W codziennej działalności gospodarczej przedsiębiorcy często posługują się zarówno fakturami VAT, jak i fakturami pro forma. Chociaż na pierwszy rzut oka mogą wyglądać podobnie, pełnią zupełnie inne funkcje i mają różne skutki prawne oraz podatkowe. Warto dobrze rozumieć te różnice, aby uniknąć nieporozumień i błędów przy rozliczeniach z kontrahentami oraz urzędem skarbowym.
Czym jest faktura pro forma i kiedy się ją wystawia?
Faktura pro forma to dokument wyłącznie informacyjny. Nie jest ani fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, ani dowodem księgowym. Nie powoduje obowiązku zapłaty podatku i nie wywołuje skutków podatkowych, dlatego nie księguje się jej ani w KPiR, ani w rejestrach VAT.
Najczęściej fakturę pro forma wystawia się przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi. Służy ona do przedstawienia warunków płatności – kwoty należności, terminu czy danych do przelewu. Przedsiębiorcy wykorzystują ją, by uprzedzić klienta o kosztach i umożliwić wcześniejsze przygotowanie płatności. W praktyce pro forma często pełni rolę zaproszenia do zapłaty, zwłaszcza przy dużych zamówieniach, gdzie warto potwierdzić ustalenia przed realizacją dostawy.
Polskie przepisy, w tym ustawa o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535), nie definiują formalnie faktury pro forma. Dlatego jej wygląd może być dowolny, ale powinna zawierać dane podobne do właściwej faktury VAT, z wyraźnym oznaczeniem „PRO FORMA”, aby jej status prawny nie budził wątpliwości.
Dowiedz się więcej: Wakacje składkowe ZUS – wszystko, co musisz wiedzieć!
Faktura VAT – dokument o skutkach prawnych i podatkowych
Faktura VAT to podstawowy dokument rozliczeniowy w polskim systemie podatkowym. Jej wystawienie powoduje określone skutki – powstanie obowiązku podatkowego oraz konieczność ujęcia sprzedaży w ewidencji VAT i przychodów w księdze podatkowej. Zgodnie z art. 106b ustawy o VAT przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż na rzecz innego podatnika VAT lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Faktura VAT musi spełniać szereg wymogów formalnych. Powinna zawierać m.in. datę wystawienia, numer kolejny, dane sprzedawcy i nabywcy wraz z NIP, nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, wartość netto, stawkę podatku, wartość VAT oraz wartość brutto.
W praktyce to właśnie faktura VAT jest dokumentem, który księguje się w systemie, rozlicza podatek i na podstawie którego kontrahenci mogą odliczyć VAT naliczony. Wystawienie faktury VAT bez faktycznej dostawy towaru lub usługi jest poważnym naruszeniem prawa i może skutkować sankcjami podatkowymi.
Kluczowe różnice między fakturą pro forma a fakturą VAT
Mimo podobnej formy oba dokumenty różnią się istotnie w kilku kluczowych aspektach:
- Faktura pro forma nie wywołuje skutków podatkowych, a faktura VAT tak – powoduje obowiązek podatkowy i konieczność rozliczenia transakcji w księgowości.
- Pro forma ma charakter wyłącznie informacyjny – nie dokumentuje faktycznej sprzedaży, podczas gdy faktura VAT jest dowodem wykonanej transakcji.
- Brak zapłaty na podstawie faktury pro forma nie rodzi żadnych formalnych konsekwencji – w przypadku faktury VAT niezapłacona należność może być dochodzona przed sądem, a także wymaga ujęcia w deklaracji podatkowej.
Rozróżnianie tych dokumentów ma duże znaczenie nie tylko dla poprawnego prowadzenia księgowości, ale również dla bezpieczeństwa w kontaktach z urzędem skarbowym.
Zapoznaj się z tym: Najważniejsze terminy podatkowe dla przedsiębiorcy
Czy można księgować fakturę pro forma? Jak postępować prawidłowo?
Faktury pro forma nie księguje się ani po stronie przychodu, ani po stronie kosztów. Oznacza to, że nie ujmuje się jej w ewidencji VAT, nie wykazuje w JPK i nie uwzględnia w księdze przychodów i rozchodów.
Jeśli klient zapłaci na podstawie faktury pro forma, przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie wystawić fakturę VAT. Dopiero ten właściwy dokument wprowadza się do systemu księgowego i odprowadza od niego należny podatek VAT. Warto pamiętać, że zgodnie z przepisami fakturę VAT należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, choć czasem obowiązek powstaje wcześniej – np. przy otrzymaniu zapłaty przed realizacją.
Aby uniknąć chaosu w dokumentacji, warto na pro formie zamieszczać dopisek, że nie jest to faktura VAT i że dokument nie stanowi podstawy do rozliczenia podatku.
Wystawianie faktur a adres firmy – znaczenie prawidłowych danych
Wystawiając fakturę VAT, przedsiębiorca musi podać aktualne i zgodne z rejestrem CEIDG lub KRS dane firmy, w tym właściwy adres siedziby. Nawet drobna nieścisłość może w razie kontroli urzędu skarbowego prowadzić do niepotrzebnych problemów lub konieczności dodatkowych wyjaśnień.
W przypadku firm korzystających z wirtualnego biura w Warszawie, Poznaniu czy Wrocławiu, ten adres jest oficjalnym adresem działalności i może bez przeszkód widnieć na fakturach VAT. To bardzo ważne, bo umożliwia przedsiębiorcom prowadzenie działalności bez konieczności wynajmowania kosztownych powierzchni biurowych, a jednocześnie zapewnia pełną zgodność z obowiązującym prawem.
Dodatkowo usługi takie jak automatyczne powiadomienia e-mail o nowych listach czy możliwość wynajmu sal konferencyjnych na spotkania biznesowe sprawiają, że korzystanie z wirtualnego biura jest wygodne i profesjonalne, także w oczach kontrahentów i urzędów.
Sprawdź też: Wirtualne biuro a VAT – najważniejsze informacje
Podsumowanie: jak bezpiecznie korzystać z faktur pro forma i VAT w codziennej działalności?
Faktura pro forma to narzędzie komunikacyjne, które pomaga w organizacji sprzedaży, ale nie zastępuje faktury VAT. Świadome korzystanie z obu dokumentów pozwala uniknąć błędów księgowych i podatkowych.
Warto pamiętać, aby:
- zawsze jasno oznaczać faktury pro forma i nie traktować ich jako dokumentów sprzedażowych,
- wystawiać fakturę VAT niezwłocznie po otrzymaniu zapłaty lub realizacji zamówienia,
- dbać o prawidłowe dane adresowe firmy na dokumentach.
Korzystając z usług Biznes Centrum, przedsiębiorcy zyskują pewność, że ich adres do rejestracji firmy jest aktualny i odpowiednio obsługiwany, co znacząco ułatwia codzienne prowadzenie działalności i rozliczenia.
Przeczytaj także: Jak działa wirtualne biuro