Polska jest krajem ludzi przedsiębiorczych, co potwierdzają statystyki Centralnej Ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. W samym tylko województwie mazowieckim na koniec stycznia 2022 roku działało przeszło 130 tysięcy podmiotów, a do liczby tej należałoby dodać jeszcze te przedsiębiorstwa, które są zarejestrowane w KRS.
Wizja prowadzenia własnej firmy jest szczególnie kusząca dla młodych ludzi, którzy dopiero wchodza na rynek pracy. Często mają oni ciekawe kompetencje, związane chociażby z programowaniem, tworzeniem stron internetowych czy sprzedażą on-line. Jednocześnie nie dysponują oni zazwyczaj kapitałem, który wystarczałby do pokrycia wysokich kosztów najmu i utrzymania powierzchni biurowej. Nie jest to jednak przeszkoda nie do pokonania.
W wielu przypadkach pytanie o zasadność posiadania siedziby ma charakter retoryczny. Trudno wyobrazić sobie chociażby salon fryzjerski, który nie dysponowałby lokalem odpowiednim do obsługiwania klientów. Sytuacja nie jest już tak oczywista, gdy mówimy o działalności zdalnej lub internetowej. Czy freelancerowi, który tworzy dla swoich zleceniodawców grafiki na portale społecznościowe potrzebne jest klasyczne biuro? Zazwyczaj nie.
Przed takim dylematem staje wielu młodych ludzi, którym praca na etacie kojarzy się z ograniczeniami i zwyczajami do których nie są przyzwyczajeni. Możliwość rejestracji własnej działalności gospodarczej jest więc ciekawą alternatywą dla pracy w dużej korporacji. Nie jest to oczywiście droga usłana różami, a posiadanie swojej firmy to także wiele obowiązków, szczególnie o charakterze administracyjnym czy prawnym.
Już na etapie składania wniosku o wpis do CEIDG czy KRS należy określić kilka kluczowych dla nowego podmiotu informacji. Wśród nich oprócz nazwy i kodów PKD trzeba wskazać adres siedziby firmy i nierzadko jest to pierwszy poważny kłopot dla wielu twórców start-upów. Możliwości jest przynajmniej kilka, bo może być to adres wynajmowanego lokalu, wirtualnego biura czy własnej nieruchomości – w grę wchodzi więc każda lokalizacja, a kluczowym warunkiem jest posiadanie tytułu prawnego do jej wykorzystania na cele działalności gospodarczej.
W praktyce siedziba firmy jest więc niezbędna, chociaż nie musi być to miejsce stałego wykonywania działalności. Może być ona swoistą wizytówką, która podkreśla prestiż biznesu lub być po prostu wygodnym miejscem do kreatywnej pracy. W wielu przypadkach siedziba jest jednak po prostu adresem do korespondencji, na który w ciągu roku przychodzi kilka listów, głównie o charakterze reklamowym. I to właśnie cel posiadania siedziby powinien determinować sposób jej wyboru.
Decydując o adresie swojej firmy mamy pełną swobodę wyboru – może być to nasze rodzinne miasto, ale równie dobrze można zdecydować się na jakikolwiek inny ośrodek. Już po rejestracji będziemy jednak nieco mniej elastyczni, gdyż jej adres będzie wpływał chociażby na to, pod jakie urzędy będziemy podlegać. Zmiana adresu w przyszłości nie jest co prawda bardzo kłopotliwa, ale może wiązać się z dodatkowymi kosztami.
Na podstawie naszego adresu zostanie określony właściwy Urząd Skarbowy. Przykładowo w Warszawie jest to powiązane z dzielnicą, w której znajduje się siedziba firmy. Podobnie wygląda sytuacja z Krajowym Rejestrem Sądowym, ale tutaj rejony są zazwyczaj bardziej rozległe i wynikają z odgórnego podziału pomiędzy wszystkie wydziały KRS. Swoją organizacje ma także ZUS, który cały kraj podzielił pomiędzy działające w jego strukturach oddziały.
Z uwagi na swój centralny charakter, adres siedziby działalności gospodarczej nie ma natomiast istotnego wpływu na nasze relacje z CEIDG. Nawet ewentualna zmiana adresu w przyszłości nie będzie więc wymuszała w tym przypadku zmiany oddziału czy obsługującej nasze sprawy osoby, gdyż wszystkie sprawy związane z jednoosobową działalność gospodarczą załatwiane są najczęściej on-line, z wykorzystaniem profilu zaufanego.
Najbardziej kłopotliwa jest zmiana siedziby dla spółek prawa handlowego. Ich rejestr prowadzony jest przez sąd, a każda modyfikacja wymaga złożenia stosownych wniosków i wniesienia opłaty w wysokości 350 zł. W zależności od tego czy zmiana dotyczy nieruchomości w obrębie tego samego miasta czy dochodzi do “przeprowadzki” spółki do innej części kraju, wymagane mogą być także uchwały wspólników, a nawet zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Koszty wynajęcia lokalu na siedzibę firmy są bardzo zróżnicowane i zależą od wielu czynników. Kluczowy wpływ na ostateczny rachunek mają przede wszystkim kwestie związane z lokalizacją i powierzchnią użytkową. W największych miastach trudno wynająć nawet niewielkie biura poniżej 1.500 zł netto, a często spotykane są stawki na poziomie 50-70 zł za metr kwadratowy. To sprawia, że wynajem może stanowić istotną pozycję w budżecie.
Rozpisując biznes plan dla nowego podmiotu, wszystkie koszty są zazwyczaj zdecydowanie wyższe od planowanych w pierwszym okresie przychodów. To sprawia, że bardzo istotne jest podejmowanie decyzji, które nie okażą się blokerami dla szybkiego rozwoju. I właśnie z tego powodu tak często zamiast wynajmowanego biura, młodzi przedsiębiorcy myślą o wykorzystaniu na cele własnej firmy mieszkania rodziców. Takie rozwiązanie w wielu przypadkach pozwala ograniczyć koszty wynajmu do zera.
Tak, co do zasady nie ma żadnych przepisów, które uniemożliwiłyby zarejestrowanie firmy w domu rodziców. Należy mieć jednak na uwadze, że pomimo korzystania z nieruchomości własnych rodziców, należy posiadać ich zgodę na rejestrację firmy z wykorzystaniem domowego adresu. Wymóg ten jest związany z obowiązkiem posiadania tytułu prawnego do wskazywanego w urzędowych wnioskach adresu siedziby.
Najczęściej w takich przypadkach stosuje się umowę użyczenia lokalu, którym nie musi być cały dom, a może być to jego wydzielona część, jak chociażby jeden pokój. Chociaż umowa użyczenia może być zawarta ustnie, to zdecydowanie bardziej praktyczne jest sporządzenie jej w formie pisemnej. W przypadku, gdyby dowolny urząd wystąpił z prośbą o wykazanie tytułu prawnego do wykorzystywanego lokalu będzie to najprostszy sposób na potwierdzenie prawa do rejestracji firmy pod konkretnym adresem.
Kodeks Cywilny w artykule 710 wprost określa istotę umowy użyczenia. Z tego przepisy jasno wynika, że umowa może być zawarta na czas określony bądź nieokreślony, a użyczającemu nie przysługuje z tytułu jej zawarcia żadne wynagrodzenie. Oznacza to, że wykorzystując dom rodziców jako siedzibę firmy nie będziemy ponosić np. kosztów czynszu. Jeżeli umowa miałaby charakter odpłatny, to powinna być to standardowa umowa najmu.
Korzystając z niedopłatnej pomocy osób należących do I oraz II grupy podatkowej nie generuje także konieczności zapłaty podatku dochodowego od uzyskanego w ten sposób przychodu. W praktyce oznacza to, że wykorzystanie pokoju w domu rodziców będzie całkowicie wolne od jakichkolwiek kosztów. Inaczej wyglądałaby sytuacja w której umowę użyczenia podpisujemy z osobą niezwiązaną z nami rodzinnie. Jeżeli więc pomieszczenie udostępniłby nam np. kolega, to chociaż nie trzeba byłoby płacić mu czynszu, to takie niedopłatne świadczenie zostałoby uznane jako przychód, podlegający opodatkowaniu. Należałoby więc ustalić rynkową cenę najmu tego typu pomieszczenia, a następnie od tej kwoty odprowadzać należne Urzędowi Skarbowemu podatki.
Do I oraz II grupy podatkowej należą nie tylko rodzice, ale także rodzeństwo rodziców, rodzeństwo małżonków, zstępni czy wstępni.
Siedziba firmy w domu rodziców to wiele korzyści dla początkujących przedsiębiorców. Z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej będziemy z pewnością ponosić wiele kosztów, a uniknięcie jednego z nich pozwoli spokojniej planować rozwój przedsięwzięcia. I to właśnie aspekt finansowy ma kluczowy wpływ na decyzję o zawarciu z mamą i tatą umowy użyczenia. Nie oznacza to oczywiście, że jest to jedyny profit wynikający z takiego rozwiązania.
Siedziba firmy w rodzinnym domu to także możliwość wykorzystania wszystkich mediów, które są obecne większości lokali mieszkalnych. Mowa tutaj chociażby o dostępie do internetu, ale także o prądzie, gazie czy ogrzewaniu. Nie bez znaczenia jest także niewielka odległość pomiędzy domem, a pracą, która w praktyce nie będzie większa niż przejście pomiędzy dwoma pokojami. To dużą oszczędność czasu i pieniędzy na codziennych dojazdach, ale także możliwość bycia dostępnym w kryzysowych sytuacjach w zasadzie przez całą dobę.
Chociaż mogłoby wydawać się, że domowy adres dla prowadzonej działalności gospodarczej to same plusy, to takie rozwiązanie ma także kilka istotnych wad. Pierwszą i najważniejszą z nich jest w wielu przypadkach brak wyraźnego oddzielenia sfery prywatnej od zawodowej. Na krótką metę nie jest to szczególnie dolegliwe, ale wiele badań pokazuje, że dla naszego zdrowia psychicznego duże znaczenie ma zachowanie dystansu pomiędzy działalnością biznesową, a innymi aktywnościami życiowymi.
Analizy wymagają także warunki dostaw mediów takich jak prąd czy gaz, a także wysokość podatku od nieruchomości. Chociaż większość młodych osób prowadzi działalność gospodarczą o niewielkiej skali, to może się okazać, że wywoła to konieczność zmiany taryfy na firmową. To z kolei może oznaczać, że wydatki poniesione na rachunki za prąd czy gaz istotnie wzrosną. Wynika to z faktu, że taryfy, które w zakresie dostaw prądu dotyczą firm nie podlegają akceptacji przez Urząd Regulacji Energetyki, a zatem ich wysokość jest w sposób dowolny kształtowana przez firmy energetyczne. Dla własnego bezpieczeństwa zalecamy szczególnie w tym aspekcie kontakt chociażby z doradcą podatkowym.
Jeżeli rozwój przedsiębiorstwa wymusi konieczność organizowania spotkań z kontrahentami, to siedziba firmy w domu rodziców może okazać się istotnym obciążeniem. Szczególnie w trakcie nawiązywania współpracy warto zrobić dobre pierwsze wrażenie. Spotkanie w pokoju, który ma mało formalny charakter i są w nim obecne meble, takie jak łóżko to sygnał, że sytuacja kontrahenta nie jest wystarczająca dobra, aby np. powierzyć mu zlecenie o dużej wartości.
Warto wspomnieć także o możliwych nieproszonych gościach. Z uwagi na to, że dane w ogólnodostępnym rejestrze, takim jak CEIDG czy KRS są jawne, to nie można wykluczyć wizyty w naszym domu przedstawicieli handlowych czy nawet kontroli prowadzonej przez organy podatkowe. Może to generować nie tylko stres, ale niepotrzebne napięcia pomiędzy członkami najbliższej rodziny, która ceni sobie spokój we własnym mieszkaniu. Do tego doliczyć trzeba także częstsze wizyty listonosza i wiele marketingowych przesyłek, które są zmorą wielu przedsiębiorców.
Na koniec aspekt, który jest istotny dla coraz większej grupy osób, a mianowicie prywatność. Adres prowadzenia działalności gospodarczej taki sam jak miejsce zamieszkania to zdecydowanie mniejsza prywatność pod każdym w zasadzie względem. Jeżeli więc zależy nam na tym, aby nie wszyscy mogli w łatwy sposób ustalić adres naszego domu i powiązać go chociażby z uzyskiwanymi przychodami (w przypadku spółek takie dane są jawne), to zdecydowanie lepiej postawić na inną lokalizację dla siedziby działalności gospodarczej.
Każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie, więc trudno o generalną odpowiedź na pytanie czy prowadzenie działalności gospodarczej w domu rodziców ma więcej plusów czy minusów. Warto sporządzić rachunek zysków i strat takiego rozwiązania, a następnie podjąć decyzję uwzględniającą zarówno aspekty finansowe, jak i takie których wartość pieniężną trudno oszacować. Taki proces decyzyjny jest obarczony zdecydowanie mniejszym ryzykiem.
Parafrazując jeden z klasyków polskiego kina, czyli film “Miś” chodzi o to, aby plusy nie przysłoniły minusów. Innymi słowy nie należy stawiać tylko na jedną korzyść, która ma dla nas tak duże znaczenie, że zapominamy o drugiej stronie medalu. W przypadku, gdy np. najistotniejsza jest dla nas możliwość skrócenia czasu dojazu i wyspanie się, to warto pamiętać, że czasami zdecydowanie lepiej spać trochę krócej, ale spokojniej.
Jeżeli więc na tym etapie świadomie podjąłeś już decyzję o tym, że prowadzenie działalności gospodarczej w domu członka najbliższej rodziny jest dla Ciebie odpowiednim rozwiązaniem, to nie powinieneś czytać dalszej części tego artykułu. W niej przedstawimy alternatywę, która przy relatywnie niewielkich kosztach pozwoli na zachowanie możliwości faktycznego zarządzania biznesem we własnym mieszkaniu przy jednoczesnym uzyskaniu innego adresu siedziby dla celów urzędowych czy korespondencyjnych.
Decyzja o skorzystaniu z innego adresu dla własnej działalności gospodarczej nie musi oznaczać drastycznego wzrostu wydatków w porównaniu z sytuacją w której decydujemy się na umowę użyczenia. Oczywiście jeżeli chcemy posiadać biuro w nowoczesnym biurowcu, to nawet niewielki metraż będzie oznaczał słony rachunek. Na szczęście nie jest to jedyna opcja, która jest dostępna dla młodych stażem przedsiębiorców.
Alternatywą dla prowadzenia działalności gospodarczej w domu mamy i ojca jest oferta, którą może przygotować dla Ciebie wirtualne biuro. Jest to rozwiązanie, które polega na podpisaniu umowy najmu lub podnajmu i nabyciu w ten sposób prawa do posługiwania się udostępnionym adresem tak jak chociażby swoim własnym adresem zamieszkania. W praktyce będziemy mogli np. zarejestrować działalność gospodarczą pod adresem al. Jana Pawła II 43A/37B w Warszawie, tak jakbyśmy byli jedynym najemcą lokalu w tej nieruchomości.
W praktyce wirtualne biuro to firma, która specjalizuje się w świadczeniu dla innych przedsiębiorstw usługi polegającej nie tylko na samym udostępnieniu adresu do rejestracji, ale także do korespondencji wraz z odbiorem wszystkich listów czy paczek. Dodatkowo możliwe jest zamówienie skanu zawartości otrzymanych przesyłek co pozwala uniknąć wizyt w biurze wirtualnym po to, aby bez zwłoki zapoznać się z treścią pilnego pisma.
Należy mieć przy tym na uwadze fakt, że siedziba firmy nie zawsze oznacza miejsce prowadzenia działalności. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej pozwala określić nie tylko stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej, ale także dodatkowe adresy, w tym adres do doręczeń. Z punktu widzenia przejrzystości możliwe jest więc nawet określenie adresu wirtualnego biura jako adresu korespondencyjnego i nie wskazywanie żadnego stałego miejsca wykonywania działalności.
Zawierając umowę najmu z wirtualne biuro Warszawa, dysponujemy więc niezbędnym tytułem prawnym do nieruchomości, a poniesione z tego tytułu wydatki zaliczyć można do kosztów uzyskania przychodów. Taka opcja jest dostępna zarówno dla osób fizycznych, jak i wszystkich innych podmiotów gospodarczych – spółek prawa handlowego, stowarzyszeń czy fundacji. Nasi klienci nie muszą płacić podatku od nieruchomości, gdyż wszystkie opłaty eksploatacyjne i sprawy administracyjne to kwestie pomiędzy właścicielem nieruchomości, a dostawcami poszczególnych usług.
Czy biuro wirtualne jest lepsze od siedziby działalności gospodarczej w domu rodziców?
Nie sposób jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie czy wirtualne biuro to lepsze rozwiązanie dla prowadzonej działalności gospodarczej od powierzchni przeznaczonej na ten cel w domu rodziców. Wszystko zależy od indywidualnego przypadku, jego uwarunkowań i ograniczeń. Z pewnością w przypadku osób fizycznych, które dopiero stawiają pierwsze kroki w świecie biznesu może być to rozwiązanie nieznane, a w związku z tym także obarczone pewnym ryzykiem.
Dokonanie odpowiedniego wyboru wymaga z pewnoscią obalenia jednego z mitów, a więc kwestii wysokich kosztów. W przypadku wirtualnego biura Biznes Centrum cennik jest bardzo konkurencyjny, a większość naszych rozwiązań zalicza się do najtańszych nie tylko w Warszawie, ale i w całej Polsce. Miesięczny koszt może wynosić mniej niż 25 zł brutto, czyli zdecydowanie mniej niż chociażby koszt abonamentu na telefon komórkowy.
W przypadku umowy na 36 miesięcy całkowity koszt najmu to 974,16zł. W przypadku zobowiązania na dwa lata koszt ten wynosi 767,52 zł brutto, a dla wariantu jednorocznego jest to 487,08 zł brutto. Dostępne w wirtualne biuro Warszawa cena są także pakiety półroczne w cenie 369 zł brutto i umowa na 18 miesięcy za 642,06 zł brutto. Z uwagi na jednorazową płatność z góry za cały okres nie trzeba pamiętać o comiesięcznych płatnościach czy księgowaniu dodatkowych faktur. Całą kwotą można potraktować jako koszty uzyskania przychodu i odliczyć od podstawy opodatkowania oraz od należności z tytułu podatku VAT.
Nieświadomość obowiązującego stanu prawnego nie jest usprawiedliwieniem dla ewentualnego złamania przepisów. Należy mieć to na uwadze także w kontekście decyzji o adresie, którym będzie “podpisywała się” nasza działalność gospodarcza. Jeżeli uznamy więc, że nasz adres zamieszkania pomimo tego, że znajduje się w domu rodziców, pozwala bez żadnych uzgodnień wykorzystać go ogólnodostępnym rejestrze działalności gospodarczych, to jesteśmy w błędzie.
Tytuł prawny do wskazywanego adresu działalności gospodarczej jest niezbędny, a już składając wniosek do CEIDG oświadczamy pod groźbą odpowiedzialności karnej, że nim dysponujemy. Podobnie wygląda sytuacja ze wskazywaniem bez podpisania umowy adresu wirtualnego biura, a w tym przypadku konsekwencje prawne mogą być nawet bardziej dotkliwe. Takie ryzyko jest niewspółmiernie wysokie w porównaniu z ewentualnymi krótkoterminowymi oszczędnościami.
Jeżeli dojdzie do sytuacji w której sąd (w przypadku KRS) lub minister właściwy do spraw gospodarki (w przypadku CEIDG) poweźmie informację o tym, że adres prowadzenia działalności gospodarczej został wykorzystany bez posiadania tytułu prawnego w danym lokalu, to grozi to rozpoczęciem stosownej procedury administracyjnej. Jej konsekwencją może być np. wykreślenie z rejestru, odebranie statusu podatnika VAT, a nawet sądowy proces o odszkodowanie z właścicielem nieruchomości.
Nawet jeżeli Twoi rodzice posiadają lokal mieszkalny, który możesz wykorzystać na własną działalność gospodarczą, to możesz podjąć decyzję, że lepiej z takiej możliwości nie korzystać. Nie oznacza to, że musisz zrezygnować z prowadzenia działalności, a wręcz przeciwnie – możesz ją z powodzeniem rozwijać w wirtualnym biurze. Skorzystaj z naszej oferty i dołącz do setek klientów, którzy na przestrzeni ostatnich lat podpisali umowę z Biznes Centrum.
Jeżeli masz dodatkowe pytanie związane z adresem siedziby, to w każdej chwili możesz napisać do nas wiadomość lub w godzinach naszej pracy zadzwonić pod numer 22 299 09 06. Z przyjemnością rozwiejemy wszystkie Twoje wątpliwości i przedstawimy ofertę dostosowaną do Twoich potrzeb. Czekamy na Ciebie także przy al. Jana Pawła II 43A/37B od poniedziałku do piątku pomiędzy godziną 09.00 a 17.00.
Czy wirtualne biuro jest legalne? Bez wątpienia, w Polsce prowadzenie działalności z wykorzystaniem wirtualnej siedziby jest w pełni zgodne z prawem. W tym artykule wyjaśniamy,
Czy można założyć firmę bez adresu? Tak, przepisy umożliwiają rejestrację firmy bez tradycyjnego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Prezentujemy przegląd dostępnych opcji, takich jak adres zamieszkania
Potrzebujesz więcej informacji? Sprawdź nasz blog, gdzie publikujemy wiele praktycznych wskazówek dla właścicieli firm.
Biznes Centrum to wirtualne biuro, które działa w Warszawie już od 2019 roku. Historia naszej firmy jest jednak dłuższa, a pierwszego Klienta pozyskaliśmy już w 2016 roku. Dzięki temu zyskujesz pewność, że współpraca z nami, to stabilny sposób na rozwój Twojej firmy. Nie czekaj i już dziś kup wirtualne biuro dla siebie.
