładem dla tego typu sytuacji może być świadczenie wszelkiego typu usług mobilnych – np. fryzjer dojeżdżający do domu, programista pracujący wyłącznie dla zagranicznych kontrahentów czy telemarketer pozyskujący nowych odbiorców z wykorzystaniem własnego telefonu. Podobne przypadki można mnożyć w zasadzie bez końca.

Pomimo tego, że w wielu spółkach wynajmowanie fizycznego adresu mogłoby wydawać się zbędne, to na gruncie obowiązującego w Polsce prawa nie można uzyskać wpisu do KRS bez określenia konkretnej lokalizacji prowadzenia działalności. To jeden z powodów popularności usług oferowanych przez wirtualne biuro Warszawa, gdzie pod jednym adresem zarejestrowanych jest nawet kilkaset spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz innych podmiotów gospodarczych, takich jak fundacje czy stowarzyszenia.

Od kiedy spółka powinna posiadać adres?

Decyzja odnośnie adresu dla nowej spółki może być podjęta nawet po podpisaniu umowy spółki. Przyjęło się bowiem, że w tym dokumencie określana jest wyłącznie siedziba (miejscowość) podmiotu, a nie konkretny fizyczny adres. Już po podpisaniu umowy spółki uzyskuje ona status „w organizacji”, co skutkuje możliwością zawierania umów w jej imieniu, chociażby na wynajem fizycznego czy wirtualnego lokalu biurowego.

Co bardzo ważne, taka sama procedura może być stosowana zarówno w przypadku spółek rejestrowanych internetowo (przez S24), jak również tych, które powstają w sposób tradycyjny, czyli podczas wizyty u notariusza. Alternatywnie możliwe jest podpisanie umowy najmu wirtualnego biura np. poprzez jednego ze wspólników spółki, a następnie dokonanie cesji na zarejestrowany już podmiot, ale w takiej sytuacji pierwsza faktura za najem będzie fakturą imienną i wliczenie jej w koszty uzyskania przychodu może nie być możliwe.

Zawarcie umowy wirtualnego biura dla nowej spółki – krok po kroku

W przypadku rejestracji spółki z wykorzystaniem wzorca umowy przez Internet, czyli popularnie mówiąc przez s24, rekomendujemy przeprowadzanie operacji zgodnie z poniższym przewodnikiem:

1. Sporządzenie umowy spółki w S24;
2. Podpisanie umowy spółki w S24 i wydrukowanie jej
3. UWAGA! Nie należy jeszcze wysyłać całego wniosku o rejestrację spółki
4. Wizyta w wirtualnym biurze wraz z wydrukowaną umową spółki i podpisanie umowy najmu na spółkę w organizacji
5. Dokończenie rejestracji spółki w S24, poprzez wpisanie adresu z zawartej umowy najmu

W przypadku, gdy rejestracja spółki następuje w tradycyjny sposób, czyli z udziałem notariusza, to scenariusz będzie wyglądał nieco inaczej:

1. Podpisanie umowy spółki u notariusza
2. Wizyta w wirtualnym biurze wraz z kserokopią umowy najmu (nie musi być poświadczona, ale w takim przypadku do wglądu będziemy potrzebowali oryginału umowy) i zawarcie umowy najmu na spółkę w organizacji
3. Złożenie kompletu dokumentów do KRS, posługując się już adresem z umowy najmu

Jeżeli już po nadaniu numeru NIP będziecie Państwo chcieli skorygować dane na fakturze, to w takim przypadku należy przesłać do nas notę korygującą. Zwracamy uwagę na to, że nota korygująca jest wystawiana przez odbiorcę faktury, a nie przez jej wystawcę, czyli mówiąc w skrócie robicie to Państwo Wy, a nie my.