Słyszałeś o wykorzystaniu wirtualnego adresu w prowadzeniu własnej działalności? Zastanawiasz się, czy to w ogóle jest legalne? Rozwiewamy wszystkie Twoje wątpliwości i wyjaśniamy różnice między różnymi typami adresów podawanych w urzędach.
Legalność wirtualnego biura – jak to wygląda pod względem prawnym?
Wirtualna siedziba ma wiele zalet. Dzięki niej możesz znacznie ograniczyć koszty związane z wynajmem lokalu w mieście, zyskać prestiżowy adres na pieczątce i wizytówce, a także posługiwać się nim podczas kontaktów z klientami. Oczywiście otrzymasz też możliwość odbierania przesyłanej do Ciebie korespondencji w wygodny dla Ciebie sposób. Usługa ta jest na tyle elastyczna, że nie musisz martwić się o odbiór paczek czy szybkie zapoznanie się z treścią dokumentu przesłanego przez urząd. Pracownicy błyskawicznie powiadomią Cię o listach, mogą nawet wykonać skan i przesłać go na wybrany adres. To idealne rozwiązanie dla freelancerów oraz osób, które świadczą usługi mobilnie.
W przypadku jednoosobowej działalności nie musisz też posługiwać się swoim miejscem zamieszkania. Dzięki temu adres nie będzie widniał w rejestrze, więc zachowasz większą prywatność. Jak widzisz, jest wiele zalet wirtualnego biura. Czy to legalne z punktu widzenia prawa? Zarówno siedziby wirtualne, jak i biura oferujące coworking, to rozwiązania w pełni legalne. Podpisujesz umowę z wybraną firmą, a Twoja działalność zyskuje adres do korespondencji. Spełniasz wymogi związane z rozliczaniem podatków i odprowadzaniem składek do ZUS-u i nie łamiesz żadnego przepisu prawa. Wirtualne biuro w Warszawie sprawdzi się zarówno w przypadku prowadzenia spółki, jak i jednoosobowej działalności gospodarczej.
Jeśli będziesz korzystać z biur wirtualnych, a jednocześnie przestrzegać przepisów prawa dotyczących rejestracji przedsiębiorstw oraz rozliczeń podatkowych wymaganych dla Twojego rodzaju działalności – jest to w pełni legalne.
Skąd się bierze obawa dotycząca legalności wirtualnego biura?
Zanim zdecydujesz się na wirtualną siedzibę, rozwiejemy kilka wątpliwości, które często pojawiają się wśród przedsiębiorców:
- Adres wirtualny możesz wykorzystać w procesie rejestracji firmy – szczegóły znajdziesz poniżej.
- Nie ma przeciwwskazań, aby spisać na niego umowę dotyczącą księgowości czy doradztwa podatkowego.
- Wirtualny adres nie jest wystarczającą podstawą do odmowy rejestracji jako podatnika VAT.
- Nie musisz rozliczać się w urzędzie, pod który podlega wirtualna siedziba. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wciąż liczy się ta instytucja, której podlegasz na podstawie adresu zamieszkania.
- Korzystając z takiej usługi, zawierasz umowę najmu, co bardzo pomaga w formalnościach.
Nie musisz zatem martwić się o to, że rejestracja firmy czy późniejsze rozliczenia podatkowe będą stanowiły jakikolwiek kłopot. Wirtualne biura są coraz popularniejsze, a wybór rzetelnych firm do współpracy tylko ułatwia cały proces z zakładaniem jednoosobowej działalności. Niektóre firmy oferują nawet profesjonalne doradztwo w tej kwestii, a nawet obsługę księgową.
Jakie są wymogi prawne dla prowadzenia działalności w formie wirtualnego biura?
Tak naprawdę nie ma konkretnych wymogów dla osób, które decydują się na wirtualne adresy dla firm. Musisz jednak pamiętać o formalnościach związanych z wnioskiem rejestracyjnym lub podaniem prawidłowych danych dla istniejącej już działalności. Oto najważniejsze informacje na temat kilku typów adresów widniejących w CEIDG lub KRS.
Formalnie jednoosobowe działalności lub spółki powinny wykazać konkretną lokalizację firmy podczas rejestracji. Dane te muszą być zgodne ze stanem faktycznym. Stałym miejscem wykonywania działalności gospodarczej mogą być np. biuro, sklep czy też lokal usługowy. Musi to być adres, pod którym w razie kontroli skarbowej pracownicy urzędu spotkają się z przedsiębiorcą.
Wyjątkiem jest sytuacja, w której nie da się ustalić jednego stałego miejsca wykonywania obowiązków zawodowych. Indywidualni przedsiębiorcy często proponują usługi online lub mobilne – wtedy nie jest możliwe wskazanie jednego konkretnego adresu. Co trzeba zrobić w takiej sytuacji? Konieczne jest podanie tzw. adresu do doręczeń. Musi być zawsze aktualny, aby nie było problemów z dostarczeniem oficjalnej korespondencji, np. z Urzędu Skarbowego. Pamiętaj, że nie jest konieczne udostępnianie prywatnego adresu zamieszkania. Jeśli nie chcesz tego robić, zdecyduj się na biuro wirtualne.
Warto też pamiętać, że jeśli firmy są prowadzone w wielu miejscach, mają swoje oddziały lub punkty sprzedaży, trzeba je wskazać jako dodatkowe adresy wykonywania działalności gospodarczej. Często są one rozsiane po całej Polsce.